"Mag ik deze buitenlandse btw gewoon aftrekken in mijn aangifte?" Het is een van de meest gestelde vragen aan boekhouders. Het antwoord is nee: buitenlandse btw trek je niet af in je Nederlandse aangifte. Maar dat betekent niet dat elke buitenlandse factuur in een teruggaafverzoek hoort. Er zijn vier routes. Welke je neemt, hangt af van wat er op de factuur staat en wat je in het andere land doet.
De vier routes
| Wat staat er op de factuur? | Waar hoort het? |
|---|---|
| Buitenlandse btw, terecht berekend, en je bent daar niet geregistreerd | Teruggaafverzoek aan dat land |
| Geen btw, "reverse charge" of "btw verlegd" | Je Nederlandse aangifte, rubriek 4a of 4b, en aftrek in 5b |
| Buitenlandse btw, en je bent in dat land geregistreerd | Je buitenlandse btw-aangifte |
| Buitenlandse btw, maar ten onrechte (de btw had verlegd moeten worden) | Correctie via de leverancier |
| Nederlandse btw | Je Nederlandse aangifte, rubriek 5b |
Route 1: de teruggaafprocedure
Dit is de route voor kosten die je in een ander land maakt en waarop terecht lokale btw zit: hotels, brandstof, tol, restaurants, toegang tot beurzen, lokale aankopen. De btw is in dat land verschuldigd, en je kunt hem daar niet aftrekken omdat je er geen aangifte doet. Daarom vraag je hem terug via het portaal van de Belastingdienst, op grond van Richtlijn 2008/9/EG.
Lees buitenlandse btw terugvragen: zo werkt het.
Route 2: verlegd in je Nederlandse aangifte
Diensten van een buitenlandse ondernemer aan jou als Nederlandse ondernemer zijn meestal belast in Nederland. Denk aan software, advertenties, advies, ontwerp, of een eventbureau. De buitenlandse leverancier factureert zonder btw en vermeldt "reverse charge". Jij geeft de btw aan:
- rubriek 4b voor diensten en goederen uit EU-landen,
- rubriek 4a voor diensten van buiten de EU,
en je trekt dezelfde btw af in rubriek 5b. Netto betaal je niets. Ook goederen die je in een ander EU-land koopt en die naar Nederland worden vervoerd, vallen hieronder, als intracommunautaire levering. Zie btw verlegd.
Deze facturen horen nooit in een teruggaafverzoek. Er staat geen buitenlandse btw op.
Route 3: je buitenlandse aangifte
Ben je in een ander land geregistreerd voor de btw, bijvoorbeeld omdat je daar goederen verkoopt aan particulieren, een voorraad aanhoudt of bouwwerk verricht, dan doe je daar btw-aangifte. De btw op je kosten in dat land trek je af in die aangifte. De teruggaafprocedure is voor dat land niet meer beschikbaar, behalve in een paar uitzonderingssituaties. Zie btw-registratie in het buitenland.
Let op: een registratie voor de One Stop Shop (OSS) is iets anders. Met een OSS-registratie blijf je de teruggaafprocedure gebruiken voor je kosten. Zie One Stop Shop.
Route 4: ten onrechte berekende btw
Staat er buitenlandse btw op een factuur die met verlegde btw had moeten worden gefactureerd, dan is die btw ten onrechte berekend. Die kun je niet aftrekken en niet via teruggaaf terugvragen. Je vraagt de leverancier om een gecorrigeerde factuur. Het komt vaak voor bij software en advertenties: zie buitenlandse btw op software en abonnementen.
Nederlandse btw op een buitenlandse kostenpost
Soms staat er Nederlandse btw op een factuur voor kosten in het buitenland. Bijvoorbeeld een Nederlands reisbureau dat een hotel in Berlijn factureert met Nederlandse btw, of een laadpasaanbieder die laden in België met Nederlandse btw factureert. Dan trek je die Nederlandse btw af in je Nederlandse aangifte, als de factuur in orde is. In het buitenland vraag je niets terug.
Een stroomschema in woorden
- Staat er btw op de factuur? Nee: kijk of er "verlegd" staat, en neem hem op in je Nederlandse aangifte (route 2). Ja: ga door.
- Is het Nederlandse btw? Ja: aftrekken in je Nederlandse aangifte. Nee: ga door.
- Had de btw verlegd moeten worden? Ja: correctie via de leverancier (route 4). Nee: ga door.
