Congres, seminar of opleiding in het buitenland: welke btw krijg je terug?

Een congres in Barcelona, een vakseminar in Berlijn, een training in Londen. Voor veel ondernemers en hun medewerkers horen buitenlandse congressen en opleidingen bij het vak. De kosten zijn vaak flink: deelnamegeld van honderden tot duizenden euro's, plus hotel, reis en maaltijden. Op het deelnamegeld zit vaak buitenlandse btw. In dit artikel lees je wanneer dat zo is, wat je terugkrijgt en waar het misgaat.

Waarom je buitenlandse btw betaalt op een congres

Voor diensten aan ondernemers is de hoofdregel dat de btw wordt geheven in het land van de afnemer. De buitenlandse leverancier factureert dan zonder btw, en jij geeft de btw aan in je Nederlandse aangifte. Zie btw verlegd.

Voor toegang tot evenementen geldt een uitzondering. Artikel 53 van de EU-btw-richtlijn bepaalt dat diensten voor de toegang tot culturele, artistieke, sportieve, wetenschappelijke, educatieve of vergelijkbare evenementen, zoals beurzen en tentoonstellingen, belast zijn in het land waar het evenement plaatsvindt. Ook als de afnemer een ondernemer is. Zie plaats van dienst.

Gevolg: bezoek je een congres in Spanje, dan rekent de organisator Spaanse btw. Die vraag je terug via de teruggaafprocedure, met kostencode 8 voor toegang tot beurzen en tentoonstellingen, of 10 voor overige kosten.

Wat valt onder toegang?

Het onderscheid tussen een open evenement en een training op maat volgt uit de rechtspraak van het Hof van Justitie (onder meer de zaak Srf konsulterna, C-647/17). Een seminar waarvoor iedereen zich kan inschrijven, geldt als toegang tot een evenement. Een cursus die een opleider speciaal voor jouw medewerkers organiseert, niet.

Vrijgestelde opleidingen

Veel landen stellen onderwijs en beroepsopleidingen vrij van btw, net als Nederland. Op zo'n opleiding staat dan geen btw, en valt er dus niets terug te vragen. Of een buitenlandse opleiding vrijgesteld is, hangt af van de regels van dat land en van de opleider. Kijk op de factuur: staat er 0% of een vermelding als "exonéré", "steuerfrei" of "exempt", dan is er geen btw.

Andersom: biedt jouw bedrijf zelf vrijgestelde opleidingen aan, dan heb je voor die activiteit geen recht op aftrek. Zie vrijgestelde prestaties.

Hotel en maaltijden rond het congres

Voor de overige kosten gelden de gewone regels van het land:

• Hotel: aftrekbaar in onder meer Duitsland, Spanje, Italië, Oostenrijk en het VK. Niet in België, Frankrijk, Polen, Portugal en Ierland. Ierland maakt een uitzondering voor verblijf voor een erkend congres; Portugal laat 25% toe bij deelname aan een beurs of congres als je het zelf boekt. Zie btw terugvragen uit Ierland.
• Maaltijden: per land verschillend. Zit de lunch in het congrespakket, dan volgt die het tarief en de regels van het pakket.
• Reis: vliegtickets voor internationale vluchten hebben geen btw. Trein en taxi ter plaatse volgen de regels van het land. Zie vliegtickets, trein en taxi.

Lees ook hotel en restaurant per land.

De factuur van de organisator

Congresorganisatoren werken vaak met online registratie en betaling. De factuur komt dan per e-mail. Let op:

1. Registreer met je bedrijfsgegevens: naam, adres en btw-nummer. Een registratie op naam van de medewerker levert een factuur op persoonlijke naam op.
2. Kijk welk land en welk tarief op de factuur staan. Een congres in Wenen met een Duitse organisator kan Oostenrijkse btw hebben, met een Oostenrijks btw-nummer van de organisator.
3. Vroegboekkorting en annulering: een gecorrigeerde factuur of creditnota pas je aan in je aanvraag. Zie creditnota en correctie.
4. Pakketten via een reisbureau: boek je congres, hotel en vlucht als pakket via een reisbureau, dan kan de margeregeling gelden. Dan staat er geen btw op. Zie margeregeling reisbureaus.

