Een productlancering in Berlijn, een dealermeeting in Milaan, een klantevenement in Antwerpen of een teamweekend in Oostenrijk. Steeds meer Nederlandse bedrijven organiseren evenementen in het buitenland. De facturen die daarbij komen kijken, lopen snel op: zaalhuur, catering, techniek, hotels, vervoer en entertainment. Een deel daarvan heeft buitenlandse btw. Welk deel, en wat je terugkrijgt, hangt af van het soort dienst en het land.
Drie soorten facturen
| Soort | Voorbeelden | Btw op de factuur |
|---|---|---|
| Diensten die met een gebouw samenhangen | Zaalhuur, standhuur op een vaste locatie, hotelkamers | Vaak lokale btw |
| Toegang en evenementdiensten | Tickets voor een beurs, congres of concert | Lokale btw |
| Algemene diensten aan een ondernemer | Eventbureau, techniek, ontwerp, artiestenbureau | Vaak verlegd |
| Catering en restaurant | Diner, lunch, borrel | Lokale btw |
| Goederen ter plaatse | Drukwerk, decoratie, cadeaus gekocht in het land | Lokale btw |
Zaalhuur
Of zaalhuur lokale btw heeft, hangt af van wat je huurt. Huur je alleen een ruimte in een gebouw, dan is dat een dienst die samenhangt met onroerend goed (artikel 47 van de EU-btw-richtlijn). Die is belast waar het gebouw staat. Zit er veel meer bij, zoals techniek, personeel en catering, dan kan het als evenementdienst gelden, met eigen regels. De Europese uitvoeringsverordening (282/2011, artikel 31bis) geeft voorbeelden: de verhuur van een stand op een beurs met diensten erbij valt niet onder de regel voor onroerend goed, maar de verhuur van een ruimte als zodanig wel.
In de praktijk: kijk op de factuur. Rekent de verhuurder lokale btw, dan vraag je die terug. Factureert hij met verlegde btw, dan geef je de btw aan in je Nederlandse aangifte. Zie plaats van dienst en btw verlegd.
Eventbureau en techniek
Een eventbureau dat het hele evenement voor je regelt, verricht meestal een algemene dienst aan een ondernemer. Die is belast in Nederland: het bureau factureert zonder lokale btw, met verlegging. Geluid, licht en techniek die los worden ingehuurd, kunnen ook onder de hoofdregel vallen.
Catering
Catering en restaurantdiensten zijn belast waar ze plaatsvinden. Je krijgt dus lokale btw. Of die aftrekbaar is, hangt af van het land en het doel:
- Gasten en klanten: in veel landen representatie, en dus uitgesloten. Duitsland en Frankrijk laten het toe.
- Eigen personeel: in een aantal landen aftrekbaar, maar niet in België, Polen, Oostenrijk en Hongarije.
Zie representatiekosten en hotel en restaurant per land.
Verkoop je zelf tickets? Dan registratie
Organiseer je een evenement waarvoor deelnemers betalen, dan verricht je zelf een dienst: toegang tot een evenement. Die is belast in het land waar het evenement plaatsvindt, ook als de deelnemers ondernemers zijn. Je moet dan in dat land btw afdragen. Meestal betekent dat een btw-registratie in dat land, en dan trek je de btw op je kosten af in je lokale aangifte in plaats van via teruggaaf.
Een paar landen verleggen de btw naar Nederlandse of lokale ondernemers in zo'n geval, maar dat is uitzondering. Laat het vooraf toetsen. Zie btw-registratie in het buitenland.
Een gratis evenement voor klanten valt hier niet onder: je verkoopt dan niets, en de teruggaafprocedure blijft beschikbaar.
Rekenvoorbeeld: dealermeeting in Milaan
Een Nederlandse fabrikant organiseert een tweedaagse dealermeeting voor 40 Italiaanse dealers in een hotel in Milaan. Deelname is gratis.
| Kosten | Btw | Aftrekbaar in Italië | Terug |
|---|---|---|---|
| Vergaderzaal in het hotel | €440 (22%) | Ja | €440 |
| Hotelkamers voor eigen personeel | €120 (10%) | Ja | €120 |
| Hotelkamers voor dealers | €480 (10%) | Nee, representatie | €0 |
| Lunch en diner voor iedereen | €360 (10%) | Alleen eigen personeel | €47 |
| Techniek, via Nederlands eventbureau | verlegd | ||
| Drukwerk, in Italië gekocht | €66 (22%) | Ja | €66 |
| Totaal | €1.466 | €673 |
Het eigen personeel is 6 van de 46 aanwezigen: ongeveer 13% van de catering. De rest is representatie. Leg die verdeling vast, bijvoorbeeld met een deelnemerslijst.
