Buitenlandse btw hoef je niet in één keer per jaar terug te vragen. De EU-regels laten je kiezen: één aanvraag over het hele jaar, of meerdere aanvragen over kortere periodes. Beide hebben voor- en nadelen. In dit artikel lees je welke regels gelden en wat voor jouw situatie het handigst is.
De regels voor de periode
Artikel 16 van Richtlijn 2008/9/EG bepaalt de teruggaafperiode:
- Een periode is niet langer dan een kalenderjaar.
- Een periode is niet korter dan drie kalendermaanden.
- Uitzondering: een kortere periode mag als het het laatste deel van een kalenderjaar is. Bijvoorbeeld alleen november en december.
Een aanvraag over 2026 dekt dus 1 januari tot en met 31 december 2026. Een kwartaalaanvraag bijvoorbeeld 1 januari tot en met 31 maart. Maar je mag ook een periode van vier of vijf maanden kiezen, zolang die binnen één kalenderjaar valt.
De minimumbedragen
Artikel 17 van de richtlijn koppelt aan elke periode een minimumbedrag aan btw dat je terugvraagt, per land:
| Periode | Minimum btw per land |
|---|---|
| Drie maanden of langer, korter dan een jaar | €400 |
| Een heel kalenderjaar, of het laatste deel ervan | €50 |
Voor landen zonder euro gelden dezelfde bedragen, omgerekend in de eigen munt. Zie minimumbedragen.
Let op: het minimum geldt voor de btw die je terugvraagt, niet voor het totaal van de facturen. €400 aan Duitse btw tegen 19% betekent ruim €2.100 aan kosten zonder btw in één kwartaal.
De jaaraanvraag
Bij een jaaraanvraag verzamel je alle facturen van een kalenderjaar per land en vraag je ze in één keer terug, tussen 1 januari en 30 september van het jaar erna.
Voordelen:
- Eén keer per jaar werk per land.
- Laag minimum: al vanaf €50 aan btw.
- Overzichtelijk voor je administratie.
Nadelen:
- Je wacht lang op je geld. Kosten van januari 2026 krijg je pas terug na een aanvraag in 2027, plus de behandeltijd van vier tot acht maanden.
- Alles komt op één moment. Mist er iets, dan is er weinig tijd om het te herstellen.
De kwartaalaanvraag
Bij een kwartaalaanvraag (of een andere periode van minstens drie maanden) vraag je vaker terug.
Voordelen:
- Je hebt je geld eerder. Kosten van januari tot en met maart kun je in april al aanvragen.
- Het werk is gespreid, en fouten ontdek je eerder.
- Het risico van een gemiste deadline is kleiner.
Nadelen:
- Minimum van €400 aan btw per land per aanvraag.
- Meer aanvragen, dus meer werk en meer beslissingen om te volgen.
Een vergeten factuur? In een latere aanvraag mag het nog
Artikel 14 van de richtlijn biedt ruimte: in een aanvraag mag je ook facturen opnemen uit eerdere periodes van hetzelfde kalenderjaar die nog niet in een aanvraag zaten. Een factuur van februari die je in het eerste kwartaal vergat, kan dus mee in de aanvraag over het tweede kwartaal, of in een aanvraag over het laatste deel van het jaar.
Facturen uit een vorig kalenderjaar kunnen niet mee. Die horen in een aanvraag over dat jaar, uiterlijk 30 september.
Een slimme combinatie
Voor veel ondernemers werkt een combinatie het best:
- Kwartaalaanvragen voor de landen met grote bedragen, bijvoorbeeld Duitsland voor een transportbedrijf of het land van je grootste beurs.
- Een aanvraag over het laatste deel van het jaar per land voor de rest, met een minimum van maar €50. Daarin neem je ook vergeten facturen uit eerdere kwartalen mee.
- Een jaaraanvraag voor de landen met kleine bedragen.
Voorbeeld: een standbouwer werkt het hele jaar door in Duitsland en maakt af en toe kosten in België en Oostenrijk.
| Land | Btw per kwartaal | Aanpak |
|---|---|---|
| Duitsland | €1.200 tot €2.500 | Kwartaalaanvragen: Q1, Q2, Q3 apart, Q4 als laatste deel van het jaar |
| België | €80 | Eén jaaraanvraag |
| Oostenrijk | €40 tot €300 | Eén jaaraanvraag |
Wat levert eerder terugvragen op?
