Als boekhouder zie je het elk jaar: in de administratie van een klant staan hotelrekeningen uit Duitsland, tankbonnen uit Frankrijk en een factuur van een beurs in Milaan. De btw daarop is als kosten geboekt, en niemand heeft hem teruggevraagd. Voor de klant is dat zonde, voor jou een gemiste kans. Buitenlandse btw-teruggaaf is een dienst die klanten direct geld oplevert en die goed past bij wat een boekhouder al doet.
Waarom het blijft liggen
Bij de meeste mkb-bedrijven blijft buitenlandse btw liggen om dezelfde redenen:
- Niemand voelt zich verantwoordelijk. De ondernemer denkt dat de boekhouder het doet, de boekhouder ziet alleen de bonnen die worden aangeleverd.
- De bonnen zijn niet bruikbaar. Kassabonnen zonder bedrijfsnaam, hotelfacturen op naam van een medewerker.
- De procedure is onbekend. Een apart portaal, per land andere regels, een deadline die niet samenvalt met de jaarafsluiting.
- De bedragen lijken klein. Per bon een paar tientjes, maar over een jaar honderden tot duizenden euro's.
Juist die combinatie maakt het een goede dienst: je lost iets op wat de klant zelf niet doet, en het levert direct geld op.
Welke klanten hebben er baat bij?
Kijk in je klantenbestand naar bedrijven met:
- Beursdeelname in het buitenland: standbouwers, fabrikanten, groothandels, techbedrijven.
- Transport en logistiek: vrachtwagens en bestelbussen die door Europa rijden.
- Montage en installatie in het buitenland: installateurs, machinebouwers, bouwbedrijven.
- Veel zakenreizen: consultants, verkoopteams, IT-dienstverleners.
- Evenementen in het buitenland: productiebedrijven, artiesten, sportorganisaties.
Een snelle zoekactie in de grootboekmutaties op buitenlandse leveranciers of buitenlandse btw-nummers laat zien welke klanten het betreft. Een klant met €5.000 aan buitenlandse hotel- en reiskosten per jaar laat al snel €400 tot €700 liggen.
Namens je klant indienen: de machtiging
Je dient de aanvraag in via het portaal van de Belastingdienst voor btw-teruggaaf uit andere EU-landen, met je eigen eHerkenning en een machtiging van de klant voor deze dienst. De klant regelt die machtiging via zijn eigen eHerkenning-leverancier of via de machtigingsvoorziening. Regel dit bij het begin van de samenwerking, niet in september.
Belangrijk: in het verzoek vul je het e-mailadres in waarop de buitenlandse fiscus vragen stuurt. Kies bewust of dat jouw kantoor is of de klant. Wie het adres beheert, moet binnen een maand kunnen reageren.
Een werkwijze die schaalt
Met een paar klanten kun je het met de hand doen. Met tien of twintig klanten heb je een vaste werkwijze nodig.
1. Bonnen direct verzamelen
Spreek met klanten af dat ze buitenlandse bonnen direct na de reis aanleveren, apart van de gewone administratie. Het beste werkt een vast adres waar ze bonnen naartoe mailen of fotograferen. Hoe sneller een bon binnen is, hoe makkelijker een ontbrekende bedrijfsnaam of btw-nummer te herstellen is.
2. Direct controleren
Controleer elke bon op de factuurvereisten: bedrijfsnaam, btw-nummer van de leverancier, btw-bedrag, datum en nummer. En op aftrekbaarheid in dat land: een Belgische hotelrekening hoeft niet in de aanvraag. Zie wanneer is een buitenlandse factuur goed genoeg.
3. Netjes boeken
Boek het aftrekbare deel als vordering, het niet-aftrekbare deel als kosten. Dan zie je per klant en per land wat er nog openstaat. Zie buitenlandse btw boeken in je administratie.
4. Vaste planning
| Wanneer | Wat |
|---|---|
| Januari | Per klant overzicht buitenlandse btw vorig jaar per land |
| Februari | Zwitserse klanten: vertegenwoordiger regelen |
| April, juli, oktober | Kwartaalaanvragen voor klanten met grote bedragen |
| Mei en juni | Jaaraanvragen voor alle klanten voorbereiden |
| 1 juli | Check: machtigingen, ontbrekende facturen |
| Uiterlijk 15 september | Alle EU-aanvragen ingediend |
| December | VK-aanvragen (VAT65A) uiterlijk 31 december |
5. Opvolgen
Houd per aanvraag bij wanneer hij is ingediend, of er vragen zijn gekomen, wat het besluit is en wanneer er is betaald. Stuur de klant een kort overzicht. Dat maakt de waarde van je dienst zichtbaar.
