Het portaal van de Belastingdienst voor btw-teruggaaf, stap voor stap

Btw uit een ander EU-land vraag je niet bij dat land zelf aan, maar bij de Nederlandse Belastingdienst. Die heeft een apart online portaal voor btw-teruggaaf uit andere EU-landen. De Belastingdienst controleert of je ondernemer bent en stuurt je verzoek binnen vijftien dagen door naar het land van teruggaaf. In dit artikel lopen we het portaal stap voor stap door.

Wat heb je nodig?

Zorg dat je dit klaar hebt voordat je begint:

• eHerkenning voor je bedrijf, met de juiste machtiging voor btw-teruggaaf. Of een adviseur met een machtiging om namens jou in te dienen.
• Je btw-identificatienummer (NL123456789B01).
• Je bankgegevens: IBAN en BIC van een rekening op naam van je bedrijf.
• Je activiteitscode, de code van je bedrijfsactiviteit volgens de Europese NACE-indeling. Die vind je via je SBI-code bij de KvK.
• Alle facturen per land, gecontroleerd, met per factuur het aftrekbare bedrag.
• Scans of pdf's van de facturen waarvoor het land een kopie wil.

Stap 1: inloggen

Ga naar de website van de Belastingdienst en zoek de dienst voor het terugvragen van btw uit een ander EU-land. Log in met eHerkenning. Een adviseur logt in met zijn eigen eHerkenning en kiest de klant waarvoor hij een machtiging heeft.

Werkt je eHerkenning niet of mis je de machtiging? Regel dat ruim voor de deadline. Een nieuw middel of een extra machtiging kan dagen tot weken duren.

Stap 2: een nieuw verzoek per land

Je maakt per land een apart verzoek. Kies:

• het land van teruggaaf, bijvoorbeeld Duitsland,
• de periode, bijvoorbeeld 1 januari tot en met 31 december 2026, of een kwartaal.

Een verzoek over een kortere periode dan een jaar moet minstens drie maanden zijn en minstens €400 aan btw bevatten. Een jaarverzoek minstens €50. Zie kwartaalaanvraag of jaaraanvraag.

Stap 3: je gegevens

Het portaal vult een deel van je bedrijfsgegevens zelf in. Controleer ze en vul aan:

• naam, adres en e-mailadres van je bedrijf (de buitenlandse fiscus mailt naar dit adres),
• contactpersoon,
• bankgegevens voor de uitbetaling,
• je activiteitscode.

Sommige landen vragen een omschrijving van je bedrijfsactiviteit in hun eigen taal of in het Engels. Het portaal geeft aan als dat zo is.

Gebruik een e-mailadres dat het hele jaar gelezen wordt. Vragen van de buitenlandse fiscus moet je binnen een maand beantwoorden. Zie verzoek om aanvullende informatie.

Stap 4: de facturen

Dit is het grootste deel van het werk. Per factuur vul je in:

De kostencode

Per factuur kies je een kostencode. Die codes zijn in de hele EU gelijk:

1. Brandstof
2. Huur van vervoermiddelen
3. Andere uitgaven voor vervoermiddelen (onderhoud, parkeren, reparatie)
4. Tol en wegenheffingen
5. Reiskosten, zoals taxi en openbaar vervoer
6. Logies
7. Spijzen, dranken en restaurantdiensten
8. Toegang tot beurzen en tentoonstellingen
9. Luxeuitgaven, amusement en representatie
10. Overige

Sommige landen werken met subcodes, zoals een onderverdeling van brandstof in diesel en benzine. Het portaal toont die als het land ze vraagt.

Het aftrekbare bedrag

Vul hier alleen in wat in dat land aftrekbaar is. Een Italiaanse brandstoffactuur met €22 btw voor een personenauto: aftrekbaar is 40%, dus €8,80. Een Belgische restaurantrekening: aftrekbaar €0, dus die neem je niet op. Zie aftrekbeperking.

Veel facturen? Werk in de volgorde van het portaal

Bij tientallen facturen is overtypen foutgevoelig. Zet je facturen vooraf in een lijst in dezelfde volgorde als de velden in het portaal, met per factuur het aftrekbare bedrag al uitgerekend. Nutback doet dat voor je: alle velden per factuur staan klaar in de volgorde van het portaal, met een kopieerknop per veld.

