Je hebt je aanvraag op tijd ingediend en de ontvangstbevestiging binnen. Dan begint het wachten. In het beste geval staat het geld na een paar maanden op je rekening. Maar regelmatig gebeurt er iets anders: een e-mail in het Italiaans met vragen, een besluit waarin de helft is afgewezen, of maandenlang niets. In dit artikel lees je wat je dan kunt doen.
De termijnen van het land van teruggaaf
Richtlijn 2008/9/EG legt het land van teruggaaf strakke termijnen op:
| Wat | Termijn | Artikel |
|---|---|---|
| Besluit op je aanvraag | 4 maanden na ontvangst | 19 |
| Jouw antwoord op een informatieverzoek | 1 maand | 20 |
| Besluit na aanvullende informatie | 2 maanden na je antwoord | 21 |
| Uiterste termijn voor een besluit | 8 maanden na ontvangst | 21 |
| Uitbetaling na een positief besluit | 10 werkdagen | 22 |
Het land mag meerdere keren om informatie vragen, maar moet binnen acht maanden na je aanvraag beslissen. Zie beslistermijn en rente.
Vragen van de buitenlandse fiscus
Een verzoek om aanvullende informatie komt meestal per e-mail, op het adres dat je in je aanvraag opgaf. Soms via het portaal van de Belastingdienst. De vraag kan in de taal van het land zijn. Veelvoorkomende vragen:
- Een kopie of het origineel van een factuur, ook als je die niet hoefde mee te sturen.
- Uitleg over het zakelijke doel, bijvoorbeeld waarom je in dat land was of wat de relatie is met je bedrijf.
- Een verklaring van ondernemerschap of bewijs van je activiteiten.
- Bewijs van betaling, zoals een bankafschrift.
- Gegevens over de leverancier, als het btw-nummer niet klopt.
Zo reageer je:
- Reageer binnen een maand. Ook als je nog niet alles hebt: stuur wat je hebt en geef aan wanneer de rest komt.
- Antwoord volledig en concreet. Noem het nummer van je aanvraag en per factuur het factuurnummer.
- Antwoord in het Engels als je de taal niet beheerst. De meeste landen accepteren dat. Een vertaling met een vertaalprogramma helpt je de vraag te begrijpen.
- Bewaar een kopie van je antwoord en het bewijs van verzending.
Reageer je niet of te laat, dan beslist het land op basis van wat het heeft. Meestal is dat een afwijzing van de betreffende facturen. En je verliest het recht op rente over de periode van de vertraging.
Waarom wordt een aanvraag afgewezen?
De meest voorkomende redenen:
| Reden | Wat je kunt doen |
|---|---|
| Factuur niet op naam van je bedrijf | Gecorrigeerde factuur vragen, in een nieuwe aanvraag of bezwaar |
| Btw-nummer van de leverancier ontbreekt of is ongeldig | Leverancier om een aangevulde factuur vragen |
| Kosten niet aftrekbaar in dat land | Meestal niets: het land past zijn eigen regels toe |
| Btw had niet in rekening gebracht mogen worden (bijvoorbeeld verlegd) | Leverancier om creditnota en nieuwe factuur vragen |
| Kopie ontbreekt of is onleesbaar | Bezwaar met een goede kopie |
| Zakelijk doel niet aangetoond | Bezwaar met uitleg en bewijs |
| Je bent in dat land btw-plichtig | Registratie regelen en aftrekken in de lokale aangifte |
| Te laat ingediend | Niets: de btw is verloren |
Zie ook de 12 fouten waardoor je buitenlandse btw misloopt.
Bezwaar en beroep
Ben je het niet eens met een besluit, dan kun je het aanvechten. Dat gaat volgens het recht van het land van teruggaaf, niet volgens het Nederlandse recht (artikel 23 van de richtlijn). Elk land heeft dus zijn eigen procedure, termijn en taal. Een paar voorbeelden:
- Duitsland: Einspruch bij het Bundeszentralamt für Steuern, binnen een maand na ontvangst van het besluit.
- Frankrijk: een réclamation bij de SIEE.
- Italië: beroep bij de belastingrechter, met een langere termijn.
De termijn en de instantie staan meestal onderaan het besluit. Zie bezwaar en beroep bij de buitenlandse fiscus.
