Zzp'ers werken steeds vaker over de grens. Een fotograaf die een opdracht in Antwerpen doet, een IT-consultant die een maand bij een klant in München zit, een monteur die voor een Nederlandse opdrachtgever in Frankrijk werkt, een coach die een retraite in Portugal geeft. De buitenlandse kosten zijn vaak bescheiden: een paar hotelnachten, wat diesel, een beurs. Loont het dan om de btw terug te vragen? Vaak wel, en met de juiste aanpak kost het weinig tijd.
Kun je het als zzp'er?
Ja, als je:
- btw-ondernemer bent en btw-aangifte doet,
- niet deelneemt aan de kleineondernemersregeling (KOR),
- belaste prestaties verricht, zoals de meeste diensten en verkopen.
Dan heb je dezelfde rechten als elk ander bedrijf. Je dient in via het portaal van de Belastingdienst met je eigen eHerkenning, of laat je boekhouder het doen.
De KOR: geen teruggaaf
Wie in de KOR zit, rekent geen btw en trekt geen btw af. Dat geldt ook voor buitenlandse btw: die kun je niet terugvragen. De Belastingdienst stuurt een verzoek niet door. Zie kleineondernemersregeling.
Overweeg je uit de KOR te stappen vanwege buitenlandse kosten? Reken dan na. Je verliest het voordeel van de KOR op je omzet: je moet weer btw rekenen en aangifte doen. Daar staat tegenover dat je Nederlandse en buitenlandse btw op je kosten terugkrijgt. Voor de meeste zzp'ers met vooral particuliere klanten is de KOR voordeliger. Voor zzp'ers met zakelijke klanten, die de btw toch kunnen aftrekken, is de KOR vaak niet nodig.
Loont het?
Het minimum voor een jaaraanvraag is €50 aan btw per land. Dat haal je snel:
| Kosten | Btw | Aftrekbaar |
|---|---|---|
| 3 nachten hotel in Duitsland (€360) | €24 | €24 |
| 2 keer tanken in Duitsland (€180) | €29 | €29 |
| Lunch en diner op reis (€120) | €19 | €19 |
| Totaal Duitsland | €72 | €72 |
Dat is boven het minimum. In België was het minder geweest: hotels en restaurants zijn daar uitgesloten, en brandstof voor een personenauto 50%. Kijk per land op btw terugvragen per land.
Met een jaaraanvraag doe je het één keer per jaar per land. Voor een zzp'er met kosten in twee of drie landen is dat een paar uur werk, als je je bonnen goed bewaart. Een kwartaalaanvraag (minimum €400) loont voor een zzp'er zelden. Zie kwartaalaanvraag of jaaraanvraag.
Eenmanszaak: bedrijfsnaam op de factuur
Als eenmanszaak is je bedrijfsnaam vaak je eigen naam, eventueel met een handelsnaam. Een hotelfactuur op je eigen naam lijkt dan op een privéfactuur. Zorg dat de factuur duidelijk zakelijk is:
- je handelsnaam zoals bij de KvK,
- je bedrijfsadres,
- je btw-identificatienummer (NL plus negen cijfers, B, twee cijfers). Zie btw-nummer van je Nederlandse bedrijf.
Dan is voor de buitenlandse fiscus duidelijk dat de kosten voor je onderneming zijn.
Werk je in het buitenland voor een buitenlandse klant?
Verricht je als zzp'er diensten aan een buitenlandse ondernemer, dan factureer je meestal zonder btw met de vermelding "btw verlegd". De klant geeft de btw aan. Voor jouw kosten in dat land verandert er niets: die vraag je terug via de teruggaafprocedure.
Werk je voor particulieren in het buitenland, of aan een gebouw, dan kan het zijn dat je je in dat land moet registreren. Zie btw-registratie in het buitenland.
Gemengd gebruik van je auto
Veel zzp'ers rijden met een auto die ook privé wordt gebruikt. Voor de buitenlandse teruggaaf maakt dat in de meeste landen niet uit: het land past zijn eigen percentage toe voor personenauto's. Een privérit naar je vakantieadres hoort natuurlijk niet in je aanvraag. Alleen zakelijke ritten. Zie personenauto voor de btw.
Zo houd je het simpel
- Een vaste map of app voor buitenlandse bonnen. Fotografeer ze direct.
