Een tankpas kiezen voor het buitenland: let op de btw

Voor wie regelmatig in het buitenland tankt, is een tankpas bijna onmisbaar. Geen bonnetjes meer verzamelen, één factuur per maand, en vaak korting per liter. Maar voor de btw-teruggaaf is niet elke tankpas even geschikt. De factuur bepaalt of je de buitenlandse btw terugkrijgt. In dit artikel lees je waar je op let.

Waarom de factuur zo belangrijk is

Tank je in Frankrijk, dan is de levering van brandstof belast in Frankrijk. Op die brandstof zit Franse btw. Die vraag je terug bij Frankrijk, met een factuur die de Franse btw toont. Een tankpasuitgever kan dat op twee manieren factureren:

Bij het eerste model vraag je per land de btw terug. Bij het tweede kan dat niet: er staat geen Franse btw op die je kunt opvoeren. Zie tankpas.

Er is ook een tussenvorm: de pasuitgever koopt de brandstof in het buitenland in en verkoopt hem in een keten door. Hoe dat voor de btw werkt, hangt af van de constructie (de zaak Auto Lease Holland, C-185/01, gaat hierover). Voor jou telt alleen: welke btw staat er op de factuur aan jou, en van welk land?

Waar let je op bij het kiezen?

1. Lokale btw per land. Vraag de aanbieder om een voorbeeldfactuur. Staat per land de lokale btw, het tarief en het btw-nummer van de leverancier in dat land?
2. Een factuur per land, of een bijlage per land. Sommige aanbieders sturen per land een aparte factuur. Andere één factuur met een bijlage per transactie. Beide werken, zolang de lokale btw per transactie zichtbaar is.
3. Kenteken per transactie. Dan weet je per tankbeurt om welk voertuig het gaat. Belangrijk, omdat het percentage verschilt per voertuig.
4. Netwerk. Werkt de pas bij de stations op je routes, ook bij truckstops en goedkope pompen?
5. Tol op dezelfde pas. Veel passen werken ook voor tol. Kijk of de tolfacturen ook per land met lokale btw komen. Zie tolbadge en EETS.
6. Laden voor elektrische auto's. Steeds meer passen werken ook bij laadpalen. Ook daar geldt: lokale btw per land. Zie elektrische auto en laden in het buitenland.
7. Teruggaafdienst. Biedt de aanbieder een teruggaafdienst aan, wat kost die, en hoe voorkom je dat je dubbel terugvraagt?

Teruggaaf via de pasuitgever

Veel grote aanbieders bieden aan om de buitenlandse btw voor je terug te vragen, of zelfs voor te schieten. Dat werkt meestal zo:

• je machtigt de aanbieder of een partner om de teruggaaf namens jou te doen,
• de aanbieder vraagt de btw terug per land,
• je krijgt het geld na aftrek van een vergoeding, vaak een percentage.

Dat is handig als je weinig tijd hebt, maar het kost geld. En het belangrijkste risico: dubbel terugvragen. Doet de pasuitgever de teruggaaf voor de tankbeurten, neem die facturen dan niet ook op in je eigen aanvraag. Een dubbele aanvraag leidt tot afwijzing, terugvordering en extra controle. Zie dubbel aanvragen voorkomen.

Kopie en drempel

Bij brandstof vragen veel landen een kopie van de factuur vanaf €250 zonder btw, zoals Duitsland, Frankrijk, Spanje en Polen. Een maandfactuur van een tankpas komt daar bijna altijd overheen. Zorg dus dat je de facturen als pdf hebt. Zie kopie van de factuur meesturen.

Rekenvoorbeeld: één vrachtwagen, één maand

Met een pas die per land factureert, is dat ongeveer €9.000 per jaar per vrachtwagen. Met een verzamelfactuur zonder lokale btw is het niets.

Personenauto's en bestelbussen

Voor personenauto's en bestelbussen werkt het hetzelfde, maar de percentages verschillen per land: Frankrijk 80%, België 50%, Italië 40%, Oostenrijk en Denemarken niets. Kies voor zakelijke rijders die vooral in Duitsland en de Benelux komen een pas die per land factureert. Zie personenauto voor de btw.

