België is dichtbij, en dus een land waar veel Nederlandse ondernemers kosten maken. Een klantbezoek in Antwerpen, een beurs in Brussel of Kortrijk, een montageklus in Gent. Toch levert België minder btw-teruggaaf op dan je zou verwachten. De Belgische btw-wet sluit een aantal grote kostenposten uit, zoals hotels en restaurants. En wat wel terug kan, moet perfect gedocumenteerd zijn: België wil bij elke factuur een kopie.
De Belgische btw-tarieven
België heeft drie tarieven:
- 21%: standaard, voor brandstof, huurauto's, parkeren, beursdiensten en drankjes.
- 12%: onder meer voor eten in restaurants.
- 6%: onder meer voor personenvervoer zoals taxi en trein.
Hotelovernachtingen vallen onder een verlaagd tarief. Voor de teruggaaf maakt dat weinig uit, want hotelbtw is in België niet aftrekbaar.
Wat krijg je terug?
Voor een Nederlandse ondernemer op zakenreis met een gewone personenauto:
| Soort kosten | Terug | Waarom |
|---|---|---|
| Beurs en stand | 100% | Gewone bedrijfskosten |
| Hotel | 0% | Logies uitgesloten (art. 45 Wetboek btw) |
| Restaurant | 0% | Spijzen en dranken uitgesloten |
| Brandstof | 50% | Personenauto: hoogstens 50% |
| Huurauto | 50% | Personenauto: hoogstens 50% |
| Taxi, trein en ov | 100% | Gewone bedrijfskosten |
| Tol en vignet | 50% | Personenauto: hoogstens 50% |
| Parkeren | 50% | Personenauto: hoogstens 50% |
| Onderhoud, banden en reparatie | 50% | Personenauto: hoogstens 50% |
De bron voor alle beperkingen is artikel 45 van het Belgische Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde. Het volledige overzicht, ook voor bestelbussen en vrachtwagens, staat op btw terugvragen uit België.
Hotels en restaurants: de uitzondering
Artikel 45, § 3 van het Belgische Wetboek btw sluit de aftrek uit voor logies, spijzen en dranken. Dat geldt voor Belgische ondernemers en dus ook voor jou. Een overnachting in Brussel of een diner in Antwerpen levert geen teruggaaf op.
Er is één belangrijke uitzondering. De btw is wel aftrekbaar als de kosten zijn gemaakt voor personeel dat buiten de onderneming goederen levert of diensten verricht. Denk aan:
- een monteur die in België een machine installeert,
- een chauffeur die goederen aflevert,
- een technicus die onderhoud doet bij een Belgische klant,
- een bouwploeg die in België een klus uitvoert.
Overnacht en eet zo'n medewerker in België tijdens het werk, dan zijn hotel en maaltijden wel aftrekbaar. Een verkoper die een klant bezoekt of een directeur op een beurs valt er niet onder.
Let op: voert je bedrijf in België werk uit, dan moet je nagaan of je je daar moet registreren voor de btw. Bij bouw- en installatiewerk aan onroerend goed is dat vaak zo, of geldt een verleggingsregeling. Lees btw-registratie in het buitenland.
Meer over hotels en restaurants in heel Europa: hotel- en restaurantbtw per land.
Auto's: 50% voor personenauto's, 85% voor bestelwagens
Voor personenauto's beperkt België de aftrek tot hoogstens 50%. Dat geldt voor alle kosten van de auto: brandstof, huur, tol, parkeren, onderhoud en reparaties. Je vraagt dus de helft van de btw terug.
Voor bestelwagens (lichte vrachtauto's tot 3,5 ton) hanteert de Belgische fiscus een forfait van 85% bij overwegend zakelijk gebruik. Wie kan aantonen dat de bus volledig zakelijk wordt gebruikt, bijvoorbeeld met een rittenregistratie, kan 100% aftrekken. Bron: artikel 45, § 1quinquies en circulaire 2015/C/36 van de FOD Financiën. Vrachtwagens boven 3,5 ton zijn volledig aftrekbaar.
| Voertuig | Brandstof, huur, tol, parkeren, onderhoud |
|---|---|
| Personenauto (ook elektrisch) | 50% |
| Bestelbus tot 3,5 ton | 85% (100% met rittenregistratie) |
| Vrachtwagen boven 3,5 ton | 100% |
Meer over bestelbussen in heel Europa: bestelbus in Europa: btw per land.
Tol in België
Voor personenauto's is er in België geen snelwegtol. Wel betaal je tol voor sommige tunnels, zoals de Liefkenshoektunnel bij Antwerpen. Daar zit btw op, en die is voor een personenauto voor 50% terug te vragen.
Vrachtwagens boven 3,5 ton betalen de Belgische kilometerheffing via Viapass. Daar zit geen btw op, dus er is niets terug te vragen. Zie tol zonder btw.
