Veel mkb-bedrijven bestaan uit meerdere bv's: een holding, een of meer werkmaatschappijen, soms een vastgoed-bv. Voor de buitenlandse btw-teruggaaf roept dat vragen op. Op welke naam moet het hotel factureren? Wie dient de aanvraag in? En wat als de directeur van de holding naar een beurs gaat namens de werkmaatschappij? Dit artikel zet het op een rij.
De hoofdregel: wie de kosten maakt, vraagt terug
De teruggaaf hoort bij de ondernemer die de kosten maakt voor zijn belaste activiteiten en op wiens naam de factuur staat. Dat volgt uit het aftrekrecht in de EU-btw-richtlijn (artikel 168 en 178) en uit Richtlijn 2008/9/EG. Een factuur op naam van bv A kan niet worden teruggevraagd door bv B.
In de praktijk:
| Situatie | Wie vraagt terug? |
|---|---|
| Factuur op naam van de werkmaatschappij, kosten voor de werkmaatschappij | De werkmaatschappij, of de fiscale eenheid waar ze deel van is |
| Factuur op naam van de holding, kosten voor de werkmaatschappij | Probleem: laat de factuur aanpassen |
| Factuur op naam van de holding, kosten voor de holding | De holding, als die btw-ondernemer is |
Is de holding een ondernemer?
Een holding die alleen aandelen houdt en dividend ontvangt, is voor de btw geen ondernemer. Ze heeft dan geen aftrekrecht en kan geen buitenlandse btw terugvragen. Zie ondernemer voor de btw.
Een holding die tegen vergoeding diensten verricht aan haar werkmaatschappijen, zoals management, administratie of verhuur, is wel ondernemer. Voor kosten die bij die belaste diensten horen, heeft ze aftrekrecht. Het Hof van Justitie bevestigde dat in onder meer de zaak Larentia + Minerva (C-108/14 en C-109/14). Voor kosten die bij het houden van aandelen horen, niet.
Een directeur die via zijn holding een managementvergoeding factureert en voor een werkmaatschappij naar een beurs in Düsseldorf gaat: dan zijn de kosten van de beurs kosten van de werkmaatschappij. Laat de beurs- en hotelfacturen op naam van de werkmaatschappij zetten.
De fiscale eenheid voor de btw
Bv's die financieel, organisatorisch en economisch nauw verbonden zijn, kunnen een fiscale eenheid voor de btw vormen. Die geldt als één ondernemer, met één btw-nummer voor de aangifte. Zie fiscale eenheid.
Voor de buitenlandse teruggaaf betekent dat:
- De fiscale eenheid is de ondernemer die de teruggaaf vraagt. De aanvraag gaat onder het btw-nummer van de fiscale eenheid.
- Facturen op naam van een van de bv's in de eenheid zijn bruikbaar, omdat die bv deel uitmaakt van de ondernemer.
- De eenheid dient één verzoek per land in, met alle facturen van de bv's die erbij horen.
Let op: elke bv in een fiscale eenheid heeft in Nederland vaak nog een eigen btw-identificatienummer voor intracommunautaire handel. Leveranciers zetten soms dat nummer op de factuur. Dat is geen probleem, zolang de bv deel uitmaakt van de eenheid.
Een fiscale eenheid geldt alleen in Nederland. Voor andere landen is het nog steeds één Nederlandse ondernemer. Andersom: buitenlandse btw-groepen spelen voor jouw teruggaaf geen rol.
Sinds de uitspraken van het Hof van Justitie in de zaken Finanzamt T (C-269/20) en Norddeutsche Gesellschaft für Diakonie (C-141/20) is er discussie over hoe fiscale eenheden in Nederland worden vormgegeven. Er zijn plannen om het regime aan te passen. Controleer bij je adviseur hoe het er nu voor staat.
Machtiging bij meerdere bv's
Doet een boekhouder of de holding de teruggaaf voor meerdere bv's, dan is per bv (of per fiscale eenheid) een machtiging nodig. Een machtiging van de holding geldt niet automatisch voor de werkmaatschappij. Regel dit via eHerkenning per entiteit.
Hoe voorkom je fouten?
- Bepaal per reis welke bv de kosten maakt. Meestal de werkmaatschappij waarvoor de medewerker werkt.
- Geef medewerkers de juiste factuurgegevens: naam, adres en btw-nummer van die bv. Een kaartje of een notitie in de telefoon helpt.
- Gebruik per bv een eigen creditcard of tankpas, zodat de facturen automatisch op de goede naam komen.
- Controleer bij binnenkomst of de factuur op de goede naam staat. Laat hem anders direct aanpassen.
- Houd per bv of fiscale eenheid een eigen overzicht per land.