Stap 5: kopieën toevoegen

Wil het land een kopie, dan voeg je die per factuur toe als pdf of afbeelding. Welke landen wat willen:

• Altijd: België, Cyprus, Ierland, Litouwen.
• Vanaf €1.000 zonder btw, brandstof vanaf €250: onder meer Duitsland, Frankrijk, Spanje, Polen, Tsjechië, Hongarije, Roemenië.
• Niet, tenzij het land erom vraagt: onder meer Oostenrijk, Italië, Zweden, Denemarken, Luxemburg.

Er geldt een maximale bestandsgrootte. Scan leesbaar, maar niet in een te hoge resolutie. Zie kopie van de factuur meesturen.

Stap 6: controleren en versturen

Controleer voor het versturen:

• Kloppen de totalen per land met je eigen overzicht?
• Valt elke factuur in de gekozen periode (of in een eerdere periode van hetzelfde jaar die je nog niet aanvroeg)?
• Staat geen enkele factuur al in een eerdere aanvraag?
• Zit je boven het minimum?

Verstuur de aanvraag. Je krijgt een elektronische ontvangstbevestiging. Bewaar die: het is je bewijs dat je op tijd was.

Wat gebeurt er daarna?

1. De Belastingdienst controleert of je btw-ondernemer bent en geen vrijstelling of KOR toepast, en stuurt het verzoek door naar het land van teruggaaf.
2. Het land van teruggaaf beslist binnen vier maanden. Stelt het vragen, dan kan het oplopen tot acht maanden.
3. Je krijgt het besluit per e-mail of via het portaal, vaak in de taal van dat land.
4. De uitbetaling volgt binnen tien werkdagen na het besluit, op je bankrekening.

Betaalt een land te laat, dan heb je recht op rente. Zie beslistermijn en rente. Wordt je verzoek (deels) afgewezen, lees dan aanvraag afgewezen of vragen van de buitenlandse fiscus.

Voor landen buiten de EU

Het portaal werkt alleen voor EU-landen. Voor het VK gebruik je formulier VAT65A, voor Noorwegen RF-1032 en voor Zwitserland een fiscaal vertegenwoordiger. Zie btw terugvragen uit het VK en Zwitserland en Noorwegen.

Een voorbeeld: één verzoek aan Duitsland

Een adviesbureau vraagt Duitse btw terug over 2026. Het verzoek bevat vier regels:

Het totaal is €88,70. Dat is boven het jaarminimum van €50. Een kwartaalaanvraag kan niet, want daarvoor is €400 nodig. Er hoeft geen kopie mee, want geen factuur komt boven €1.000 of, voor brandstof, boven €250.

Zes tips uit de praktijk

• Sla tussentijds op. Bij veel facturen kost invullen tijd; sla je verzoek tussendoor op als concept.
• Houd je bronlijst naast het scherm, gesorteerd zoals het portaal vraagt.
• Gebruik de datum van de factuur, niet de datum van betaling.
• Vul het btw-bedrag in de munt van de factuur in bij landen zonder euro. Zie wisselkoers.
• Bewaar de ontvangstbevestiging direct als pdf.
• Controleer het e-mailadres voor vragen. Daar komen verzoeken om informatie binnen, met een termijn van een maand.

Veelgestelde vragen

Waar vraag ik btw uit een ander EU-land terug?

Bij de Nederlandse Belastingdienst, via het online portaal voor btw-teruggaaf uit andere EU-landen. Je logt in met eHerkenning. De Belastingdienst stuurt het verzoek door naar het andere land.

Moet ik per land een apart verzoek doen?

Ja. Je maakt per land van teruggaaf en per periode een apart verzoek.

Welke kostencode kies ik voor een hotel?

Code 6, logies. Restaurants zijn code 7, brandstof code 1 en toegang tot beurzen code 8.

Hoe lang duurt het voordat de Belastingdienst mijn verzoek doorstuurt?

De Belastingdienst stuurt het verzoek binnen vijftien dagen door, tenzij je geen recht hebt op teruggaaf, bijvoorbeeld omdat je de KOR toepast.