Het recht op aftrek van btw bestaat alleen voor goederen en diensten die je gebruikt voor je belaste handelingen (artikel 168 van de EU-btw-richtlijn). Voor buitenlandse btw-teruggaaf geldt hetzelfde: alleen zakelijke kosten. Het land van teruggaaf beoordeelt dat volgens zijn eigen regels. Zie aftrekrecht.
Wat is zakelijk?
Kosten zijn zakelijk als er een direct en onmiddellijk verband is met je bedrijfsactiviteiten. Voorbeelden:
| Zakelijk | Niet zakelijk |
|---|---|
| Hotel voor een klantbezoek of beurs | Hotel tijdens je vakantie |
| Diesel voor een rit naar een project | Diesel voor een privéweekend |
| Lunch op zakenreis | Diner met je partner |
| Materiaal voor een klus | Gereedschap voor je eigen huis |
| Beurskaartjes | Toegang tot een pretpark |
Gemengde kosten
Sommige kosten zijn deels zakelijk, deels privé:
- Een zakenreis met een paar vakantiedagen erachter. Het hotel voor de zakelijke dagen is zakelijk, de rest niet. Splits de rekening of reken naar verhouding.
- Een partner die meereist. De extra kosten voor de partner zijn privé.
- Een auto die ook privé wordt gebruikt. Veel landen lossen dit op met een vast percentage voor personenauto's, zoals 50% in België en Spanje of 40% in Italië. Andere landen sluiten de kosten helemaal uit, zoals Oostenrijk en Denemarken. Zie personenauto voor de btw.
Hoe onderbouw je het?
Het land van teruggaaf kan vragen waarvoor de kosten waren. Zorg dat je het kunt laten zien:
- Een korte omschrijving per reis: doel, klant of beurs, data.
- Bewijs van de afspraak: een agenda-item, offerte, opdrachtbevestiging of beursregistratie.
- Bij restaurants: met wie je at en waarom. Dat is ook nodig om representatie te onderscheiden van maaltijden op reis.
- Bij voertuigen: welk voertuig het was, en bij gemengd gebruik eventueel een rittenregistratie.
In het EU-portaal geef je bij je verzoek ook een omschrijving van je bedrijfsactiviteit (NACE-code). Past een uitgave niet bij je activiteit, dan kan het land om uitleg vragen. Zie verzoek om aanvullende informatie.
Personeel
Kosten van personeel op zakenreis zijn kosten van de onderneming, als de reis zakelijk is. Kosten die je als werkgever voor het privéleven van personeel maakt, zoals een personeelsfeest of een cadeau, zijn in veel landen uitgesloten. Zie ook evenement in het buitenland.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw terugvragen over een zakenreis met vakantiedagen erachter?
Alleen over het zakelijke deel. Splits het hotel en andere kosten tussen de zakelijke en de privédagen.
Moet ik bewijzen dat een buitenlandse uitgave zakelijk was?
Als het land van teruggaaf erom vraagt, wel. Houd per reis bij waarvoor die was, met een afspraak, beursregistratie of opdracht.
Hoe zit het met een auto die ik ook privé gebruik?
Veel landen passen daarvoor een vast percentage toe, of sluiten de kosten uit. Je vraagt terug volgens de regel van het land voor personenauto's, en alleen voor zakelijke ritten.