De factuur van de locatie
Evenementlocaties en hotels sturen vaak één factuur voor alles. Vraag om een gespecificeerde factuur, op naam van je bedrijf, met:
- de zaalhuur apart,
- de catering per dag,
- de kamers per persoon of per groep (personeel en gasten apart),
- het btw-tarief per regel.
Dan kun je per regel bepalen wat aftrekbaar is. Een totaalbedrag zonder splitsing maakt het lastig en leidt tot vragen.
Teamuitjes en incentives
Een teamuitje of incentivereis voor je eigen personeel naar het buitenland is meestal geen zakelijke kostenpost voor de btw, maar een voordeel voor het personeel. In veel landen is dat uitgesloten van aftrek, en ook in Nederland gelden beperkingen. Ga ervan uit dat de btw op een teamuitje niet terugkomt, tenzij er een duidelijk zakelijk programma is, zoals een training of strategiedag. Boek je het via een reisbureau, dan geldt vaak de margeregeling en staat er geen btw op.
Zo pak je het aan
- Vraag vooraf offertes met btw per regel, zodat je weet wat terugkomt.
- Leg vast wie er was: eigen personeel, klanten, sprekers. Dat bepaalt wat aftrekbaar is.
- Laat alles op naam van je bedrijf factureren, met je btw-nummer.
- Controleer na afloop elke factuur op tarief, btw-nummer van de leverancier en splitsing.
- Neem alleen het aftrekbare deel op in je teruggaafverzoek, met de juiste kostencode.
Veelgemaakte fouten bij evenementen
- Eén totaalfactuur van de locatie. Zonder splitsing tussen zaal, catering en kamers kun je niet per regel bepalen wat aftrekbaar is. In landen die representatie uitsluiten, wordt dan soms de hele factuur afgewezen.
- Catering voor gasten volledig opgeven. In de meeste landen is dat representatie. Neem alleen het deel van je eigen personeel op, tenzij het land representatie toelaat, zoals Duitsland voor zakelijke etentjes.
- Lokale btw op een factuur van het eventbureau terugvragen. Had het bureau met verlegde btw moeten factureren, dan is de lokale btw ten onrechte berekend. Die vraag je terug bij de leverancier, niet bij de fiscus. Zie teruggaaf of aangifte.
- Tickets verkopen zonder registratie. Dan ben je lokale btw verschuldigd zonder die af te dragen. Dat komt vaak pas bij een controle naar boven, met naheffing en boete.
Btw-planning voor een evenement
Begin bij de begroting:
- Maak per kostenpost een regel met het bedrag zonder btw, het lokale tarief en het aftrekbare deel in dat land.
- Reken met de kosten na teruggaaf. Wat niet terugkomt, hoort bij je kosten. Wat terugkomt, is voorfinanciering, die je vier tot acht maanden later terugkrijgt.
- Kies je leveranciers bewust. Een Nederlands eventbureau dat alles regelt en met verlegde btw factureert, kan per saldo goedkoper zijn dan losse lokale leveranciers met lokale btw die je deels niet terugkrijgt.
- Bepaal vooraf of er tickets verkocht worden, en zo ja, of je een registratie nodig hebt.
- Leg de aanwezigheidslijst vast, met per persoon of het om eigen personeel, klanten of sprekers gaat.
Sprekers en artiesten
Betaal je een spreker of artiest uit het land zelf, dan kan die zijn honorarium met lokale btw factureren of met verlegde btw, afhankelijk van het land en het soort optreden. Voor optredens voor publiek geldt een eigen regel, maar voor een besloten bedrijfsevenement is het meestal een gewone dienst aan een ondernemer, belast in Nederland. Bij twijfel: kijk wat er op de factuur staat, en vraag bij lokale btw of verlegging niet juist was.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw op zaalhuur in het buitenland terugvragen?
Ja, als de verhuurder lokale btw rekent en het land de kosten niet uitsluit. Wordt de btw verlegd, dan geef je die aan in je Nederlandse aangifte.
Is catering voor klanten op een buitenlands evenement aftrekbaar?
In de meeste landen niet: het geldt als representatie. In Duitsland en Frankrijk wel.
Moet ik me registreren als ik tickets verkoop voor een evenement in het buitenland?
Meestal wel. Toegang tot een evenement is belast in het land van het evenement. Je draagt de btw daar af, vaak via een lokale registratie.
Is de btw op een teamuitje in het buitenland terug te vragen?
Meestal niet. Een uitje voor personeel geldt vaak als voordeel voor het personeel en is in veel landen uitgesloten.
Welke kostencode gebruik ik voor zaalhuur en catering?
Zaalhuur valt meestal onder kostencode 8 (beurzen en tentoonstellingen) of 10 (overig), catering onder code 7 (eten en drinken) of 9 (representatie) als het om gasten gaat. Zie kostencodes.