Het voordeel van kwartaalaanvragen is vooral liquiditeit. Een transportbedrijf met €10.000 aan buitenlandse btw per kwartaal heeft bij een jaaraanvraag gemiddeld zo'n €20.000 tot €30.000 meer uitstaan dan bij kwartaalaanvragen. Dat geld zit maanden vast bij buitenlandse belastingdiensten, zonder rente.
Voor een zzp'er met een paar honderd euro per jaar weegt dat niet op tegen het extra werk. Die kiest voor een jaaraanvraag.
Niet dubbel aanvragen
Een factuur mag maar in één aanvraag staan. Zit een factuur al in een kwartaalaanvraag, neem hem dan niet nog eens op in de jaaraanvraag. Een dubbele factuur leidt tot een afwijzing en vaak tot extra controles. Houd per factuur bij in welke aanvraag hij zit. Nutback doet dat automatisch: een bonnetje dat al is aangevraagd, kan niet nog eens in een aanvraag komen.
Buiten de EU
Ook buiten de EU kun je kortere periodes kiezen, behalve in Zwitserland:
| Land | Kortere periode | Minimum kort / jaar |
|---|---|---|
| Verenigd Koninkrijk | Ja, minstens drie maanden | £130 / £16 |
| Noorwegen | Ja | NOK 5.000 / NOK 500 |
| Zwitserland | Nee, alleen per kalenderjaar | CHF 500 per jaar |
Een jaarkalender voor kwartaalaanvragen
| Kwartaal | Kosten gemaakt | Aanvraag indienen vanaf | Advies |
|---|---|---|---|
| Q1 | januari tot en met maart | april | Indienen in april of mei |
| Q2 | april tot en met juni | juli | Indienen in juli of augustus |
| Q3 | juli tot en met september | oktober | Indienen in oktober of november |
| Q4 | oktober tot en met december | januari | Als laatste deel van het jaar, met vergeten facturen erbij |
Zo heb je elk kwartaal een vast moment om je bonnen na te lopen. Haal je in een kwartaal het minimum van €400 niet, schuif die facturen dan door naar een volgende aanvraag binnen hetzelfde jaar.
Rente bij te late betaling
Een kortere periode heeft nog een voordeel: de behandeltermijn begint eerder te lopen. Het land van teruggaaf moet binnen vier maanden beslissen en binnen tien werkdagen daarna betalen. Is het te laat, dan heb je recht op rente volgens het recht van dat land, als je de gevraagde informatie en verplichte kopieën op tijd hebt aangeleverd. Zie beslistermijn en rente.
Wat als je het minimum niet haalt?
Dien je toch een kwartaalaanvraag in onder de €400, dan wijst het land die af. Het werk is dan voor niets, maar de facturen zijn niet verloren: neem ze op in een latere aanvraag over hetzelfde jaar. Controleer vóór het indienen het totaal per land.
Pakketten en kwartaalaanvragen bij Nutback
In het Basis-pakket van Nutback doe je per land één jaaraanvraag. Het Pro-pakket ondersteunt kwartaalaanvragen, en laat per land zien wanneer je over de €400 komt. Bekijk de prijzen of lees hoe het portaal van de Belastingdienst werkt.
Veelgestelde vragen
Wat is het minimum voor een kwartaalaanvraag?
€400 aan btw per land, voor een periode van minstens drie maanden die korter is dan een kalenderjaar.
Kan ik in één jaar zowel kwartaal- als jaaraanvragen doen?
Je kunt kwartaalaanvragen doen en het jaar afsluiten met een aanvraag over het laatste deel van het jaar, met een minimum van €50. Een factuur mag maar in één aanvraag staan.
Kan ik een vergeten factuur uit het eerste kwartaal later nog aanvragen?
Ja, in een latere aanvraag over hetzelfde kalenderjaar, zolang de termijn van 30 september van het jaar erna nog loopt.
Is een kwartaalaanvraag voordeliger?
Je krijgt niet meer terug, maar wel eerder. Dat loont bij grote bedragen per land, zoals bij transport of veel beurzen.
Kan ik een periode van vier of vijf maanden kiezen?
Ja. Een periode mag elke lengte hebben tussen drie maanden en een kalenderjaar, zolang ze binnen één kalenderjaar valt. Het minimum is dan €400 aan btw per land.