Beurzen in België
Voor beurzen in Brussel, Kortrijk, Gent of Antwerpen geldt hetzelfde als elders: standhuur en standbouw voor een ondernemer worden meestal zonder Belgische btw gefactureerd (btw verlegd naar jou). Toegangskaarten, catering en lokale diensten hebben wel Belgische btw. De beurskosten zelf zijn volledig aftrekbaar. De catering op je stand valt echter onder spijzen en dranken, en is dus niet aftrekbaar.
Zie btw terugvragen na een beurs in het buitenland.
België wil altijd een kopie
België is een van de weinige landen die bij elke factuur een kopie wil, ongeacht het bedrag. Voeg dus bij elke factuur in je aanvraag een leesbare scan of pdf toe. Een ontbrekende kopie betekent dat die factuur wordt afgewezen. Zie kopie van de factuur meesturen.
Een kassabon zonder bedrijfsnaam is in België niet genoeg. Vraag bij tanken en parkeren om een factuur op bedrijfsnaam, of gebruik een tankpas die maandelijks factureert.
Rekenvoorbeeld: monteur versus verkoper
Twee medewerkers van hetzelfde Nederlandse bedrijf zijn een week in België. De monteur installeert een machine bij een klant in Luik. De verkoper bezoekt klanten in Vlaanderen. Beiden rijden met een personenauto.
| Kosten | Btw | Monteur terug | Verkoper terug |
|---|---|---|---|
| Hotel, 4 nachten | €54 | €54 | €0 |
| Maaltijden | €66 | €66 | €0 |
| Brandstof | €84 | €42 | €42 |
| Parkeren | €12 | €6 | €6 |
| Totaal | €216 | €168 | €48 |
Het verschil zit in de uitzondering voor personeel dat een dienst verricht. Leg in je administratie vast waarom de medewerker in België was, bijvoorbeeld met de werkbon of de opdracht.
Fouten die we bij België vaak zien
- Hotel en restaurant opgevoerd voor een klantbezoek. Dat levert in België niets op en vergroot de kans op vragen. Neem het alleen op als de uitzondering voor personeel dat een dienst verricht van toepassing is, en leg dat vast.
- Volledige brandstof-btw voor een personenauto. België geeft 50%. Vul zelf het juiste bedrag in.
- Kopie vergeten. België wil er altijd een. Een factuur zonder kopie wordt afgewezen.
- Parkeerbon uit de automaat. Zonder bedrijfsnaam niet genoeg. Gebruik een parkeerapp met een zakelijk account die maandelijks factureert, of vraag een factuur bij de parkeergarage.
- Belgische btw-nummers verkeerd overgenomen. Een Belgisch btw-nummer is BE plus tien cijfers en begint met een 0 of 1. Controleer het in de VIES-controle.
Antwoorden op vragen van de FOD Financiën
Belgische vragen komen in het Nederlands of Frans. Antwoord binnen een maand, kort en volledig, en stuur de gevraagde stukken mee. Gaat het om de uitzondering voor personeel, voeg dan de werkbon, de opdrachtbevestiging of de factuur aan de Belgische klant toe. Zie verzoek om aanvullende informatie.
Rijd je vaak door naar het groothertogdom? Luxemburg is veel ruimer dan België: zie btw terugvragen uit Luxemburg.
Zo dien je in
Je vraagt Belgische btw terug via het portaal van de Nederlandse Belastingdienst, die de aanvraag doorstuurt naar de Belgische FOD Financiën. Uiterlijk 30 september van het jaar na de kosten. Het minimum is €50 voor een jaaraanvraag en €400 voor een kortere periode. Zie het portaal stap voor stap.
Omdat België veel uitsluit en altijd kopieën wil, is het extra belangrijk om alleen het aftrekbare deel op te voeren. Een aanvraag met hotel- en restaurantbtw zonder uitzondering leidt tot een afwijzing van die posten en vaak tot vragen over de rest.
Veelgestelde vragen
Kan ik hotelbtw uit België terugvragen?
Meestal niet. België sluit logies, spijzen en dranken uit van aftrek. Alleen voor personeel dat in België goederen levert of een dienst verricht, zoals een monteur of chauffeur, is het wel terug te vragen.
Hoeveel btw krijg ik terug op diesel in België?
Voor een personenauto 50%, voor een bestelbus 85% (of 100% met rittenregistratie) en voor een vrachtwagen 100%.
Moet ik bij een Belgische teruggaaf altijd een kopie van de factuur meesturen?
Ja. België wil bij elke factuur een kopie, ongeacht het bedrag.
Zit er btw op de Belgische kilometerheffing?
Nee. Op de kilometerheffing voor vrachtwagens (Viapass) zit geen btw. Op tunneltol zoals de Liefkenshoektunnel wel.