Hotel en restaurant in het buitenland: in welk land krijg je de btw terug?

Hotels en maaltijden zijn bij bijna elke zakenreis de grootste kostenposten. Een paar overnachtingen in een stad als München, Milaan of Londen kosten al snel duizend euro, met tientallen tot honderden euro's aan btw. Of je die terugkrijgt, hangt helemaal af van het land. De verschillen zijn groot: van alles terug in Duitsland tot niets in België.

Waarom verschilt het per land?

In de EU-btw-richtlijn staat dat je btw mag aftrekken op kosten die je voor je belaste activiteiten maakt. Maar artikel 176 van die richtlijn laat landen hun oude uitsluitingen houden voor uitgaven "die geen strikt zakelijk karakter hebben", zoals luxe-uitgaven, ontspanning en representatie. Veel landen hebben daaronder ook hotels en maaltijden geschaard. Zolang de EU geen gezamenlijke regel afspreekt, mogen ze die uitsluiting houden. Zie aftrekbeperking.

Bij de teruggaaf gelden de regels van het land waar je de btw betaalde. Een Duitse ondernemer mag hotelbtw aftrekken, dus jij ook. Een Belgische ondernemer niet, dus jij ook niet.

Hotels per land

Restaurants per land

De bronnen per land staan op de pagina's van btw terugvragen per land. Wat precies onder representatie valt, lees je bij representatiekosten.

De factuur: altijd op bedrijfsnaam

Voor hotels en restaurants is een factuur op naam van je bedrijf het belangrijkste. Hotels zetten de factuur standaard op de naam van de gast. Die is dan niet goed voor de teruggaaf. Zo voorkom je dat:

1. Geef bij het boeken de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer op als factuuradres.
2. Controleer bij het uitchecken of de factuur op bedrijfsnaam staat. Laat hem anders direct aanpassen.
3. Boek je via een platform, kijk dan wie de factuur maakt: het hotel of het platform. Vraag het hotel om een factuur op bedrijfsnaam als het platform dat niet doet.
4. Vraag in restaurants om een factuur, niet alleen een kassabon. In Italië heet dat een fattura, in Frankrijk een facture, in Spanje een factura con mis datos.

Alleen in Duitsland (tot €250), Oostenrijk (tot €400) en het VK (tot £250) is een kassabon zonder bedrijfsnaam genoeg. Zie vereenvoudigde factuur en kassabon.

Ontbijt, minibar en andere extra's

Een hotelrekening bestaat vaak uit meer dan alleen de kamer. Let op:

• Ontbijt valt in veel landen onder een ander tarief dan de kamer. In Duitsland valt het eten sinds 2026 onder 7%, net als de kamer, maar koffie en andere dranken onder 19%. In Finland is ontbijt niet aftrekbaar, de kamer wel.
• Parkeren valt onder parkeren, niet onder hotel. In Frankrijk is parkeren aftrekbaar, de kamer niet. In landen die autokosten beperken, geldt het percentage voor parkeren.
• Vergaderzalen zijn gewone bedrijfskosten en meestal volledig aftrekbaar, ook in Frankrijk.
• Minibar en roomservice vallen onder eten en drinken.
• Toeristenbelasting (city tax) is geen btw en kun je dus niet terugvragen.

In het portaal vul je per factuur de btw per kostencode in. Splits een hotelrekening dus als dat voordeel oplevert, bijvoorbeeld in Frankrijk voor het parkeren.

Rekenvoorbeeld: drie nachten, vier steden

Je overnacht drie nachten in een middenklassehotel en eet twee keer per dag buiten de deur.

Dezelfde reis levert in München en Milaan zo'n €70 op, in Brussel niets.

Zakenreis versus klantendiner

In veel landen is er een verschil tussen eten op zakenreis (jij en je personeel) en een etentje met klanten of relaties (representatie). Het eerste is vaak aftrekbaar, het tweede vaak niet. Duitsland en Frankrijk maken dat verschil niet: daar is ook een klantendiner aftrekbaar. Spanje, het VK, Italië, Kroatië, Tsjechië, Slowakije, Bulgarije en Luxemburg wel: daar alleen eten op zakenreis.

Noteer bij elke restaurantbon met wie je at en waarom. Dat helpt bij vragen van de buitenlandse fiscus, en voor je eigen winstbelasting.

Bijzondere gevallen

Hotel met ontbijt in één bedrag

Staat de kamer met ontbijt als één bedrag op de rekening, met één btw-tarief, dan volgt het ontbijt meestal het tarief van de kamer. In Duitsland moet het hotel de dranken bij het ontbijt apart vermelden tegen 19%. Ontbreekt die splitsing, dan is de factuur niet goed en vraag je om een nieuwe.

Airbnb en appartementen

Huur je een appartement via een platform, dan zit er vaak geen btw op: de verhuurder is een particulier of een kleine ondernemer. Er valt dan niets terug te vragen. Rekent een professionele verhuurder wel btw, dan gelden de regels voor logies in dat land, en heb je een factuur op bedrijfsnaam nodig.

Pakketreizen en congrespakketten

Boek je een congres met hotel en maaltijden in één pakket via een reisbureau, dan kan de margeregeling voor reisbureaus gelden. Op de factuur staat dan geen btw. Ook dan valt er niets terug te vragen. Vraag bij grote congressen of de organisator het hotel en de deelname apart factureert.

Een overzicht dat je op reis meeneemt

De volledige lijst staat in de tabellen hierboven en per land op btw terugvragen per land.

Voor reiskosten naar en op de bestemming, zie vliegtuig, trein en taxi. Ierland en Scandinavië hebben eigen regels voor hotels en maaltijden: zie Ierland en Scandinavië.

Veelgestelde vragen

In welke landen krijg ik hotelbtw terug?

In de meeste EU-landen en in het VK, Noorwegen en Zwitserland. Niet in België, Frankrijk, Griekenland, Ierland, Polen, Portugal en Slovenië.

Kan ik btw op een zakendiner met klanten terugvragen?

In Duitsland, Frankrijk en Zwitserland wel. In veel andere landen, zoals Spanje, het VK en Italië, is representatie voor klanten uitgesloten. Eten op zakenreis voor jezelf en je personeel is daar wel aftrekbaar.

Kan ik toeristenbelasting terugvragen?

Nee. Toeristenbelasting of city tax is een lokale heffing, geen btw. Die is niet terug te vragen.

Wat als de hotelfactuur op naam van mijn medewerker staat?

Vraag het hotel om een nieuwe factuur op naam van je bedrijf. Een factuur op naam van een medewerker wordt in de meeste landen afgewezen.