Hotels in beurssteden vragen tijdens grote beurzen vaak een aanbetaling, soms al een half jaar van tevoren. Hetzelfde geldt voor een zaal voor een klantevent of een cateraar voor een congres. De kosten liggen dan in het ene jaar en de levering in het volgende. Voor je btw-teruggaaf wil je weten in welke periode die aanbetaling thuishoort, en hoe je voorkomt dat dezelfde btw twee keer in een aanvraag belandt.
De btw is verschuldigd bij betaling
Normaal wordt btw verschuldigd op het moment van de levering of de dienst. Voor aanbetalingen geldt een uitzondering. Volgens artikel 65 van de EU-btw-richtlijn (2006/112/EG) wordt de btw over een vooruitbetaling verschuldigd op het moment dat de leverancier het geld ontvangt, voor het ontvangen bedrag. De Duitse wet noemt dat Anzahlung en hanteert dezelfde regel.
Dat heeft gevolgen voor je teruggaaf. Het land van teruggaaf beoordeelt de btw over de aanbetaling als btw van het moment waarop je betaalde, niet van de beursweek zelf.
In welke periode neem je de aanbetaling op?
Artikel 14 van Richtlijn 2008/9/EG bepaalt welke btw in een teruggaafverzoek hoort. Kort gezegd moeten twee dingen in de teruggaafperiode zijn gebeurd: de factuur moet zijn uitgereikt en de btw moet verschuldigd zijn geworden. Het latere van die twee momenten bepaalt dus de periode.
Krijg je eerst een voorschotfactuur en betaal je daarna, dan telt de datum van je betaling. Betaal je eerst, bijvoorbeeld online bij het boeken, en komt de factuur later, dan telt de datum van de factuur. Komt de factuur in december en betaal je in januari, dan hoort de aanbetaling in het nieuwe jaar thuis, en niet in de aanvraag over het jaar waarin de factuur werd gemaakt.
Een papiertje dat alleen om betaling vraagt, telt overigens niet als factuur. Een proformafactuur geeft geen recht op teruggaaf; je hebt een echte voorschotfactuur nodig met alle gewone factuurvereisten.
De eindfactuur
Na de levering stuurt de leverancier een eindfactuur. Een goede eindfactuur vermeldt het totaal, trekt de aanbetaling en de btw daarover af, en laat alleen de btw over het restant als te betalen zien. Die restbtw neem je op in de periode van de eindfactuur.
Hier gaat het vaak mis. Wie de aanbetaling al heeft teruggevraagd en daarna de volle btw van de eindfactuur opneemt, vraagt een deel dubbel terug. Het land van teruggaaf ziet dat aan de factuurnummers en vordert het te veel ontvangen bedrag terug, soms met een boete. Zie dubbel aanvragen voorkomen en terugvordering van een te hoge teruggaaf.
Voorbeeld: hotel in Düsseldorf voor een voorjaarsbeurs
Een bedrijf boekt in oktober 2026 hotelkamers in Düsseldorf voor een beurs in maart 2027. Het gaat alleen om overnachtingen, zonder ontbijt. Het hotel stuurt in november 2026 een factuur voor een aanbetaling van 50%, met daarop €1.070 inclusief 7% Duitse btw, dus €70 btw. Het bedrijf betaalt in december 2026.
Factuur en betaling vallen allebei in 2026, dus de €70 hoort in de aanvraag aan Duitsland over 2026. In maart 2027 komt de eindfactuur: totaal €140 btw, min de €70 die al bij de aanbetaling is gefactureerd. De resterende €70 hoort in de aanvraag over 2027.
Had het bedrijf de aanbetalingsfactuur pas in januari 2027 betaald, dan was de btw pas in 2027 verschuldigd en hoorde de hele €140 in de aanvraag over 2027.
Als de levering niet doorgaat
Wordt de beurs afgelast en krijg je de aanbetaling terug, dan stuurt de leverancier een creditnota. Had je de btw over de aanbetaling al teruggevraagd, dan moet je dat corrigeren. Hoe dat werkt, lees je bij creditnota en correctie en teruggaafverzoek corrigeren.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw op een aanbetaling al terugvragen voordat de levering plaatsvindt?
Ja. De btw over een aanbetaling is verschuldigd zodra de leverancier het geld ontvangt. Met een geldige voorschotfactuur kun je hem terugvragen in de periode waarin je betaalde, of later als de factuur pas daarna kwam.
In welk jaar hoort een aanbetaling die ik in december betaal voor een beurs in maart?
In het jaar van de betaling, als de factuur ook in dat jaar is uitgereikt. Kwam de factuur pas in januari, dan hoort de aanbetaling in het nieuwe jaar.
Wat vraag ik terug op de eindfactuur?
Alleen de btw over het restant. De btw over de aanbetaling heb je al eerder teruggevraagd en mag je niet nog een keer opnemen.
Is een betaalbevestiging van een boekingssite genoeg?
Nee. Je hebt een factuur nodig op naam van je bedrijf, met je btw-nummer en de btw apart vermeld. Een betaalbewijs of creditcardafschrift is geen factuur.