Wat vraag je ervoor?
Boekhouders werken met verschillende tariefmodellen:
- Een vast bedrag per aanvraag of per land. Duidelijk voor de klant, maar bij kleine bedragen kan het meer kosten dan het oplevert.
- Een percentage van de teruggaaf. De klant betaalt alleen bij resultaat, maar je loopt risico bij afwijzingen.
- Een abonnement per klant per jaar. Past bij klanten die het hele jaar door buitenlandse kosten hebben.
Wat je kiest, hangt af van je klanten. Belangrijk is dat de klant ziet dat de dienst meer oplevert dan hij kost.
Aansprakelijkheid en afspraken
Leg in je opdrachtbevestiging vast:
- dat de klant verantwoordelijk is voor juiste en volledige aanlevering van bonnen,
- dat de klant zorgt voor een geldige machtiging,
- wie het e-mailadres voor vragen van de buitenlandse fiscus beheert,
- dat jij de aanvragen tijdig indient als de bonnen uiterlijk op een afgesproken datum binnen zijn,
- dat de beslissing over aftrekbaarheid bij de buitenlandse fiscus ligt.
Bij twijfel over aftrekbaarheid in een specifiek land, kies het lagere percentage. Liever iets te weinig terugvragen dan een afwijzing of een terugvordering.
Een rekenvoorbeeld voor je kantoor
Stel: je hebt 25 klanten met buitenlandse kosten. Gemiddeld laten ze €900 per jaar aan terug te vragen btw liggen.
| Per jaar | |
|---|---|
| Totale teruggaaf voor je klanten | €22.500 |
| Aanvragen (gemiddeld 3 landen per klant) | 75 |
| Tijd per aanvraag met een vaste werkwijze | 20 tot 30 minuten |
| Totale tijd | 25 tot 38 uur |
Of je nu een vast bedrag, een percentage of een abonnement vraagt: voor de klant is het een dienst die zichzelf ruim terugverdient, en voor jou goed te plannen werk buiten de drukte van de jaarafsluiting.
Zo begin je
- Kies drie klanten met veel buitenlandse kosten en doe een proef over het afgelopen jaar. De deadline van 30 september voor vorig jaar loopt nog als je vóór de zomer begint.
- Laat zien wat het oplevert. Een overzicht per land met het bedrag dat terugkomt, overtuigt sneller dan uitleg.
- Regel de machtigingen voor de klanten die meedoen.
- Spreek de aanlevering af, liefst direct na elke reis.
- Breid uit naar de rest van je klantenbestand zodra de werkwijze staat.
Let op bij gemengde klanten
Heeft een klant naast belaste ook vrijgestelde omzet, zoals een zorginstelling met een commerciële tak, dan krijgt hij buitenlandse btw maar deels terug. Zie pro rata en vrijgestelde prestaties. Een klant in de kleineondernemersregeling kan helemaal niets terugvragen.
Partnerregeling van Nutback
Nutback heeft een partnerregeling voor boekhouders en administratiekantoren. Je beheert al je klanten in één omgeving, elke klant heeft een eigen bonnetjes-adres, en per klant en per land zie je wat er openstaat. Elke bon wordt direct gecontroleerd, en de aanvragen staan klaar in de volgorde van het portaal. Je betaalt een vast bedrag per klant per maand. Bekijk de prijzen of lees meer op de homepage.
Twijfelt een klant tussen zelf doen, een teruggaafbureau of jouw kantoor? Lees uitbesteden of zelf doen voor een vergelijking van kosten en tijd. Voor zzp-klanten is er een aparte uitleg: buitenlandse btw terugvragen als zzp'er.
Veelgestelde vragen
Mag ik als boekhouder buitenlandse btw terugvragen namens mijn klant?
Ja. Met een machtiging in eHerkenning voor de dienst btw-teruggaaf kun je in het portaal van de Belastingdienst verzoeken indienen namens je klant.
Welke klanten hebben het meeste baat bij buitenlandse btw-teruggaaf?
Bedrijven met beurzen, transport, montage of veel zakenreizen in het buitenland. Zoek in de administratie op buitenlandse leveranciers en buitenlandse btw.
Wie ontvangt de vragen van de buitenlandse fiscus?
Het e-mailadres dat in het verzoek staat. Spreek met de klant af of dat jouw kantoor is of de klant zelf, want vragen moeten binnen een maand worden beantwoord.
Hoe boek ik buitenlandse btw voor mijn klanten?
Het aftrekbare deel als vordering op een aparte balansrekening, het niet-aftrekbare deel als kosten. Zo zie je per klant wat er nog openstaat.