Voor een internationaal transportbedrijf is buitenlandse btw geen bijzaak. Een vrachtwagen die wekelijks naar Italië of Spanje rijdt, tankt per jaar voor tienduizenden euro's in het buitenland en betaalt duizenden euro's aan tol. Op een groot deel daarvan zit btw. Bij een vloot van tien of twintig trucks gaat het al snel om tonnen per jaar. Wie dat niet goed regelt, laat een flink deel van de marge liggen.
Vrachtwagens: alles aftrekbaar
Voor vrachtwagens boven 3,5 ton is het simpel: in alle EU-landen, en in het VK, Noorwegen en Zwitserland, is de btw op brandstof, tol, parkeren, onderhoud en reparaties volledig terug te vragen. De beperkingen die veel landen hebben voor personenauto's, gelden niet voor vrachtwagens. De basis is het algemene aftrekrecht in de EU-btw-richtlijn (artikel 168).
Er zijn een paar kleine uitzonderingen per brandstof:
- Ierland: btw op diesel is volledig aftrekbaar, btw op benzine nooit.
- Portugal: diesel voor vrachtwagens boven 3,5 ton is volledig aftrekbaar.
Voor bestelbussen tot 3,5 ton gelden in een aantal landen wel beperkingen. Zie bestelbus in Europa: btw per land. Het verschil tussen de soorten voertuigen staat bij voertuigcategorieën.
Tol: niet overal zit btw op
Of je btw op tol terugkrijgt, hangt af van wie de tol heft. Is het een overheidsheffing, dan zit er meestal geen btw op. Is het een vergoeding aan een (particuliere of publieke) snelwegbeheerder voor het gebruik van de weg, dan meestal wel. Zie tol en vignet en tol zonder btw.
| Land | Btw op tol voor vrachtwagens? | Toelichting |
|---|---|---|
| Duitsland | Nee | Lkw-Maut is een overheidsheffing. Warnow- en Herrentunnel wel |
| België | Nee | Kilometerheffing (Viapass) zonder btw. Liefkenshoektunnel wel |
| Frankrijk | Ja, 20% | Péage van de concessiehouders |
| Spanje | Ja, 21% | Op de autopistas waar nog tol geldt |
| Italië | Ja, 22% | Autostrade |
| Oostenrijk | Ja, 20% | GO-Maut van ASFINAG |
| Polen | Deels | E-TOLL op staatswegen zonder btw; private delen van A1, A2 en A4 wel |
| Tsjechië | Nee | Overheidsheffing |
| Hongarije | Ja, 27% | HU-GO en e-vignet |
| Kroatië | Ja | |
| Slovenië | Ja | DARS |
| Portugal | Ja | |
| Denemarken | Deels | Storebælt en Øresundbrug wel; de wegheffing voor vrachtwagens niet |
| Zweden | Deels | Wegheffingen niet; Øresundbrug wel |
| Roemenië | Ja | Sinds 1 oktober 2026 met het TollRo-systeem |
| Verenigd Koninkrijk | Deels | M6 Toll wel; Dartford Crossing niet |
| Slowakije, Bulgarije, Baltische staten | Onduidelijk | Geen officiële bron gevonden; Nutback telt ze niet mee |
Zet tol zonder btw niet in je aanvraag. Een aanvraag met btw die er niet op zat, wordt afgewezen en leidt vaak tot extra vragen over de rest.
Tankpassen en tolbadges: de facturen goed regelen
Transporteurs tanken en betalen tol meestal met een tankpas of tolbadge van een aanbieder zoals DKV, UTA, Shell, BP, Total of een EETS-dienstverlener. Dat is handig, maar het heeft gevolgen voor de facturen:
- De factuur moet de lokale btw per land tonen. Een verzamelfactuur met Nederlandse btw over Franse diesel is niet bruikbaar voor de teruggaaf. Vraag om een factuur per land, of een bijlage met de lokale btw per transactie.
- De leverancier op de factuur telt. Factureert de pasuitgever op eigen naam, dan moet zijn btw-nummer in dat land erop staan. Factureert hij namens het tankstation, dan het btw-nummer van het station.
- Let op de kopie-eis. Voor brandstof vragen veel landen een kopie vanaf €250 zonder btw. Een maandfactuur van een tankpas gaat daar snel overheen. Zie kopie van de factuur meesturen.
- Dubbel terugvragen voorkomen. Veel pasaanbieders bieden zelf een teruggaafdienst aan, waarbij ze de btw voorschieten. Doe je dat, vraag dezelfde btw dan niet ook zelf terug.
Wat levert het op? Een voorbeeld
Een vrachtwagen rijdt een jaar lang wekelijks Venlo - Milaan via Duitsland, Oostenrijk en Italië, of via Frankrijk.
| Kosten per jaar | Bedrag zonder btw | Btw | Terug |
|---|---|---|---|
| Diesel Duitsland | €18.000 | €3.420 | €3.420 |
| Diesel Italië | €22.000 | €4.840 | €4.840 |
| AdBlue en parkeren | €2.500 | €520 | €520 |
| Lkw-Maut Duitsland | €9.000 | geen btw | €0 |
| GO-Maut Oostenrijk | €6.500 | €1.300 | €1.300 |
| Autostrade Italië | €7.200 | €1.584 | €1.584 |
| Reparatie onderweg | €1.800 | €396 | €396 |
| Totaal | €12.060 |
Per vrachtwagen ruim €12.000 per jaar. Bij tien vrachtwagens is dat meer dan €120.000.
