Bijna elk bedrijf betaalt abonnementen aan buitenlandse leveranciers. Google Workspace en Google Ads, Microsoft 365, Meta-advertenties, LinkedIn, Adobe, Slack, Zoom, AWS, Canva en honderden andere tools. Veel van die leveranciers zitten in Ierland, Luxemburg of buiten de EU. Op hun facturen zie je soms Ierse of Luxemburgse btw staan. Kun je die terugvragen? Het korte antwoord: niet via de teruggaafprocedure. Hoe het wel zit, lees je hier.
De hoofdregel: verlegd naar jou
Diensten van een ondernemer aan een andere ondernemer zijn belast in het land waar de afnemer is gevestigd (artikel 44 van de EU-btw-richtlijn). Voor digitale diensten, software, advertenties en cloudopslag geldt die hoofdregel ook. Gevolg:
- De Ierse of Luxemburgse leverancier factureert zonder btw, met de vermelding "reverse charge" of "btw verlegd".
- Jij geeft de btw aan in je Nederlandse aangifte, in rubriek 4b (diensten uit EU-landen) of 4a (diensten van buiten de EU).
- Je trekt dezelfde btw meteen weer af als voorbelasting, in rubriek 5b.
Netto betaal je dus geen btw, als je volledig aftrekrecht hebt. Zie btw verlegd en plaats van dienst.
Waarom staat er dan toch buitenlandse btw op?
Bijna altijd omdat de leverancier niet weet dat je een ondernemer bent. Dat gebeurt als:
- je btw-nummer niet in je account staat, of niet is gecontroleerd,
- je btw-nummer ongeldig is in VIES, bijvoorbeeld door een typfout of omdat je het nieuwe btw-id nog niet hebt ingevuld,
- je account als privéaccount is aangemaakt, zonder bedrijfsgegevens,
- je als particulier hebt afgerekend, bijvoorbeeld via een app store.
Voor particulieren rekent de leverancier btw van het land van de klant. Als je account als Nederlandse particulier geldt, krijg je Nederlandse btw (21%). Als je account op een ander land staat, krijg je btw van dat land. En sommige leveranciers rekenen hun eigen Ierse of Luxemburgse btw als ze de gegevens niet hebben.
Teruggaaf via het portaal? Nee
De teruggaafprocedure is bedoeld voor btw die terecht in een ander land is betaald. Btw die ten onrechte is berekend, is geen verschuldigde btw en geeft geen recht op aftrek of teruggaaf. Dat volgt uit de rechtspraak van het Hof van Justitie (onder meer de zaak Reemtsma, C-35/05). Het land van teruggaaf wijst zo'n verzoek af.
Wat het Hof in Reemtsma ook zei: je kunt de ten onrechte betaalde btw terugvragen bij de leverancier. De leverancier kan op zijn beurt de btw bij zijn eigen belastingdienst corrigeren.
Wat doe je wel?
- Vul je btw-nummer in in de account- of factuurinstellingen van de leverancier. Bij Google, Meta, Microsoft en de meeste SaaS-aanbieders kan dat in het beheerscherm, onder "Billing" of "Tax information".
- Controleer je nummer in VIES. Gebruik je btw-identificatienummer (NL plus negen cijfers, B, twee cijfers), niet je omzetbelastingnummer. Zie btw-nummer van je Nederlandse bedrijf.
- Vraag om een creditnota en nieuwe facturen voor de periode waarin btw ten onrechte is berekend. Veel leveranciers doen dat met terugwerkende kracht voor een paar maanden. Zie creditnota en correctie.
- Lukt dat niet, boek de btw dan als kosten. Het is dan een verlies, maar geen teruggaaf.
Staat er Nederlandse btw op de factuur van een buitenlandse leverancier, dan is dat meestal ook fout als je een ondernemer bent. Maar sommige leveranciers zijn in Nederland geregistreerd en factureren bewust met Nederlandse btw. Een correcte factuur met Nederlandse btw trek je gewoon af in je Nederlandse aangifte.
Diensten van buiten de EU
Leveranciers van buiten de EU, zoals Amerikaanse SaaS-bedrijven, factureren meestal zonder btw. Jij geeft de btw dan aan in rubriek 4a van je aangifte en trekt hem af. Rekenen ze toch Nederlandse btw, omdat ze in Nederland of via de One Stop Shop zijn geregistreerd, dan geldt hetzelfde: je account staat waarschijnlijk niet als zakelijk. Corrigeer je gegevens en vraag om een nieuwe factuur.
Wanneer is er wel echte buitenlandse btw?
Er zijn situaties waarin een buitenlandse leverancier van digitale diensten terecht buitenlandse btw rekent aan je bedrijf:
- Toegang tot een fysiek evenement, ook als je het online koopt. Zie congres en opleiding in het buitenland.
- Diensten die met onroerend goed samenhangen, zoals een hotelboeking via een platform, waarbij het platform als tussenpersoon lokale btw rekent.