Een checklist voor de offerte

• Komt er per land een factuur, of een bijlage per transactie met lokale btw?
• Staat het btw-nummer van de leverancier in elk land op de factuur?
• Staat het kenteken per transactie op de factuur?
• Zijn de facturen als pdf beschikbaar, ook achteraf?
• Werkt de pas voor tol, en hoe wordt die gefactureerd?
• Wat kost de teruggaafdienst, en kun je hem per land aan- of uitzetten?

Veelgemaakte fouten met tankpasfacturen

• De verzamelfactuur indienen. Een maandoverzicht met alle landen en Nederlandse btw is geen bewijs van buitenlandse btw. Het land wijst de regel af.
• Het totaal per maand invullen in plaats van per land. Elk land krijgt een eigen aanvraag. Haal uit de factuur alleen de transacties van dat land, met de btw van dat land.
• Tol en brandstof onder één kostencode. Brandstof is code 1, tol code 4. In landen waar het percentage verschilt, zoals Frankrijk voor personenauto's, telt dat.
• AdBlue en smeermiddelen vergeten. Die staan vaak op dezelfde factuur, met lokale btw. Ze vallen onder kostencode 3, overige kosten voor vervoermiddelen.
• Laat downloaden. Sommige portalen van pasuitgevers bewaren facturen maar een beperkte tijd online. Download elke maand de pdf's, zodat je ze bij een vraag van de buitenlandse fiscus kunt laten zien. Zie bewaarplicht.

Overstappen van tankpas

Overweeg je over te stappen, bijvoorbeeld omdat je huidige pas geen lokale btw toont? Let dan op de overgang:

1. Vraag bij je oude aanbieder alle facturen van het lopende jaar op, per land, voordat het account wordt gesloten.
2. Stop een eventuele teruggaafdienst van de oude aanbieder schriftelijk, met een duidelijke einddatum. Dan weet je welke facturen jij zelf moet terugvragen.
3. Laat de nieuwe pas pas vanaf het begin van een kwartaal ingaan als je kwartaalaanvragen doet. Dat houdt de administratie overzichtelijk.
4. Vraag bij de nieuwe aanbieder een voorbeeldfactuur voor een land waar je vaak tankt, en controleer die voordat je alle voertuigen omzet.

Wat als je geen tankpas hebt?

Voor wie maar af en toe in het buitenland tankt, is een tankpas niet nodig. Vraag dan bij elke tankbeurt aan de kassa een factuur op naam van je bedrijf. In Duitsland is een kassabon tot €250 inclusief btw genoeg. Voor een volle tank van een personenauto is dat bijna altijd het geval. In Frankrijk, België en Italië heb je wel een factuur met je bedrijfsnaam nodig.

Veelgestelde vragen

Kan ik de btw op een tankpasfactuur terugvragen?

Ja, als de factuur per land de lokale btw toont, met het btw-nummer van de leverancier in dat land. Een verzamelfactuur met Nederlandse btw over buitenlandse brandstof is niet bruikbaar.

Moet ik bij een tankpasfactuur een kopie meesturen?

In veel landen wel, als het bedrag zonder btw boven €250 komt. Bij een maandfactuur is dat bijna altijd zo.

Mag ik zelf terugvragen als mijn pasuitgever een teruggaafdienst heeft?

Ja, maar niet voor dezelfde facturen. Spreek af wie welke landen doet, en vraag nooit dezelfde btw twee keer terug.

Werkt een tankpas ook voor laden?

Steeds vaker wel. Ook dan moet de factuur de btw van het land waar je laadde tonen.

Welke kostencode gebruik ik voor tankpasfacturen?

Brandstof valt onder kostencode 1, tol onder code 4, en AdBlue, smeermiddelen en wasstraat onder code 3. Splits een tankpasfactuur met meerdere soorten kosten per code. Zie kostencodes.