Een factuur mag maar in één teruggaafverzoek staan. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis. Een dubbele aanvraag wordt door het land van teruggaaf opgemerkt, zeker nu belastingdiensten steeds meer gegevens digitaal vergelijken. Het gevolg: een afwijzing van de dubbele regel, vaak vragen over de rest van het verzoek, en bij een al uitbetaalde teruggaaf een terugvordering met rente.
Hoe dubbele aanvragen ontstaan
| Situatie | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Kwartaal- en jaaraanvragen door elkaar | Een factuur uit het tweede kwartaal staat ook in de aanvraag over het laatste deel van het jaar |
| Tankpas- of tolaanbieder vraagt ook terug | De aanbieder doet de teruggaaf voor zijn facturen, en de ondernemer neemt dezelfde facturen ook op |
| Teruggaafbureau naast de eigen administratie | Het bureau en de boekhouder vragen allebei dezelfde landen aan |
| Kassabon en factuur van dezelfde aankoop | Een medewerker levert de bon in, en later komt de factuur op bedrijfsnaam |
| Maandfactuur en losse bonnen | Tankbeurten met een tankpas staan op de maandfactuur, en de chauffeur levert ook de losse bonnen in |
| Twee bv's | Dezelfde factuur wordt door twee bv's in de groep opgenomen |
Hoe voorkom je het?
- Houd per factuur bij in welk verzoek hij zit, met land, periode en datum van indienen. Een kolom in je overzicht of een status in je software is genoeg.
- Spreek af wie wat doet. Doet je tankpasaanbieder de teruggaaf voor diesel en tol, neem die facturen dan niet zelf op. Doet een bureau bepaalde landen, doe jij die niet. Leg het vast.
- Kies één bron per uitgave. Gebruik voor tankbeurten de maandfactuur van de tankpas, niet de losse bonnen. Voor een hotel de factuur op bedrijfsnaam, niet de kassabon.
- Controleer bij kwartaalaanvragen of een factuur al in een eerder verzoek zat. Zie kwartaalaanvraag of jaaraanvraag.
- Zoek op factuurnummer en btw-nummer van de leverancier. Dezelfde combinatie twee keer is bijna altijd een dubbele.
Wat als het toch gebeurd is?
Merk je een dubbele aanvraag op voordat het land beslist, meld het dan aan het land van teruggaaf en vraag de dubbele regel te schrappen. Is al uitbetaald, meld het en betaal het te veel ontvangen bedrag terug. Zie teruggaafverzoek corrigeren.
Nutback voorkomt dubbele aanvragen automatisch: een bon die al in een aanvraag zat, kan niet nog een keer worden opgenomen, en een bonnetje met hetzelfde btw-nummer, factuurnummer en bedrag als een eerder bonnetje wordt niet nog eens opgeslagen.
Veelgestelde vragen
Mag een factuur in twee teruggaafverzoeken staan?
Nee. Elke factuur mag maar in één verzoek staan. Een vergeten factuur mag wel mee in een later verzoek over hetzelfde jaar, als hij nog niet eerder is aangevraagd.
Mijn tankpasaanbieder vraagt de btw terug. Mag ik dat ook doen?
Niet voor dezelfde facturen. Spreek af welke facturen de aanbieder doet en welke jij.
Wat gebeurt er bij een dubbele aanvraag?
Het land wijst de dubbele regel af, stelt vaak vragen over de rest, en vordert een al uitbetaald bedrag terug, soms met rente of een boete.