Rekenvoorbeeld: medisch-technisch congres in Barcelona

Twee medewerkers van een Nederlands technologiebedrijf bezoeken een vierdaags congres in Barcelona.

Was hetzelfde congres in Parijs geweest, dan was het hotel uitgesloten en de taxi ook. Het deelnamegeld kwam wel terug.

Spreker op een congres

Ben je zelf spreker en krijg je een vergoeding, dan verricht je een dienst. Is de organisator een ondernemer, dan factureer je meestal zonder btw met verlegging. Krijg je alleen hotel en reis vergoed, dan speelt er voor de teruggaaf niets. Twijfel je, vraag je adviseur.

Veelgemaakte fouten bij congressen

• Registreren op naam van de medewerker. Dan staat de factuur op een privénaam. Veel organisatoren kunnen achteraf een nieuwe factuur maken, maar niet allemaal. Registreer altijd met de bedrijfsgegevens.
• Een online cursus in een teruggaafverzoek. Daar hoort geen buitenlandse btw op. Staat die er toch op, dan vraag je de leverancier om een correctie.
• Een training op maat behandelen als congres. Een buitenlandse trainer die alleen voor jouw medewerkers een cursus geeft, hoort met verlegde btw te factureren, ook als de training in het buitenland plaatsvindt.
• Het hotel in het verkeerde land aanvragen. Een congres in Straatsburg met een hotel in Kehl: het hotel heeft Duitse btw en gaat naar Duitsland, het congres Franse en gaat naar Frankrijk.
• Een congres in een niet-EU-land via het EU-portaal. Een congres in Londen of Zürich vraag je terug bij het VK of Zwitserland, met hun eigen procedure. Zie btw terugvragen uit het VK en Zwitserland en Noorwegen.

Een hybride congres

Steeds meer congressen zijn hybride: je kunt ter plaatse of online deelnemen. Voor de btw telt hoe jij deelneemt. Fysieke deelname is toegang tot een evenement, met btw van het land van het congres. Alleen online deelname is een elektronische dienst aan een ondernemer, met verlegde btw. Koop je een fysiek ticket en kijk je later ook de opnames, dan volgt het geheel meestal het fysieke ticket. Kijk op de factuur hoe de organisator het heeft behandeld.

Checklist voor een congres in het buitenland

1. Registreer met de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer.
2. Bewaar de factuur van de organisator als pdf.
3. Boek het hotel op bedrijfsnaam, en kijk vooraf of hotels in dat land aftrekbaar zijn.
4. Houd lunches en diners die in het pakket zitten apart van eigen maaltijden.
5. Neem het congres op onder de juiste kostencode in het teruggaafverzoek van het land waar het plaatsvond.

Zo helpt Nutback

Nutback herkent deelnamefacturen van congressen en zet ze onder de juiste kostencode. Online cursussen met verlegde btw worden niet opgenomen in je teruggaaf. Doe de gratis btw-scan om te zien wat je congressen opleveren.

Veelgestelde vragen

Waarom staat er buitenlandse btw op mijn congresticket?

Omdat toegang tot een evenement belast is in het land waar het plaatsvindt, ook als je ondernemer bent. Je vraagt die btw terug via de teruggaafprocedure.

Zit er buitenlandse btw op een online cursus?

Meestal niet. Een online cursus aan een ondernemer is belast in het land van de afnemer. De buitenlandse aanbieder factureert zonder btw en jij geeft de btw aan in je Nederlandse aangifte.

Kan ik hotelbtw van een congres in Ierland terugvragen?

Ja, als het om verblijf voor het bijwonen van een erkend congres gaat. Gewone hotelovernachtingen zijn in Ierland uitgesloten.

Welke kostencode gebruik ik voor een congres?

Code 8 voor toegang tot beurzen en tentoonstellingen past bij beurzen en congressen met een tentoonstelling. Voor een gewoon congres of seminar gebruik je code 10, overige kosten, als het land dat zo indeelt.

Kan ik btw terugvragen op een congres in het Verenigd Koninkrijk?

Ja, maar niet via het EU-portaal. Je gebruikt het Britse formulier VAT65A en dient in bij HMRC. De termijn loopt tot 31 december na een periode van 1 juli tot en met 30 juni. Zie VAT65A.