Wie voor zijn werk de grens over gaat, betaalt daar btw. Op het hotel in München, de standhuur in Milaan, de diesel in Lyon en de taxi in Barcelona. In Nederland trek je die btw niet af in je gewone aangifte: het is geen Nederlandse btw. Maar weg is het geld niet. Via een aparte procedure vraag je de btw terug bij het land waar je hem betaalde.
Veel ondernemers laten dat liggen. Omdat ze denken dat het om kleine bedragen gaat, omdat de procedure ingewikkeld lijkt of omdat ze de deadline missen. Zonde: een paar beurzen en zakenreizen per jaar leveren al snel honderden tot duizenden euro's op. In deze gids lees je hoe het werkt, wat je nodig hebt en waar het vaak misgaat.
Wat is buitenlandse btw terugvragen?
Btw is een belasting op consumptie. Ondernemers betalen hem wel bij hun inkopen, maar mogen hem terugkrijgen: dat heet het aftrekrecht. Binnen Nederland gaat dat vanzelf via je btw-aangifte. Je trekt de btw op je inkoopfacturen af als voorbelasting.
Buitenlandse btw kun je niet in je Nederlandse aangifte zetten. Daarvoor bestaat een aparte EU-regeling: Richtlijn 2008/9/EG. Die regelt dat een ondernemer uit het ene EU-land btw kan terugvragen uit een ander EU-land, zonder zich daar te registreren. Je dient de aanvraag in bij je eigen belastingdienst, die hem doorstuurt naar het land waar je de btw betaalde. Dat land beslist en betaalt uit.
Voor landen buiten de EU gelden eigen regels. Het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Zwitserland hebben elk een eigen formulier en een eigen deadline. Daarover lees je meer in btw terugvragen uit het VK en btw terugvragen uit Zwitserland en Noorwegen.
Wie mag btw terugvragen?
Je kunt buitenlandse btw terugvragen als je aan deze voorwaarden voldoet:
- Je bent ondernemer voor de btw en gevestigd in Nederland.
- Je hebt in het land waar je de btw betaalde geen vaste inrichting, zoals een kantoor of werkplaats.
- Je verricht in dat land geen leveringen of diensten waarvoor je daar btw moet afdragen. Diensten waarbij de btw naar je klant is verlegd en vrijgesteld internationaal vervoer tellen niet mee.
- Je gebruikt de kosten voor je belaste bedrijfsactiviteiten in Nederland.
Er zijn ook ondernemers die niet kunnen terugvragen. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan stuurt de Belastingdienst je aanvraag niet door. Hetzelfde geldt als je alleen vrijgestelde prestaties verricht, zoals een zorgverlener of een makelaar in verzekeringen. Doe je beide, dan vraag je naar verhouding terug: dat heet pro rata.
Ben je in het andere land al geregistreerd voor de btw, bijvoorbeeld omdat je daar goederen verkoopt? Dan gebruik je meestal niet de teruggaafprocedure, maar trek je de btw af in je buitenlandse aangifte. Zie btw-registratie in het buitenland.
Welke kosten kun je terugvragen?
In principe alle btw op zakelijke kosten die je in het andere land maakt. De meest voorkomende:
- Beurzen en congressen: toegangskaarten, catering en diensten ter plaatse. Lees ook btw terugvragen na een beurs in het buitenland.
- Hotels en verblijf.
- Restaurants en maaltijden op zakenreis.
- Brandstof, zoals diesel, benzine, lpg en laden.
- Huurauto's, voor korte huur tot 30 dagen.
- Tol, vignetten en parkeren.
- Taxi, trein en openbaar vervoer.
- Onderhoud en reparatie van je auto, bus of vrachtwagen.
- Andere zakelijke inkopen, zoals materiaal dat je ter plekke koopt, opleidingen of lokale diensten.
Maar hoeveel je terugkrijgt, verschilt sterk per land. Elk land mag van de EU bepaalde kosten uitsluiten van aftrek, en dat doen ze ook. Een paar voorbeelden uit de regels van oktober 2026:
| Land | Hotel | Restaurant | Brandstof personenauto | Huurauto |
|---|---|---|---|---|
| Duitsland | 100% | 100% | 100% | 100% |
| België | 0% | 0% | 50% | 50% |
| Frankrijk | 0% | 100% | 80% | 0% |
| Italië | 100% | 100% | 40% | 40% |
| Spanje | 100% | 100% | 50% | 50% |
| Oostenrijk | 100% | 0% | 0% | 0% |
| Polen | 0% | 0% | 50% | 50% |
De regel is altijd: je krijgt alleen terug wat een ondernemer uit dat land zelf ook had mogen aftrekken. Is een hotel in België niet aftrekbaar voor een Belgische ondernemer, dan ook niet voor jou. Daarnaast moet je de kosten in Nederland voor belaste activiteiten gebruiken. Per land zie je het volledige overzicht op de pagina btw terugvragen per land. Wat een aftrekbeperking precies is, lees je in de kennisbank.
