Btw terugvragen uit het Verenigd Koninkrijk na de Brexit: VAT65A stap voor stap

Tot en met 2020 vroeg je Britse btw gewoon terug via het EU-portaal van de Belastingdienst, net als Duitse of Franse btw. Sinds de Brexit kan dat niet meer. Het Verenigd Koninkrijk is voor de btw een derde land geworden. Je vraagt Britse btw nu rechtstreeks terug bij de Britse belastingdienst, HM Revenue & Customs (HMRC), met formulier VAT65A. In dit artikel lees je hoe dat werkt.

Wie kan Britse btw terugvragen?

Je kunt Britse btw (VAT) terugvragen als je:

• als ondernemer bent gevestigd buiten het VK, bijvoorbeeld in Nederland,
• niet geregistreerd bent voor de Britse btw, en dat ook niet hoeft te zijn,
• geen vestiging of vaste inrichting in het VK hebt,
• in het VK geen leveringen of diensten verricht waarvoor je daar btw moet afdragen,
• de kosten gebruikt voor je belaste bedrijfsactiviteiten.

Ben je wel geregistreerd voor de Britse btw, dan trek je de btw af in je Britse aangifte en gebruik je geen VAT65A.

De regeling is gebaseerd op de internationale afspraken die vroeger in de Dertiende richtlijn stonden en nu in de Britse wet. De uitleg van HMRC staat in VAT Notice 723A.

Wat krijg je terug?

Het VK kent een algemene uitsluiting voor business entertainment: etentjes en uitjes met klanten en relaties. Maaltijden van jezelf en je personeel op zakenreis vallen daar niet onder. Bij de huur van een personenauto die ook privé kan worden gebruikt, is 50% van de btw terug te vragen.

Het standaardtarief in het VK is 20%. Huishoudelijke energie heeft 5% en veel voedsel en openbaar vervoer zijn met 0% belast. Het volledige overzicht per voertuig staat op btw terugvragen uit het Verenigd Koninkrijk.

Kassabonnen tot £250

In het VK is een vereenvoudigde factuur (less detailed VAT invoice) tot £250 inclusief btw genoeg. Daar hoeft je bedrijfsnaam niet op te staan, wel het btw-nummer van de leverancier (GB plus negen cijfers), de datum, wat je kocht, het tarief en het totaal. Daarboven heb je een volledige factuur nodig. Zie vereenvoudigde factuur en kassabon.

Het aanvraagjaar: 1 juli tot en met 30 juni

Het Britse aanvraagjaar, het prescribed year, loopt niet gelijk met het kalenderjaar. Het begint op 1 juli en eindigt op 30 juni. De deadline is 31 december na afloop van het aanvraagjaar.

Dat is een valkuil: kosten van juni en juli 2026 vallen in verschillende aanvraagjaren met verschillende deadlines. Wie in oktober 2026 nog Britse facturen van het voorjaar heeft liggen, moet ze vóór 31 december 2026 indienen.

Minimumbedragen

• Een aanvraag over een periode van drie maanden of langer, maar korter dan een jaar: minstens £130 aan btw.
• Een aanvraag over het hele aanvraagjaar, of het laatste deel ervan: minstens £16 aan btw.

Wat heb je nodig?

1. Formulier VAT65A, te downloaden op gov.uk. Vul het digitaal in; de lijst met facturen moet getypt zijn.
2. Kopieën van de facturen. Bewaar de originelen; HMRC kan ze opvragen.
3. Een verklaring van ondernemerschap van de Belastingdienst, bij je eerste aanvraag. Daarin staat dat je in Nederland als btw-ondernemer bent geregistreerd. De verklaring is twaalf maanden geldig.
4. Je bankgegevens, voor de uitbetaling.