Kwartaal of jaar?
Met zulke bedragen loont het om per kwartaal aan te vragen. Je hebt je geld maanden eerder terug en spreidt het werk. Voor elke kwartaalaanvraag moet er minstens €400 aan btw per land zijn. Voor een transportbedrijf is dat in de grote doorvoerlanden geen probleem. Zie kwartaalaanvraag of jaaraanvraag.
Ben je in het buitenland btw-plichtig?
Internationaal goederenvervoer voor een ondernemer wordt belast waar die ondernemer is gevestigd. Vervoer je voor Nederlandse of andere buitenlandse klanten, dan ben je daarvoor in de doorvoerlanden meestal niet btw-plichtig, en kun je de teruggaafprocedure gebruiken.
Dat verandert als je in een ander land zelf leveringen of binnenlandse diensten aan particulieren verricht, of er een vestiging hebt. Dan moet je je daar vaak registreren en trek je de btw af in je buitenlandse aangifte. Zie btw-registratie in het buitenland en vaste inrichting.
Andere kosten van chauffeurs
Naast diesel en tol maken chauffeurs ook andere kosten: overnachtingen, maaltijden, douches, parkeerplaatsen met beveiliging. Daarvoor gelden de gewone regels per land. In België bijvoorbeeld zijn hotel en maaltijden voor chauffeurs wel aftrekbaar, omdat zij buiten de onderneming goederen leveren of diensten verrichten. Zie btw terugvragen uit België en hotel en restaurant per land.
Een werkwijze voor de administratie
Bij een vloot komen elke maand tientallen facturen van tankpassen, tolbadges, werkplaatsen en parkings binnen. Zo houd je het beheersbaar:
- Eén tankpas en één tolbadge per vrachtwagen. Dan staat het kenteken op elke regel en weet je meteen om welk voertuig het gaat.
- Maandelijks verwerken. Lees de maandfacturen in en splits ze per land. Wacht niet tot het eind van het kwartaal.
- Per land een vordering bijhouden. Boek de buitenlandse btw op een aparte balansrekening per land, zodat je ziet wat er openstaat. Zie buitenlandse btw boeken in je administratie.
- Kwartaalaanvragen in vaste weken. Bijvoorbeeld de tweede week na elk kwartaal.
- Besluiten en betalingen afstemmen. Controleer of het bedrag dat binnenkomt klopt met het besluit, en boek verschillen direct af of maak bezwaar.
Voorschieten via de pasaanbieder of zelf aanvragen?
Pasaanbieders bieden vaak aan om de buitenlandse btw voor te schieten en zelf terug te vragen, tegen een vergoeding. Dat geeft snel geld, maar kost een percentage van de teruggaaf. Zelf aanvragen per kwartaal is goedkoper, en met een vaste werkwijze goed te doen. Kies per land: voor landen met lange behandeltijden kan voorschieten aantrekkelijk zijn, voor Duitsland en België meestal niet.
Zo helpt Nutback transporteurs
Bij Nutback geef je per bon aan met welk voertuig de kosten zijn gemaakt: personenauto, elektrische auto, bestelbus of vrachtwagen. Nutback past per land het juiste percentage toe, herkent tol zonder btw, en telt per land en kwartaal op hoeveel er terug kan. Maandfacturen van tankpassen met meerdere btw-tarieven worden per regel verwerkt. Doe de gratis btw-scan om te zien wat je vloot laat liggen.
Per land verschillen de regels voor tol en voertuigen sterk. Lees de uitwerkingen voor Oostenrijk, Luxemburg en Tsjechië, Slowakije en Hongarije, en wat je doet bij pech of een reparatie onderweg.
Veelgestelde vragen
Kan ik als transporteur buitenlandse btw op diesel terugvragen?
Ja. Voor vrachtwagens boven 3,5 ton is de btw op diesel in alle EU-landen volledig terug te vragen, en ook in het VK, Noorwegen en Zwitserland. Voor bestelbussen gelden in een paar landen beperkingen.
Zit er btw op de Duitse Lkw-Maut?
Nee. De Lkw-Maut is een overheidsheffing zonder btw. Er valt dus niets terug te vragen. Op de Franse, Italiaanse, Spaanse en Oostenrijkse tol zit wel btw.
Kan ik de btw op een tankpasfactuur terugvragen?
Ja, als de factuur de lokale btw per land toont, met het juiste btw-nummer van de leverancier. Een verzamelfactuur met alleen Nederlandse btw is niet bruikbaar.
Hoe vaak kan ik als transportbedrijf terugvragen?
Per kwartaal, als je per land minstens €400 aan btw hebt. Voor transporteurs met veel buitenlandse kosten is dat meestal het voordeligst.