Een paar tips:
- Kijk eerst of bezwaar loont. Bij een paar tientjes is een nieuwe aanvraag of een gecorrigeerde factuur vaak sneller.
- Lees het besluit goed. Vaak staat per factuur de reden van afwijzing. Richt je bezwaar daarop.
- Voeg bewijs toe: een gecorrigeerde factuur, een kopie, een uitleg over het zakelijke doel.
- Schakel bij grote bedragen een adviseur in die het land kent.
Geen besluit? Dat geldt als afwijzing
Beslist het land niet binnen de termijn, dan geldt dat als een afwijzing (artikel 23, lid 1). Daartegen kun je bezwaar of beroep instellen volgens de regels van dat land. Dat klinkt vreemd, maar het geeft je een middel om een land in beweging te krijgen.
Rente bij te late betaling
Betaalt het land na een positief besluit niet binnen tien werkdagen, of later dan de laatste dag van de beslistermijn, dan heb je recht op rente (artikel 26 en 27). Het rentepercentage is dat van het land zelf, gelijk aan wat het rekent of betaalt bij binnenlandse teruggaven.
Je hebt geen recht op rente als je niet binnen de termijn hebt gereageerd op een informatieverzoek, of als je de gevraagde factuurkopieën niet hebt meegestuurd. Ook om die reden loont het om snel en volledig te reageren.
Een te hoge teruggaaf
Krijg je meer terug dan waar je recht op had, bijvoorbeeld door een fout in je aanvraag of omdat je pro-rata later lager uitvalt, dan kan het land het te veel betaalde terugvorderen (artikel 24), eventueel met een boete en rente. Het kan het ook verrekenen met een volgende teruggaaf. Meld een fout dus liever zelf. Zie pro rata en creditnota en gecorrigeerde factuur.
Een besluit lezen
Een besluit van het land van teruggaaf komt in de taal van dat land, soms met een Engelse samenvatting. Let op vier dingen:
- Het toegekende bedrag, vergeleken met wat je vroeg.
- Per factuur de reden van afwijzing, vaak als code of korte zin.
- De termijn voor bezwaar en waar je het indient.
- De datum van het besluit, want daarvan hangt de termijn af.
Vertaal bij twijfel met een vertaaltool, maar baseer je bezwaar op de originele tekst.
Wanneer loont bezwaar?
Bezwaar kost tijd, en soms een adviseur in het andere land. Het loont vooral als:
- het om een groot bedrag gaat,
- de afwijzing berust op een fout van het land, zoals een kopie die wel was meegestuurd,
- je de ontbrekende informatie alsnog kunt leveren,
- de reden ook volgende aanvragen raakt, zoals een verkeerde lezing van je bedrijfsactiviteit.
Gaat het om een paar tientjes door een factuur zonder bedrijfsnaam, dan is het meestal beter om die les mee te nemen naar de volgende reis. Zie bezwaar en beroep.
Hoe Nutback helpt
Nutback controleert elke bon vooraf op de punten waarop landen het vaakst afwijzen: bedrijfsnaam, btw-nummer, aftrekbaarheid per land en soort kosten, rekensom en periode. Zo komen de meeste afwijzingen niet voor. Bij elke aanvraag houd je per land bij wat ingediend, beslist en uitbetaald is. Doe de gratis btw-scan of lees de complete gids.
Veelgestelde vragen
Hoe lang heb ik om vragen van de buitenlandse fiscus te beantwoorden?
Eén maand na ontvangst van het verzoek. Reageer je niet op tijd, dan wordt de aanvraag meestal (deels) afgewezen en verlies je het recht op rente.
Waar maak ik bezwaar tegen een afwijzing?
Bij de belastingdienst van het land van teruggaaf, volgens de regels van dat land. De termijn en instantie staan meestal onderaan het besluit. In Duitsland is dat Einspruch bij het BZSt binnen een maand.
Wat als het buitenland niet binnen acht maanden beslist?
Dan geldt dat als een afwijzing. Je kunt daartegen bezwaar of beroep instellen volgens de regels van dat land.
Krijg ik rente als de teruggaaf te laat wordt betaald?
Ja, volgens het rentepercentage van het land van teruggaaf. Niet als je zelf te laat was met het beantwoorden van vragen of het meesturen van kopieën.