Een buitenlandse belastingdienst controleert je aanvraag op afstand. Soms heeft hij meer nodig dan de gegevens in het portaal. Dan stuurt hij een verzoek om aanvullende informatie. Dat is geen afwijzing, maar een kans om je aanvraag compleet te maken.
Wat zegt de richtlijn?
Artikel 20 van Richtlijn 2008/9/EG:
- Het land van teruggaaf mag aanvullende informatie vragen binnen de beslistermijn van vier maanden.
- Het mag die vragen aan jou, aan de Nederlandse Belastingdienst of aan anderen, zoals de leverancier.
- Het mag om het origineel of een kopie van een factuur vragen als het redelijke twijfel heeft over de juistheid.
- Je moet de informatie binnen één maand na ontvangst van het verzoek geven.
- Het land mag meer dan één keer vragen, maar moet binnen acht maanden na je aanvraag beslissen.
Hoe komt een verzoek binnen?
Meestal per e-mail, op het adres dat je in je aanvraag opgaf. Soms via het portaal van de Belastingdienst, soms per post. Het verzoek kan in de taal van het land zijn. Controleer dus regelmatig het e-mailadres, ook de spammap.
Wat wordt er gevraagd?
| Vraag | Wat je stuurt |
|---|---|
| Kopie of origineel van een factuur | Een leesbare scan, of het origineel per post als daarom wordt gevraagd |
| Zakelijk doel van de kosten | Korte uitleg: reden van de reis, klant, beurs, project |
| Bewijs van betaling | Bankafschrift of creditcardafschrift |
| Gegevens over je bedrijf | Uittreksel KvK, omschrijving van je activiteiten |
| Verklaring over het voertuig | Kentekenbewijs, soort voertuig, zakelijk gebruik |
| Uitleg bij een afwijkend btw-nummer | Gegevens van de leverancier, gecorrigeerde factuur |
Zo reageer je goed
- Binnen een maand. Lukt dat niet volledig, stuur dan wat je hebt en geef aan wanneer de rest volgt.
- Met het kenmerk van het verzoek en het nummer van je aanvraag.
- Per factuur, met het factuurnummer zoals in je aanvraag.
- In het Engels als je de taal van het land niet beheerst. De meeste landen accepteren dat.
- Volledig en concreet. Een vage uitleg leidt tot een nieuwe vraag.
- Met bewijs van verzending. Bewaar je antwoord en de bijlagen.
Wat als je niet reageert?
Dan beslist het land op basis van wat het heeft. Meestal wijst het de facturen waarover het vragen had af. Bovendien verlies je het recht op rente als de betaling daardoor later komt (artikel 27). Zie beslistermijn en rente.
Ben je het niet eens met het besluit dat volgt, dan kun je bezwaar maken. Zie bezwaar en beroep bij de buitenlandse fiscus en aanvraag afgewezen of vragen van de buitenlandse fiscus.
Veelgestelde vragen
Hoe lang heb ik om aanvullende informatie te geven?
Eén maand na ontvangst van het verzoek.
In welke taal moet ik antwoorden?
Bij voorkeur in de taal van het land, maar de meeste landen accepteren ook Engels. Vraag het na als je twijfelt.
Wat als ik een gevraagde factuur niet meer heb?
Vraag de leverancier om een kopie of duplicaat, en laat de belastingdienst weten dat je die hebt opgevraagd. Zonder factuur wordt de teruggaaf voor die kosten meestal afgewezen.