- Vraag overal een factuur op je handelsnaam.
- In januari: tel per land op. Haal je €50, dan vraag je het aan.
- Dien in tussen februari en juni. Dan heb je tijd voor ontbrekende facturen.
- Boek de btw als vordering, niet als kosten.
Nutback is ook voor zzp'ers bedoeld: je stuurt je bonnen door, en Nutback laat per land zien wat er terugkomt en wanneer je het minimum haalt. Bekijk de prijzen of doe de gratis btw-scan.
Drie voorbeelden uit de praktijk
De IT-consultant in München. Een maand bij een klant, vier keer heen en weer met de auto, twaalf hotelnachten en dagelijks lunch en diner. De klant is een Duitse onderneming, dus de factuur aan de klant gaat met verlegde btw. Voor de kosten geldt: hotel, maaltijden op reis, diesel en parkeren zijn in Duitsland volledig aftrekbaar. Met €1.400 aan hotel (7% btw, €92), €900 aan maaltijden (deels 7%, drank 19%, samen ongeveer €80), €600 aan diesel (€96) en €200 aan parkeren (€32) komt er ruim €300 terug. Dat is meer dan genoeg voor een jaaraanvraag, en misschien zelfs voor een kwartaalaanvraag als de opdracht langer loopt.
De fotograaf in Antwerpen. Twee dagen fotograferen, één hotelnacht, lunch, parkeren en tanken. In België zijn hotel en restaurant uitgesloten, en brandstof en parkeren voor een personenauto 50%. Wat overblijft is een paar tientjes, onder het minimum van €50 per jaar. Dan loont het alleen als er later in het jaar nog meer Belgische kosten bijkomen. Bewaar de bonnen dus toch.
De coach met een retraite in Portugal. Zaalhuur en catering voor een groep deelnemers, die zelf betalen. Hier speelt meer dan teruggaaf: als je de toegang tot een evenement in Portugal verkoopt aan particulieren, ben je daar mogelijk btw verschuldigd. Lees eerst een evenement organiseren in het buitenland voordat je iets terugvraagt.
Veelgemaakte fouten door zzp'ers
- Buitenlandse btw meenemen in de Nederlandse aangifte. Dat mag niet, en bij een controle wordt het gecorrigeerd. Buitenlandse btw gaat altijd via een teruggaafverzoek. Zie teruggaaf of aangifte.
- Bonnen op privénaam. Een hotelboeking via een privéaccount geeft een factuur op je eigen naam zonder bedrijfsgegevens. Zet je bedrijfsgegevens in je account bij boekingssites en hotelketens.
- Te laat beginnen. De deadline is 30 september van het jaar na de kosten. Wie in september pas begint, heeft geen tijd meer om ontbrekende facturen op te vragen. Zie de deadline van 30 september.
- Privékosten meenemen. Een vakantiedag aan het eind van een zakenreis hoort er niet bij. Neem alleen de zakelijke nachten en maaltijden op.
Veelgestelde vragen
Kan ik als zzp'er buitenlandse btw terugvragen?
Ja, als je btw-ondernemer bent en niet in de KOR zit. Je hebt dezelfde rechten als elk ander bedrijf.
Kan ik in de KOR buitenlandse btw terugvragen?
Nee. In de KOR trek je geen btw af, ook geen buitenlandse.
Wat is het minimum voor een jaaraanvraag?
€50 aan btw per land voor een heel kalenderjaar.
Moet de factuur op mijn handelsnaam staan?
Ja. Een factuur op je eigen naam zonder handelsnaam of btw-nummer kan als privé worden gezien. Zorg dat je handelsnaam, adres en btw-nummer erop staan.
Moet ik als zzp'er eHerkenning hebben voor buitenlandse btw-teruggaaf?
Ja, voor het portaal van de Belastingdienst log je in met eHerkenning, niveau 3 of hoger. Laat je het via je boekhouder doen, dan gebruikt die zijn eigen eHerkenning met een machtiging van jou. Zie eHerkenning.
Loont buitenlandse btw-teruggaaf voor een zzp'er met weinig reizen?
Alleen als je per land minstens €50 aan aftrekbare btw per jaar haalt. Met een paar hotelnachten en tankbeurten in Duitsland lukt dat meestal. In landen met veel uitsluitingen, zoals België, vaak niet.