Veel ondernemers laten hun btw-aangifte doen door een boekhouder. Voor buitenlandse btw-teruggaaf kan dat ook. Je boekhouder of adviseur heeft dan een machtiging nodig om namens jouw bedrijf in te loggen bij de dienst van de Belastingdienst voor btw-teruggaaf uit andere EU-landen.
Hoe werkt de machtiging?
Het loopt via eHerkenning:
- Jouw bedrijf machtigt het kantoor van de adviseur voor de dienst btw-teruggaaf. Dat heet een ketenmachtiging: jouw bedrijf geeft de adviseur toestemming, en de adviseur wijst binnen zijn kantoor de medewerkers aan die het mogen doen.
- De adviseur logt in met zijn eigen eHerkenning en kiest jouw bedrijf.
- De adviseur dient het verzoek in, met jouw bedrijfsgegevens en bankrekening.
Je regelt de machtiging in de beheeromgeving van je eHerkenning-leverancier, of via de machtigingsvoorziening die je leverancier daarvoor aanbiedt. Je adviseur kan je vertellen welke dienst je precies moet kiezen.
Wat moet je afspreken?
Een machtiging regelt alleen dat de adviseur mag indienen. Spreek daarnaast af:
- Wie de bonnen aanlevert en wanneer. Bijvoorbeeld binnen twee weken na elke reis.
- Welk e-mailadres in het verzoek staat. Daar stuurt de buitenlandse fiscus zijn vragen naartoe. Wie het adres beheert, moet binnen een maand kunnen reageren. Zie verzoek om aanvullende informatie.
- Op welke rekening de teruggaaf komt. Altijd een rekening op naam van jouw bedrijf.
- Wanneer de aanvraag wordt ingediend. Ruim voor 30 september.
- Wie de besluiten volgt en eventueel bezwaar maakt.
Voor boekhouders: veel klanten tegelijk
Werk je als boekhouder voor meerdere klanten, zorg dan dat elke klant de machtiging aan het begin van de samenwerking regelt. Houd een overzicht bij van welke klanten een geldige machtiging hebben. Lees ook buitenlandse btw-teruggaaf als dienst voor je klanten.
Landen buiten de EU
Voor het VK, Noorwegen en Zwitserland werkt de machtiging in eHerkenning niet. Daar teken je zelf het formulier, of geef je een aparte volmacht. In Zwitserland is zelfs verplicht dat een fiscaal vertegenwoordiger namens jou indient, met een volmacht per aanvraag.
Veelgestelde vragen
Kan mijn boekhouder mijn buitenlandse btw terugvragen?
Ja, met een machtiging via eHerkenning voor de dienst btw-teruggaaf. De boekhouder logt in met zijn eigen eHerkenning en dient namens jou in.
Op welke rekening komt de teruggaaf als mijn boekhouder indient?
Op de rekening die in het verzoek staat. Dat moet een rekening op naam van jouw bedrijf zijn.
Werkt een machtiging ook voor het VK of Zwitserland?
Nee. Die aanvragen gaan buiten de Belastingdienst om. Voor Zwitserland heb je een fiscaal vertegenwoordiger met een volmacht nodig.