Wie buitenlandse btw wil terugvragen, kan het zelf doen, of het laten doen. Er zijn gespecialiseerde bureaus, tankpas- en tolaanbieders met een teruggaafdienst, accountantskantoren en software. Wat past het best? Dat hangt af van hoeveel je terugvraagt, uit welke landen, en hoeveel tijd en kennis je zelf hebt.
Drie opties naast elkaar
| Zelf doen | Uitbesteden aan een bureau | Boekhouder met software | |
|---|---|---|---|
| Kosten | Eigen tijd | Vaak 10% tot 30% van de teruggaaf | Vast bedrag of abonnement |
| Tijd voor jou | Hoog | Laag | Laag tot gemiddeld |
| Kennis nodig | Veel | Weinig | Weinig |
| Controle per factuur | Zelf | Door het bureau | Door software en boekhouder |
| Landen buiten de EU | Zelf regelen | Vaak inbegrepen | Wisselend |
| Geschikt voor | Weinig landen, eenvoudige kosten | Veel landen, grote bedragen, buiten de EU | Mkb met kosten in een paar EU-landen |
Zelf doen
Je dient zelf in via het portaal van de Belastingdienst, met je eigen eHerkenning. Dat kost niets behalve tijd. Hoeveel tijd hangt af van het aantal facturen en landen. Voor een eerste aanvraag met een paar landen en tientallen facturen ben je al snel een dag kwijt aan verzamelen, controleren, invullen en kopieën uploaden.
Het lastigste is de kennis per land: welke kosten zijn aftrekbaar, voor welk percentage, wanneer een kopie mee moet, welke kostencode. Fouten leiden tot afwijzingen en vragen. Lees het portaal stap voor stap en de 12 meest gemaakte fouten.
Uitbesteden aan een bureau
Gespecialiseerde teruggaafbureaus doen het hele proces: verzamelen, controleren, indienen, vragen beantwoorden en opvolgen. Ze werken met een machtiging en hebben kennis van de regels per land.
Wat het kost
Bureaus rekenen meestal een percentage van wat terugkomt: vaak tussen 10% en 30%, soms met een minimum per aanvraag of per land. Sommige rekenen een vast bedrag. Bij voorschieten (je krijgt het geld eerder, het bureau wacht op de buitenlandse fiscus) is het percentage hoger.
| Teruggaaf per jaar | Kosten bij 20% | Kosten bij 25% |
|---|---|---|
| €2.000 | €400 | €500 |
| €10.000 | €2.000 | €2.500 |
| €50.000 | €10.000 | €12.500 |
Wanneer het loont
- Je hebt kosten in veel landen, ook buiten de EU (Zwitserland, Noorwegen, het VK).
- Het gaat om grote bedragen, waarbij een afwijzing veel kost.
- Je hebt bijzondere situaties: invoer-btw, registraties, gemengde prestaties.
- Je wilt er helemaal niets mee te maken hebben.
Waar je op let
- Wat zit er in het percentage? Ook het beantwoorden van vragen en bezwaar?
- Percentage van wat? Van de aangevraagde of van de uitbetaalde btw?
- Wie ontvangt het geld? Rechtstreeks op jouw rekening, of eerst bij het bureau?
- Opzegtermijn en exclusiviteit. Kun je per land kiezen?
- Dubbel aanvragen. Spreek af wie welke landen en facturen doet. Zie dubbel aanvragen voorkomen.
Via je tankpas- of tolaanbieder
Grote tankpas- en tolaanbieders bieden een teruggaafdienst voor de btw op hun eigen facturen: diesel en tol. Vaak schieten ze de btw voor, tegen een vergoeding. Dat is efficiënt voor transporteurs, maar dekt alleen die facturen. Hotels, reparaties en andere kosten vraag je dan zelf of via een ander terug. Lees een tankpas kiezen.
Via je boekhouder met software
Steeds meer boekhouders bieden buitenlandse teruggaaf aan als onderdeel van hun dienstverlening. Met software die de bonnen controleert, per land de regels toepast en de aanvraag klaarzet, kost het per klant weinig tijd. De boekhouder dient in met een machtiging. Voor de klant is het meestal goedkoper dan een percentage, en de boekhouder kent de administratie al. Lees buitenlandse btw-teruggaaf als dienst voor je klanten.
Nutback is gebouwd voor deze route: voor ondernemers die het zelf willen doen zonder kennis per land, en voor boekhouders die het voor hun klanten doen. Je betaalt een vast bedrag per jaar of per klant, geen percentage van je teruggaaf. Bekijk de prijzen.