Voor hotels en restaurants is er een apart artikel: hotel- en restaurantbtw per land. Voor transport, bestelbussen en elektrische auto's lees je verder in btw op diesel en tol voor transportbedrijven.
Waar moet de factuur aan voldoen?
De factuur is je bewijs. Zonder goede factuur krijg je niets terug, ook niet als de kosten zakelijk waren. Een bruikbare factuur heeft in elk geval:
- De naam en het adres van de leverancier.
- Het btw-nummer van de leverancier.
- De naam en het adres van jouw bedrijf. Een bon op je eigen naam of zonder naam is meestal niet genoeg.
- Een factuurnummer en factuurdatum.
- Een omschrijving van wat je kocht.
- Het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Er is een uitzondering voor kleine bedragen. In Duitsland is een kassabon tot €250 inclusief btw genoeg, in Oostenrijk tot €400 en in het VK tot £250. Daar hoeft je bedrijfsnaam niet op te staan. Zie vereenvoudigde factuur en kassabon. In andere landen heb je ook voor de lunch of het tanken een factuur op bedrijfsnaam nodig.
Alles over goede en slechte facturen staat in wanneer is een buitenlandse factuur goed genoeg.
Minimumbedragen en periodes
Je vraagt btw terug over een periode. Die is minstens drie maanden en hoogstens een kalenderjaar. Elke periode heeft een eigen minimum (Richtlijn 2008/9/EG, artikel 17):
- Een periode van drie maanden tot een jaar: minstens €400 aan btw per land.
- Een heel kalenderjaar, of het laatste deel ervan: minstens €50 aan btw per land.
In landen zonder euro gelden dezelfde bedragen, omgerekend naar de eigen munt. Voor de meeste ondernemers is één jaaraanvraag per land het handigst. Maak je veel kosten in één land, dan kan een kwartaalaanvraag je geld eerder opleveren. Wanneer dat loont, lees je in kwartaalaanvraag of jaaraanvraag.
De deadline: 30 september
Voor de EU geldt één harde termijn: je aanvraag moet uiterlijk 30 september van het jaar na de kosten binnen zijn. Kosten uit 2026 vraag je dus uiterlijk op 30 september 2027 terug. Ben je te laat, dan is de btw voorgoed verloren. Er is geen uitstel en geen hardheidsclausule.
Buiten de EU wijken de termijnen af. Voor het VK loopt het aanvraagjaar van 1 juli tot en met 30 juni, met als deadline 31 december daarna. Voor Zwitserland moet je aanvraag uiterlijk 30 juni van het jaar erna binnen zijn. Noorwegen hanteert ook 30 september. Alles over termijnen lees je in deadline 30 september: zo mis je geen teruggaaf.
Zo dien je de aanvraag in, stap voor stap
Voor EU-landen gaat het zo:
- Verzamel je facturen per land. Controleer ze direct: staat je bedrijfsnaam erop, het btw-nummer van de leverancier en het btw-bedrag?
- Bepaal per factuur hoeveel terug kan, volgens de regels van dat land en het soort kosten.
- Log in bij de Belastingdienst met eHerkenning en open het portaal voor btw-teruggaaf uit andere EU-landen. Een boekhouder kan dit voor je doen met een machtiging.
- Maak per land een verzoek aan voor de periode. Vul je gegevens in, je bankrekening en je activiteitscode.
- Neem elke factuur over: leverancier, btw-nummer, datum, nummer, bedrag zonder btw, btw-bedrag, aftrekbaar bedrag en de kostencode.
- Voeg waar nodig een kopie van de factuur toe. Sommige landen willen altijd een kopie, andere pas vanaf €1.000 (of €250 voor brandstof).
- Verstuur. Je krijgt een ontvangstbevestiging. Bewaar die.
Een uitgebreide uitleg per scherm vind je in het portaal van de Belastingdienst stap voor stap.
Hoe lang duurt het voor je geld terug is?
