Een buitenlands hotel, een beursorganisatie of een leverancier van materiaal stuurt je soms een document met het woord proforma erboven. Het heeft een nummer, bedragen en vaak zelfs een btw-bedrag. Toch kun je er geen buitenlandse btw mee terugvragen. Een proformafactuur is geen factuur.
Wat een proformafactuur is
Een proformafactuur is een voorlopig document. Een leverancier gebruikt het om vooraf te laten zien wat iets gaat kosten, om om een vooruitbetaling te vragen, of om de waarde van goederen op te geven die zonder verkoop de grens over gaan. Het staat dichter bij een offerte dan bij een factuur.
Het verschil zit in de rechtsgevolgen. Een factuur in de zin van artikel 220 en 226 van de EU-btw-richtlijn legt een levering of dienst vast en is de basis voor aftrek. Wie een factuur met btw uitreikt, is die btw ook verschuldigd, zelfs als hij te hoog is. Een document dat duidelijk als proforma is gemarkeerd, is bedoeld als aankondiging en niet als afrekening. De leverancier draagt over een proforma geen btw af, en dus kun jij die btw ook niet terugvragen.
Waarom het land van teruggaaf hem afwijst
Bij een teruggaafverzoek controleert het land of de btw op een geldige factuur staat. Een proforma voldoet daar niet aan, ook niet als alle factuurvereisten erop lijken te staan. Vaak ontbreekt bovendien een echt factuurnummer uit de doorlopende reeks van de leverancier. Komt de definitieve factuur later toch, met een ander nummer, dan zie je in je administratie twee documenten voor dezelfde kosten. Neem je ze allebei op, dan heb je een dubbele aanvraag te pakken.
Proforma bij een vooruitbetaling
Veel buitenlandse leveranciers vragen vooraf om betaling met een proforma, bijvoorbeeld voor een hotelblok tijdens een beurs of een gehuurde zaal. Dat is prima, maar regel dan na de betaling het juiste document. Er zijn twee mogelijkheden. De leverancier stuurt na ontvangst van je geld een voorschotfactuur, een echte factuur over de aanbetaling met de btw apart. Of de leverancier stuurt na de levering één definitieve factuur over het geheel.
In het eerste geval vraag je de btw over de aanbetaling al terug in de periode van de betaling. Hoe je dat verdeelt over de aanbetaling en de eindfactuur, lees je bij aanbetaling en vooruitbetaling.
Proforma bij de douane
Er is één situatie waarin een proforma juist het gangbare document is: goederen die zonder verkoop worden verzonden. Denk aan monsters, demonstratiemateriaal voor een beurs buiten de EU of gereedschap dat tijdelijk mee gaat. De proforma geeft dan de waarde aan voor de douane. Over invoerbtw die je bij de invoer betaalt, geldt het douanedocument als bewijs, niet de proforma.
Zo herken je hem en wat je vraagt
Kijk bovenaan het document. Staat er proforma, pro forma invoice, Proforma-Rechnung, facture pro forma of fattura proforma, dan is het geen factuur. Ook een offerte, orderbevestiging, betaalverzoek of creditcardbewijs telt niet. Vraag de leverancier in dat geval om de definitieve factuur op naam van je bedrijf, met je btw-nummer. Doe dat direct na de levering, want na maanden is een leverancier lastiger te bereiken. Wat er op die factuur moet staan, lees je in factuureisen voor buitenlandse btw.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw terugvragen op een proformafactuur?
Nee. Een proformafactuur is geen factuur. De leverancier is er geen btw door verschuldigd en daarom geeft hij geen recht op aftrek of teruggaaf.
Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een voorschotfactuur?
Een proforma is een voorlopig betaalverzoek zonder rechtsgevolgen voor de btw. Een voorschotfactuur is een echte factuur over een aanbetaling, met de btw apart vermeld, en daarmee kun je die btw wel terugvragen.
Mijn leverancier stuurt alleen een proforma. Wat nu?
Vraag na de betaling of de levering om de definitieve factuur op naam van je bedrijf met je btw-nummer. Pas die neem je op in je teruggaafverzoek.
Waarvoor wordt een proformafactuur wel gebruikt?
Om vooraf de prijs te laten zien, om om vooruitbetaling te vragen, en bij de douane om de waarde op te geven van goederen die zonder verkoop worden verzonden, zoals monsters of beursmateriaal.