Niet elke ondernemer verricht alleen belaste prestaties. Een fysiotherapeut die ook sportmassages verkoopt, een makelaar die zowel huizen verkoopt (belast als nieuw) als verzekeringen bemiddelt (vrijgesteld), een opleidingsinstituut met vrijgestelde en belaste cursussen. Zij mogen btw maar voor een deel aftrekken. Dat heet pro rata.
Hoe werkt pro rata?
Je hebt aftrekrecht voor zover je inkopen gebruikt voor belaste prestaties. Kosten die je alleen voor belaste prestaties gebruikt, zijn volledig aftrekbaar. Kosten alleen voor vrijgestelde prestaties zijn niet aftrekbaar. Voor algemene kosten, die voor beide worden gebruikt, geldt een verhouding: het pro-rata-percentage.
Meestal is dat de verhouding van de omzet: belaste omzet gedeeld door totale omzet. Heeft je bedrijf €800.000 belaste en €200.000 vrijgestelde omzet, dan is het pro-rata-percentage 80%. In Nederland mag ook een verhouding op basis van werkelijk gebruik, als die nauwkeuriger is.
Pro rata bij buitenlandse btw
Ook bij buitenlandse btw-teruggaaf telt je Nederlandse situatie. Artikel 6 van Richtlijn 2008/9/EG bepaalt dat het land van teruggaaf alleen teruggeeft voor het deel dat hoort bij je belaste handelingen in Nederland. In het portaal geef je daarom per factuur het pro-rata-percentage op, als dat van toepassing is.
Daarnaast blijft de aftrekbeperking van het land van teruggaaf gelden. Die combineer je:
| Factuur | Btw | Aftrekbaar in dat land | Pro rata | Terug |
|---|---|---|---|---|
| Hotel in Duitsland | €70 | 100% | 80% | €56 |
| Brandstof in Frankrijk | €20 | 80% | 80% | €12,80 |
| Hotel in België | €30 | 0% | 80% | €0 |
Voorlopig en definitief percentage
Tijdens het jaar ken je je definitieve pro-rata-percentage nog niet. Je gebruikt dan het voorlopige percentage, bijvoorbeeld dat van vorig jaar. Wijkt het definitieve percentage na afloop van het jaar af, dan moet je de teruggaaf corrigeren. Volgens artikel 13 van de richtlijn doe je dat in een aanvraag in het kalenderjaar na de betreffende periode, of met een aparte melding als je dat jaar geen aanvraag doet.
Alleen vrijgesteld
Verricht je alleen vrijgestelde prestaties, dan heb je geen aftrekrecht en stuurt de Belastingdienst je aanvraag niet door. Hetzelfde geldt als je de kleineondernemersregeling toepast.
Veelgestelde vragen
Wat is pro rata bij btw?
De verhouding tussen je belaste en totale omzet, die bepaalt welk deel van de btw op algemene kosten aftrekbaar is als je ook vrijgestelde prestaties verricht.
Geldt pro rata ook voor buitenlandse btw?
Ja. Het land van teruggaaf geeft alleen terug voor het deel dat hoort bij je belaste handelingen in Nederland. Je geeft het percentage op in je aanvraag.
Wat als mijn pro-rata-percentage achteraf verandert?
Dan corrigeer je de teruggaaf in een aanvraag in het jaar erna, of met een aparte melding aan het land van teruggaaf.