Het land van teruggaaf heeft vier maanden om te beslissen. Vraagt het aanvullende informatie, dan kan dat oplopen tot acht maanden. Na een positief besluit moet het geld binnen tien werkdagen op je rekening staan. Betaalt een land te laat, dan heb je recht op rente.
In de praktijk betalen Duitsland, Nederland en de Scandinavische landen meestal binnen de termijn. Andere landen stellen vaker vragen. Reageer dan snel: je hebt één maand. Hoe je reageert op vragen of een afwijzing, lees je in aanvraag afgewezen of vragen van de buitenlandse fiscus.
Wat levert het op? Een rekenvoorbeeld
Stel, je bent installateur uit Utrecht en je staat drie dagen op een vakbeurs in Keulen. Je reist met de bedrijfsauto en neemt twee collega's mee.
| Kosten | Bedrag incl. btw | Btw | Terug |
|---|---|---|---|
| Beurskaarten en parkeren beursterrein | €420 | €67,06 | €67,06 |
| Hotel, 3 kamers, 3 nachten | €1.926 | €126,00 | €126,00 |
| Diners en lunches | €780 | €124,54 | €124,54 |
| Diesel heen en terug | €190 | €30,34 | €30,34 |
| Totaal | €3.316 | €347,94 | €347,94 |
Over het hele jaar telt dat op. Wie vier zulke reizen maakt, laat al snel €1.400 liggen. Bij grotere beurzen met catering en standdiensten loopt het in de duizenden.
Had dezelfde reis naar Brussel gegaan, dan was de rekening anders: in België zijn hotel en restaurant niet aftrekbaar, en de diesel voor een personenauto maar voor de helft. Daarom loont het om per land te weten wat telt.
Btw boeken in je administratie
Buitenlandse btw is geen Nederlandse voorbelasting. Je boekt hem dus niet op je btw-rekening, maar als een vordering op de buitenlandse belastingdienst. Het deel dat niet terug kan, is gewoon kosten. Hoe je dat netjes inricht, inclusief wisselkoersen en afwijzingen, lees je in buitenlandse btw boeken in je administratie.
Veelgemaakte fouten
De meeste teruggaven gaan mis door kleine dingen: een bon zonder bedrijfsnaam, een vergeten btw-nummer, een factuur in het verkeerde jaar of een aanvraag op 1 oktober. Bekijk de 12 fouten waardoor je buitenlandse btw misloopt voordat je je eerste aanvraag doet.
Zo helpt Nutback
Nutback maakt het verzamelen en controleren makkelijk. Je stuurt je bonnetjes door naar je eigen bonnetjes-adres of maakt een foto. Nutback leest ze, kijkt per land en soort kosten wat terug kan, waarschuwt als er iets mist en zet de aanvraag klaar in de volgorde van het portaal. Je dient zelf in, met alle velden klaar om over te nemen. Wil je weten wat er voor jou in zit? Doe de gratis btw-scan of bekijk de prijzen.
Wil je het niet zelf doen? Lees uitbesteden of zelf doen. Ben je zzp'er, kijk dan bij buitenlandse btw terugvragen als zzp'er.
Veelgestelde vragen
Kan ik buitenlandse btw in mijn gewone btw-aangifte aftrekken?
Nee. In je Nederlandse aangifte trek je alleen Nederlandse btw af. Btw uit andere EU-landen vraag je terug via het aparte portaal van de Belastingdienst, volgens Richtlijn 2008/9/EG.
Tot wanneer kan ik btw uit een ander EU-land terugvragen?
Tot en met 30 september van het jaar na de kosten. Voor kosten uit 2026 is dat 30 september 2027. Daarna vervalt het recht op teruggaaf.
Wat is het minimumbedrag voor een teruggaaf?
Minstens €400 aan btw voor een periode van drie maanden tot een jaar, en minstens €50 voor een heel kalenderjaar of het laatste deel ervan. Het minimum geldt per land.
Kan ik als zzp'er buitenlandse btw terugvragen?
Ja, als je btw-ondernemer bent en geen gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Doe je mee aan de KOR, dan kun je geen buitenlandse btw terugvragen.
Hoe lang duurt een teruggaaf?
Het land heeft vier maanden om te beslissen, en tot acht maanden als het vragen stelt. Na een positief besluit volgt de betaling binnen tien werkdagen.
Kan mijn boekhouder de aanvraag voor mij doen?
Ja. Met een machtiging in eHerkenning kan je boekhouder of adviseur de aanvraag namens jou indienen in het portaal van de Belastingdienst.