Elk jaar op 1 oktober zijn er ondernemers die tot de ontdekking komen dat ze te laat zijn. De bonnen van de beurs in Keulen liggen nog in een map, de aanvraag is niet ingediend, en de btw van vorig jaar is voorgoed weg. Bij buitenlandse btw-teruggaaf is de termijn hard. Er is geen uitstel, geen coulance en geen bezwaar mogelijk tegen een te late aanvraag. In dit artikel lees je welke termijnen gelden en hoe je ze haalt.
De EU-termijn: 30 september
Voor alle EU-landen geldt dezelfde termijn. De aanvraag moet uiterlijk 30 september van het kalenderjaar na de teruggaafperiode bij de Belastingdienst zijn ingediend. Dat staat in artikel 15 van Richtlijn 2008/9/EG.
| Kosten gemaakt in | Uiterlijk indienen |
|---|---|
| 2025 | 30 september 2026 (verstreken) |
| 2026 | 30 september 2027 |
| 2027 | 30 september 2028 |
Een paar dingen om te weten:
- Het gaat om indienen, niet om beslissen. De aanvraag moet op 30 september binnen zijn. Wanneer het buitenland beslist, maakt niet uit.
- Alleen een volledige aanvraag telt. Een aanvraag geldt pas als ingediend als alle verplichte gegevens erin staan. Een half ingevulde aanvraag in het portaal telt niet.
- Ook kwartaalaanvragen vallen onder deze termijn. Een aanvraag over het eerste kwartaal van 2026 kan tot 30 september 2027.
- De termijn is gelijk in alle EU-landen. Ook voor landen met een eigen munt, zoals Polen of Zweden.
Meer bij indieningstermijn.
Termijnen buiten de EU
| Land | Periode | Uiterlijk indienen |
|---|---|---|
| Verenigd Koninkrijk | 1 juli tot en met 30 juni | 31 december daarna |
| Noorwegen | Kalenderjaar | 30 september van het jaar erna (poststempel) |
| Zwitserland | Kalenderjaar | 30 juni van het jaar erna, niet te verlengen |
Zwitserland is het vroegst, en er komt een fiscaal vertegenwoordiger bij kijken. Begin daar dus al in het voorjaar. Voor het VK is de valkuil het afwijkende aanvraagjaar: facturen van juni en juli horen bij verschillende jaren. Lees btw terugvragen uit het VK en Zwitserland en Noorwegen.
Wat als je te laat bent?
Dan is de btw verloren. De termijn van 30 september is een vervaltermijn. Het Europese Hof van Justitie heeft bevestigd dat zo'n termijn een vervaltermijn is en dat landen een te late aanvraag mogen weigeren (zaak Elsacom, C-294/11). De Belastingdienst stuurt een te late aanvraag niet door.
Er is één situatie waarin je later nog iets kunt doen: als de factuur pas later is uitgereikt. Het recht op aftrek ontstaat pas als je een geldige factuur hebt. Krijg je in 2027 een gecorrigeerde factuur voor een levering uit 2025, dan kan die factuur in sommige gevallen mee in de aanvraag over 2027. Het Hof van Justitie oordeelde dat een termijn niet mag gaan lopen voordat je de factuur hebt (zaak Volkswagen, C-533/16). Dat is maatwerk; overleg het met een adviseur.
Een planning die werkt
Wacht niet tot september. In de zomer zijn veel leveranciers en collega's met vakantie, en het herstellen van een factuur kan weken duren. Deze planning houdt het rustig:
| Wanneer | Wat |
|---|---|
| Direct na elke reis of beurs | Bonnen verzamelen en controleren, ontbrekende facturen opvragen |
| Januari | Overzicht van alle buitenlandse kosten van vorig jaar per land |
| Februari | Zwitserland: vertegenwoordiger regelen, verklaring van ondernemerschap aanvragen |
| April | Kwartaalaanvraag over het eerste kwartaal (als je dat doet) |
| Juni | Zwitserse aanvraag uiterlijk 30 juni binnen. EU: begin met de jaaraanvragen |
| 1 juli | Controle: zijn alle facturen compleet? Is eHerkenning nog geldig? |
| 1 september | Laatste check. Alle EU-aanvragen klaar om te versturen |
| 15 september | Uiterste veilige datum om in te dienen |
| 30 september | Deadline EU en Noorwegen |
| December | VK: aanvraag over 1 juli tot en met 30 juni uiterlijk 31 december |
Nutback stuurt je herinneringen op 1 juli, 1 september en 15 september, en laat per land zien wat er nog openstaat.
Waarom niet op het laatste moment?