Wat als de factuur op de verkeerde naam staat?
Vraag de leverancier om een gecorrigeerde factuur op naam van de juiste bv. Zie creditnota en correctie. Doorbelasten van de holding naar de werkmaatschappij lost het niet op: de buitenlandse btw blijft dan op de factuur aan de holding staan, en de holding moet zelf aftrekrecht hebben om hem terug te vragen.
Bij een fiscale eenheid is een factuur op naam van de verkeerde bv binnen de eenheid geen probleem voor de teruggaaf, maar wel voor je eigen administratie. Boek de kosten in de bv die ze maakte.
Een voorbeeld
Groep met een holding en twee werkmaatschappijen. Werkmaatschappij A (installatietechniek) en B (verhuur van materieel) vormen samen met de holding een fiscale eenheid. De directeur bezoekt een beurs in Keulen voor A.
| Factuur | Op naam van | Aanvraag door |
|---|---|---|
| Beurskaarten | Werkmaatschappij A | Fiscale eenheid |
| Hotel | Holding | Fiscale eenheid (holding hoort bij de eenheid) |
| Diesel, tankpas van B | Werkmaatschappij B | Fiscale eenheid |
Alles gaat in één verzoek aan Duitsland, onder het btw-nummer van de fiscale eenheid. Zonder fiscale eenheid waren het drie aparte verzoeken geweest, en had de holding voor het hotel misschien geen aftrekrecht gehad.
Doorbelasten binnen de groep
Veel groepen belasten kosten door: de holding betaalt de beurs, en rekent de kosten met een managementfee of een interne factuur door aan de werkmaatschappij. Voor de buitenlandse btw lost dat niets op. De buitenlandse fiscus kijkt alleen naar de factuur van de buitenlandse leverancier en naar wie die factuur ontving. Twee gevolgen:
- Binnen een fiscale eenheid is de interne doorbelasting voor de btw onzichtbaar. De eenheid vraagt de buitenlandse btw terug, ongeacht welke bv de kosten intern draagt.
- Zonder fiscale eenheid vraagt de bv terug die de factuur ontving, als die aftrekrecht heeft. De doorbelasting zelf is een binnenlandse prestatie met Nederlandse btw, die losstaat van de buitenlandse teruggaaf.
Belast de holding door zonder dat ze zelf aftrekrecht heeft, dan blijft de buitenlandse btw bij de holding liggen als kosten. Dat is de duurste situatie.
Veelgemaakte fouten in groepen
- Aanvragen onder het btw-nummer van de holding voor facturen van een werkmaatschappij die niet in een fiscale eenheid zit.
- Eén aanvraag voor de hele groep zonder fiscale eenheid. Elke bv is dan een aparte ondernemer met een eigen verzoek.
- Een nieuwe bv vergeten aan te melden bij de fiscale eenheid. Facturen van een bv die nog niet in de eenheid zit, horen niet in het verzoek van de eenheid.
- Dubbel aanvragen doordat de holding en de werkmaatschappij allebei dezelfde factuur indienen. Zie dubbel aanvragen voorkomen.
Wijzigingen in de groep
Wordt een fiscale eenheid verbroken of uitgebreid in de loop van het jaar, dan verandert ook wie de teruggaaf vraagt. Facturen van voor de wijziging horen bij de ondernemer van dat moment. Houd bij een herstructurering per periode bij welke entiteit de ondernemer was, en splits de aanvraag als dat nodig is. Overleg met je adviseur voordat je een verzoek indient over een jaar waarin de groep is veranderd.
Veelgestelde vragen
Kan mijn holding buitenlandse btw terugvragen?
Alleen als de holding btw-ondernemer is, bijvoorbeeld omdat ze tegen vergoeding diensten verricht aan haar werkmaatschappijen. Een holding die alleen aandelen houdt, kan dat niet.
Wie vraagt de teruggaaf aan bij een fiscale eenheid?
De fiscale eenheid, onder haar eigen btw-nummer. Facturen op naam van de bv's in de eenheid zijn daarvoor bruikbaar.
Mag de factuur op naam van de holding staan als de kosten voor de werkmaatschappij zijn?
Liever niet. Zonder fiscale eenheid kan de werkmaatschappij die factuur niet gebruiken. Laat hem aanpassen naar de juiste bv.
Heb ik per bv een machtiging nodig?
Ja. Een machtiging geldt per entiteit of per fiscale eenheid.
Kan een werkmaatschappij in een fiscale eenheid zelf een teruggaafverzoek indienen?
Nee. De fiscale eenheid is de ondernemer, en die dient het verzoek in onder haar eigen btw-nummer. Facturen op naam van de werkmaatschappij gaan mee in dat verzoek.