- Ben je in dat land geregistreerd? Ja: buitenlandse aangifte (route 3). Nee: teruggaafverzoek (route 1).
In je boekhouding
Boek elke route op een eigen manier:
| Route | Boeking |
|---|---|
| Teruggaaf | Btw als vordering op een rekening per land |
| Verlegd | Kosten zonder btw, btw verschuldigd en voorbelasting tegen elkaar |
| Buitenlandse aangifte | Btw als voorbelasting in de buitenlandse administratie |
| Ten onrechte | Vordering op de leverancier, of kosten als het niet lukt |
Zie buitenlandse btw boeken in je administratie.
Vijf voorbeelden
| Situatie | Route |
|---|---|
| Hotel in Hamburg met 7% Duitse btw | Teruggaaf aan Duitsland (route 1) |
| Factuur van een Iers advertentieplatform zonder btw, "reverse charge" | Nederlandse aangifte, rubriek 4b en 5b (route 2) |
| Je verkoopt via een eigen magazijn in Polen en bent daar geregistreerd; je koopt daar verpakkingsmateriaal | Poolse aangifte (route 3) |
| Een Belgisch adviesbureau rekent 21% Belgische btw over advies aan jouw bv | Correctie vragen, de btw had verlegd moeten worden (route 4) |
| Een Nederlands reisbureau factureert een hotel in Parijs met Nederlandse btw | Nederlandse aangifte, rubriek 5b |
Het vierde voorbeeld komt vaker voor dan je denkt. Een buitenlandse leverancier die jouw btw-nummer niet kent of niet heeft gecontroleerd, rekent zekerheidshalve lokale btw. Geef bij elke nieuwe leverancier je btw-identificatienummer door. Zie btw-nummer van je Nederlandse bedrijf.
Waarom de verkeerde route geld kost
- Buitenlandse btw in je Nederlandse aangifte. Bij een boekenonderzoek corrigeert de Belastingdienst de aftrek, met een naheffing en mogelijk een boete. En dan is de termijn voor teruggaaf in het buitenland vaak verlopen.
- Een verlegde factuur in een teruggaafverzoek. Het buitenland wijst die regel af: er is daar geen btw betaald.
- Ten onrechte berekende btw in een teruggaafverzoek. Ook die wordt afgewezen. Het land vindt dat de btw niet verschuldigd was, dus is er niets terug te geven via deze procedure. Je moet terug naar de leverancier.
- Een teruggaafverzoek terwijl je geregistreerd bent. Het land wijst het verzoek af en verwijst naar je aangifte. Is de termijn voor die aangifte verstreken, dan moet je een suppletie indienen.
Wie controleert dit?
Bij het indienen controleert de Belastingdienst alleen of je btw-ondernemer bent en of het verzoek compleet is. De inhoudelijke beoordeling doet het andere land. Fouten in de route komen dus pas maanden later naar boven, in de vorm van een afwijzing. Lees afwijzing van buitenlandse btw-teruggaaf.
Nutback herkent bij elke factuur of er buitenlandse btw op staat, of de btw verlegd is, en of het een Nederlandse factuur is. Alleen facturen die in de teruggaafprocedure horen, gaan in de aanvraag.
Veelgestelde vragen
Mag ik buitenlandse btw aftrekken in mijn Nederlandse aangifte?
Nee. Buitenlandse btw trek je niet af in je Nederlandse aangifte. Je vraagt hem terug via de teruggaafprocedure of trekt hem af in een buitenlandse aangifte als je daar geregistreerd bent.
Waarom staat er geen btw op mijn buitenlandse factuur?
Waarschijnlijk is de btw naar jou verlegd. Je geeft hem dan aan in rubriek 4a of 4b van je Nederlandse aangifte en trekt hem af in rubriek 5b.
Kan ik teruggaaf vragen als ik in dat land geregistreerd ben?
In de regel niet. Dan trek je de btw af in je lokale aangifte in dat land.
Wat doe ik met Nederlandse btw op een buitenlandse hotelrekening?
Die trek je af in je Nederlandse aangifte, als de factuur in orde is. In het buitenland vraag je niets terug.
Hoe zie ik of een buitenlandse factuur in mijn Nederlandse aangifte hoort?
Staat er geen buitenlandse btw op en wel een vermelding als "reverse charge", "btw verlegd" of "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", dan geef je de btw aan in je Nederlandse aangifte. Staat er buitenlandse btw op, dan hoort hij daar niet.