Een paar dingen die in september vaak misgaan:
- eHerkenning verlopen of het verkeerde niveau. Een nieuw middel aanvragen of een machtiging regelen duurt dagen tot weken. Zie eHerkenning.
- Facturen niet compleet. Een hotel dat in januari binnen een dag een factuur op bedrijfsnaam stuurde, reageert in september soms niet meer.
- Drukte bij de Belastingdienst. In de laatste dagen voor 30 september is het portaal drukker. Storingen zijn geen reden voor uitstel.
- Vergeten landen. Die ene factuur uit Slovenië of Ierland wordt pas in september ontdekt, als er geen tijd meer is.
- Te weinig tijd voor kopieën. Landen als België willen bij elke factuur een kopie. Inscannen en uploaden kost tijd.
Kwartaal aanvragen spreidt het risico
Wie per kwartaal aanvraagt, heeft niet alles op één moment. Je bent ook eerder je geld terug. Een kwartaalaanvraag kan als je per land minstens €400 aan btw hebt over dat kwartaal. Lees kwartaalaanvraag of jaaraanvraag voor de afweging.
Een handige tussenvorm: vraag in de loop van het jaar per kwartaal aan voor de landen waar je veel kosten maakt, en doe voor de rest één jaaraanvraag. In de jaaraanvraag mag je ook facturen uit eerdere kwartalen van hetzelfde jaar opnemen die je nog niet had aangevraagd. Zie teruggaafperiode.
Ontvangstbevestiging: je bewijs
Na het indienen krijg je van de Belastingdienst een elektronische ontvangstbevestiging. Bewaar die goed. Het is je bewijs dat je op tijd was. Komt er later een discussie over de datum, dan heb je die nodig.
Wat als het portaal op 30 september niet werkt?
Een storing in het portaal van de Belastingdienst is geen grond voor uitstel volgens de richtlijn. Wie op de laatste dag indient en tegen een storing aanloopt, heeft een probleem. Doe in dat geval drie dingen:
- Leg de storing vast: maak schermafdrukken met datum en tijd van de foutmelding.
- Neem direct contact op met de Belastingdienst, en noteer wanneer en met wie je sprak.
- Dien in zodra het weer kan, en bewaar je bewijs van de storing.
Of het land van teruggaaf een aanvraag die door een storing te laat kwam toch accepteert, is niet zeker. De enige echte oplossing is niet tot het laatste moment wachten.
Rekenvoorbeeld: wat kost een gemiste deadline?
Een installatiebedrijf werkt het hele jaar aan projecten in Duitsland en België. Over 2025 betaalde het:
| Land | Aftrekbare btw |
|---|---|
| Duitsland: hotels, diesel bestelbussen, materiaal | €6.300 |
| België: diesel en tol bestelbussen, restaurants | €2.100 |
| Totaal | €8.400 |
Op 2 oktober 2026 blijkt de aanvraag niet te zijn ingediend. Die €8.400 is verloren, en komt als kosten in de boeken. Na winstbelasting kost dat het bedrijf al snel €6.500 tot €7.000 aan nettowinst. Met een herinnering in juli was dat te voorkomen geweest.
Ook voor de Nederlandse aangifte is de termijn belangrijk
Heb je de buitenlandse btw als vordering geboekt, dan moet je na 30 september afboeken wat niet is aangevraagd. Doe dat bij de jaarafsluiting, zodat je balans geen vordering toont die niet meer bestaat. Zie buitenlandse btw boeken in je administratie.
Heb je de deadline al gemist? Lees wat je nog kunt doen bij vergeten buitenlandse btw van vorige jaren.
Veelgestelde vragen
Wat is de deadline voor btw-teruggaaf uit EU-landen?
30 september van het jaar na de kosten. Voor kosten uit 2026 is dat 30 september 2027. De aanvraag moet dan volledig zijn ingediend bij de Belastingdienst.
Kan ik uitstel krijgen voor de deadline van 30 september?
Nee. Het is een vervaltermijn uit de EU-richtlijn. Een te late aanvraag wordt niet in behandeling genomen en de btw is verloren.
Wat is de deadline voor Britse btw-teruggaaf?
31 december na het Britse aanvraagjaar, dat van 1 juli tot en met 30 juni loopt. Kosten van juli 2025 tot en met juni 2026 vraag je uiterlijk 31 december 2026 terug.
Wanneer moet ik beginnen met mijn aanvraag?
Zo vroeg mogelijk, en uiterlijk in juni. Dan heb je tijd om ontbrekende facturen te herstellen, je eHerkenning te controleren en alles rustig in te dienen.