Stap voor stap

1. Vraag de verklaring van ondernemerschap aan bij de Belastingdienst. Dat duurt een paar weken, dus doe het op tijd.
2. Download VAT65A van gov.uk. Zie ook formulier VAT65A.
3. Vul je bedrijfsgegevens in: naam, adres, Nederlands btw-nummer en de aard van je bedrijf.
4. Zet alle facturen in de lijst: datum, leverancier, btw-nummer van de leverancier, factuurnummer en btw-bedrag in ponden.
5. Onderteken het formulier en voeg de kopieën en de verklaring toe.
6. Stuur alles naar HMRC, digitaal of per post volgens de instructies op gov.uk, uiterlijk 31 december.

HMRC streeft ernaar binnen zes maanden te beslissen. Stelt HMRC vragen, reageer dan snel en volledig.

Rekenvoorbeeld: beurs in Birmingham

Je bezoekt met twee collega's een vakbeurs in het NEC in Birmingham. Je vliegt naar Londen en huurt daar een auto.

Valt dit in één aanvraagjaar en heb je verder geen Britse kosten, dan vraag je het in één keer terug na 30 juni, uiterlijk 31 december.

Verschil met de EU-procedure

Voor Zwitserland en Noorwegen gelden weer andere regels.

Vijf fouten die we vaak zien

1. Kosten van twee aanvraagjaren in één formulier. Een factuur van 28 juni en een van 3 juli horen in verschillende aanvragen. HMRC wijst regels uit het verkeerde jaar af.
2. Een kassabon zonder Brits btw-nummer. De vereenvoudigde factuur tot £250 hoeft je bedrijfsnaam niet te tonen, maar het btw-nummer van de leverancier wel. Een creditcardbon van een parkeerautomaat zonder nummer telt niet.
3. Business entertainment opgevoerd. Een lunch met een Britse klant is uitgesloten. Wie het toch opneemt, krijgt vragen over de hele aanvraag.
4. Een verlopen verklaring van ondernemerschap. Is je verklaring ouder dan twaalf maanden, vraag dan tijdig een nieuwe aan. Dat duurt een paar weken.
5. Originelen opgestuurd. HMRC vraagt kopieën en stuurt originelen niet terug. Houd de originelen zelf.

Noord-Ierland is anders

Voor goederen valt Noord-Ierland nog onder de EU-btw-regels. Leveranciers daar hebben een btw-nummer dat met XI begint. Btw op goederen die je in Noord-Ierland koopt, zoals brandstof of materiaal, vraag je terug via het EU-portaal van de Belastingdienst, met het Verenigd Koninkrijk (Noord-Ierland) als land van teruggaaf. Btw op diensten in Noord-Ierland, zoals een hotel in Belfast, gaat wel via VAT65A. Zie Dertiende richtlijn.

Hoe Nutback helpt

Nutback houdt het Britse aanvraagjaar apart bij, zodat facturen van juni en juli niet door elkaar lopen. De lijst met facturen staat klaar in de volgorde van het formulier, met elk veld om over te nemen, en je krijgt een seintje voor de deadline van 31 december. Doe de gratis btw-scan om te zien wat je uit het VK terugkrijgt.

Veelgestelde vragen

Kan ik Britse btw nog via de Belastingdienst terugvragen?

Nee. Sinds de Brexit (1 januari 2021) vraag je Britse btw rechtstreeks bij HMRC terug met formulier VAT65A. Het EU-portaal werkt alleen voor EU-landen.

Wat is de deadline voor Britse btw-teruggaaf?

31 december na afloop van het aanvraagjaar. Het aanvraagjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni. Kosten van juli 2025 tot en met juni 2026 vraag je dus uiterlijk 31 december 2026 terug.

Wat is het minimumbedrag voor een Britse teruggaaf?

£130 voor een periode van drie maanden of langer, en £16 voor een heel aanvraagjaar.

Heb ik een verklaring van de Belastingdienst nodig?

Ja, bij je eerste aanvraag een verklaring van ondernemerschap (certificate of status). Die is twaalf maanden geldig.