Een factuur die niet klopt, kost je de teruggaaf. Gelukkig kun je de meeste fouten laten herstellen. De leverancier maakt dan een gecorrigeerde factuur, of een creditnota met een nieuwe factuur.
Wanneer vraag je een correctie?
- Je bedrijfsnaam of adres ontbreekt, of de factuur staat op naam van een medewerker.
- Het btw-nummer van de leverancier ontbreekt of is onjuist.
- Er staat buitenlandse btw op die er niet hoort, bijvoorbeeld op standhuur of advies aan een ondernemer. Zie plaats van dienst.
- Het btw-bedrag staat er niet apart op.
- Een prijsverlaging of retour na de oorspronkelijke factuur.
Hoe werkt het?
Er zijn twee manieren, afhankelijk van het land en de leverancier:
- Een creditnota en een nieuwe factuur. De leverancier crediteert de oude factuur volledig, met een verwijzing ernaar, en maakt een nieuwe, correcte factuur.
- Een corrigerende factuur. Een nieuw document dat de oorspronkelijke factuur wijzigt en er uitdrukkelijk naar verwijst.
Vraag de correctie zo snel mogelijk. Schrijf in de taal van de leverancier of in het Engels, noem het factuurnummer en de datum, en geef precies aan wat er moet veranderen. Nutback zet zo'n mail klaar in de taal van de leverancier.
Gevolgen voor je teruggaaf
Correctie voordat je hebt aangevraagd
Neem de gecorrigeerde factuur op in je aanvraag. Gebruik de gegevens van de nieuwe factuur. Een nieuwe factuur kan in de aanvraag over de periode waarin hij is uitgereikt.
Correctie na een afwijzing
Was een factuur afgewezen omdat er iets ontbrak, dan kun je met de gecorrigeerde factuur bezwaar maken, of hem opnemen in een nieuwe aanvraag. Zie aanvraag afgewezen of vragen van de buitenlandse fiscus.
Correctie nadat je de teruggaaf al kreeg
Krijg je een creditnota, bijvoorbeeld omdat de leverancier een korting gaf of de btw ten onrechte had gerekend, dan heb je te veel btw teruggekregen. Dat moet je corrigeren. De meeste landen verwachten dat je het verwerkt in een volgende aanvraag aan dat land, als een negatieve regel, of dat je het meldt bij de belastingdienst van dat land. Een te hoge teruggaaf kan het land terugvorderen, met rente en soms een boete.
Ten onrechte berekende btw
Btw die er niet op had mogen staan, krijg je niet terug via de teruggaafprocedure. De oplossing is altijd: de leverancier corrigeert de factuur en betaalt het verschil aan jou terug. De leverancier krijgt de btw zelf weer terug in zijn aangifte.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een creditnota en een gecorrigeerde factuur?
Een creditnota maakt een factuur (deels) ongedaan, meestal gevolgd door een nieuwe factuur. Een gecorrigeerde factuur wijzigt de oorspronkelijke factuur. Beide verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.
Wat doe ik als ik na de teruggaaf een creditnota krijg?
Corrigeer de teruggaaf, meestal in een volgende aanvraag aan dat land of door het te melden bij de belastingdienst daar.
Kan ik een factuur zelf aanpassen?
Nee. Alleen de leverancier mag een factuur corrigeren. Een zelf aangepaste factuur is niet geldig.