- Software die als goed wordt geleverd, zoals een fysiek pakket of hardware met software, binnen het land van de leverancier afgehaald.
In die gevallen vraag je de btw terug via de teruggaafprocedure.
Een voorbeeld
Een webbureau ontdekt bij de jaarafsluiting dat zijn advertentiefacturen van een groot platform een jaar lang 23% Ierse btw bevatten: €2.760 bij €12.000 aan advertenties. Het bedrijfsaccount stond zonder btw-nummer.
- Fout: de Ierse btw opnemen in een teruggaafverzoek aan Ierland. Dat wordt afgewezen.
- Goed: btw-nummer invullen, en het platform vragen om de facturen te corrigeren. Na de correctie geeft het bureau de btw verlegd aan en trekt hem af. De €2.760 komt terug via de creditnota van het platform.
Controleer je abonnementen
Loop één keer per jaar je terugkerende buitenlandse facturen na:
| Controle | Waarom |
|---|---|
| Staat je bedrijfsnaam op de factuur? | Een factuur op privénaam is niet bruikbaar |
| Staat je btw-nummer op de factuur? | Zonder nummer is verlegging niet mogelijk |
| Staat er "reverse charge" of "btw verlegd"? | Dan geef je de btw aan in je aangifte |
| Staat er buitenlandse btw op? | Corrigeren via de leverancier |
| Staat er Nederlandse btw op? | Controleren of de leverancier in Nederland is geregistreerd |
Veelgemaakte fouten met software-facturen
- De buitenlandse btw als voorbelasting aftrekken. Ierse of Luxemburgse btw hoort niet in rubriek 5b van je Nederlandse aangifte. Bij een controle wordt dat gecorrigeerd.
- De verlegde btw niet aangeven. Ook als je hem meteen aftrekt, moet je de verlegde btw in rubriek 4a of 4b aangeven. Zonder aangifte klopt je opgaaf intracommunautaire prestaties niet met die van de leverancier, en dat valt op.
- Een app store-aankoop als zakelijk zien. Software via de App Store of Google Play wordt meestal aan een consument verkocht, met btw van je land. Daar krijg je zelden een factuur met verlegde btw.
- Het verkeerde btw-nummer invullen. Je omzetbelastingnummer wordt in VIES niet herkend. Gebruik je btw-identificatienummer.
Bij een eenmanszaak
Voor een eenmanszaak is het lastiger. Veel platforms vragen bij het invullen van een btw-nummer of het account zakelijk is, en controleren het nummer in VIES. Voor een eenmanszaak is het btw-identificatienummer sinds 2020 anders dan het omzetbelastingnummer: gebruik het nummer dat in VIES geldig is. Zet daarnaast je handelsnaam als bedrijfsnaam in het account. Zie btw-nummer van je Nederlandse bedrijf.
Zit je in de kleineondernemersregeling, dan geldt de verlegging nog steeds: je moet de btw op diensten uit het buitenland aangeven en betalen, maar je kunt hem niet aftrekken. Dat is een van de nadelen van de KOR bij veel buitenlandse abonnementen.
Na een correctie
Krijg je een creditnota voor de oude facturen met Ierse of Luxemburgse btw en een nieuwe factuur met verlegging, dan boek je:
- de creditnota tegen de oorspronkelijke boeking, inclusief de btw die je als kosten had geboekt,
- de nieuwe factuur zonder btw, met verlegde btw in rubriek 4b en aftrek in rubriek 5b,
- de terugbetaling van de leverancier op je bankrekening, of de verrekening met volgende facturen.
Valt de correctie in een ander jaar dan de oorspronkelijke facturen, overleg dan met je boekhouder in welk tijdvak je de verlegde btw aangeeft. Zie buitenlandse btw boeken.
Veelgestelde vragen
Kan ik Ierse btw op Google- of Meta-facturen terugvragen bij Ierland?
Nee. Die btw is ten onrechte berekend, en ten onrechte berekende btw kun je niet via de teruggaafprocedure terugvragen. Vraag het platform om de facturen te corrigeren met je btw-nummer.
Waarom staat er geen btw op mijn factuur van een buitenlandse softwareleverancier?
Omdat de btw naar jou is verlegd. Je geeft de btw aan in je Nederlandse aangifte en trekt hem daar ook af.
Wat als de leverancier de factuur niet wil corrigeren?
Dan boek je de btw als kosten. Je kunt hem niet aftrekken en ook niet via teruggaaf terugvragen.
Geldt dit ook voor een Amerikaanse SaaS-leverancier?
Ja. Diensten van buiten de EU aan een Nederlandse ondernemer zijn belast in Nederland. Je geeft de btw aan in rubriek 4a en trekt hem af.
Moet ik verlegde btw op buitenlandse software ook aangeven als ik hem meteen aftrek?
Ja. Je geeft de btw aan in rubriek 4a of 4b en trekt hem af in rubriek 5b. Netto betaal je niets, maar de aangifte moet compleet zijn.