Een rekenvoorbeeld
Een technisch bedrijf vraagt per jaar €8.000 aan buitenlandse btw terug, uit Duitsland, België en Frankrijk.
| Optie | Kosten per jaar | Eigen tijd |
|---|---|---|
| Zelf doen | €0 | 20 tot 30 uur |
| Bureau, 20% | €1.600 | 2 uur |
| Boekhouder met software | €300 tot €600 | 3 uur |
| Nutback Pro zelf | €390 | 4 tot 6 uur |
Bij €80.000 per jaar en veel landen buiten de EU kan een bureau weer aantrekkelijker zijn, omdat de complexiteit hoger is. Bij een paar honderd euro per jaar is zelf doen of een eenvoudige tool het meest logisch.
Wat je zelf blijft doen, ook als je uitbesteedt
Uitbesteden betekent niet dat je er helemaal vanaf bent. Een bureau of boekhouder kan alleen terugvragen wat je aanlevert. Drie dingen blijven bij jou:
- Facturen op de juiste naam. De bedrijfsnaam, het adres en waar nodig het btw-nummer moeten op de factuur staan. Dat regel je bij de boeking of aan de balie, niet achteraf. Zie factuurvereisten.
- Facturen op tijd aanleveren. Een bureau dat in september je bonnen krijgt, haalt de deadline van 30 september misschien niet meer voor alle landen.
- Vragen beantwoorden. Vraagt een buitenlandse fiscus om uitleg over het zakelijke doel van een reis, dan heeft je adviseur jouw informatie nodig. Zie verzoek om aanvullende informatie.
Een stappenplan om te kiezen
- Tel wat je vorig jaar had kunnen terugvragen. Per land, met de juiste percentages. De gratis btw-scan geeft een eerste schatting.
- Tel het aantal landen en facturen. Onder de vijf landen en een paar honderd facturen per jaar is het met software goed zelf te doen.
- Kijk naar landen buiten de EU. Het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Noorwegen werken met eigen formulieren en vaak met originele of gewaarmerkte stukken en een vertegenwoordiger. Daar voegt een specialist meer toe.
- Vergelijk de echte kosten. Een percentage voelt als "niet betalen als er niets terugkomt", maar bij een stabiele teruggaaf betaal je elk jaar opnieuw een flink deel.
- Leg vast wie wat doet. Gebruik je meerdere partijen, bijvoorbeeld je tankpas voor diesel en je boekhouder voor de rest, maak dan per land en per soort kosten een verdeling.
Combineren mag
Veel bedrijven combineren. De tankpasaanbieder vraagt de btw op diesel en tol terug, de boekhouder doet hotels, beurzen en reparaties in de EU, en een bureau doet het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland. Dat werkt goed, zolang niemand dezelfde factuur twee keer indient. Een dubbele aanvraag leidt tot een afwijzing van de hele aanvraag of, als het later ontdekt wordt, tot een terugvordering met rente en soms een boete.
Let ook op de machtiging. In het portaal van de Belastingdienst kan per periode en per land maar één verzoek lopen. Spreek af wie welk land indient, zodat je elkaar niet in de weg zit.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om buitenlandse btw-teruggaaf uit te besteden?
Bureaus rekenen vaak 10% tot 30% van de teruggaaf, soms met een minimum. Bij voorschieten is het percentage hoger.
Kan mijn boekhouder buitenlandse btw voor mij terugvragen?
Ja, met een machtiging in eHerkenning voor de dienst btw-teruggaaf.
Wanneer loont een teruggaafbureau?
Bij veel landen, grote bedragen, landen buiten de EU of bijzondere situaties zoals invoer-btw. Voor eenvoudige teruggaven uit een paar EU-landen is het vaak duurder dan nodig.
Mag ik zelf aanvragen als mijn tankpasaanbieder dat ook doet?
Ja, maar niet voor dezelfde facturen. Spreek af wie welke facturen doet.
Kan ik uitbesteden en toch zelf meekijken?
Ja. Vraag het bureau of je boekhouder om per land een overzicht van de ingediende facturen, de aangevraagde btw en wat er is uitbetaald. Dan zie je ook welke facturen zijn afgewezen en waarom.
Wat gebeurt er met mijn geld als een bureau de teruggaaf ontvangt?
Dat hangt af van de afspraak. Sommige bureaus laten de buitenlandse fiscus rechtstreeks op jouw rekening betalen en sturen een factuur voor hun vergoeding. Andere ontvangen het geld zelf en betalen het na aftrek van hun vergoeding door. Rechtstreeks op je eigen rekening is het veiligst.