Buitenlandse btw van vorige jaren vergeten: wat kan nog?

Het gebeurt vaak: een nieuwe boekhouder kijkt mee, een collega vertelt over teruggaaf, of je leest erover. En dan blijkt dat er al jaren buitenlandse btw blijft liggen. Hotels in Duitsland, diesel in Frankrijk, een beurs in Milaan. De vraag is dan: hoeveel daarvan kan ik nog terugkrijgen? Het eerlijke antwoord: meestal alleen het lopende en het vorige jaar. Maar er zijn een paar uitzonderingen die de moeite van het kennen waard zijn.

De hoofdregel: 30 september van het jaar erna

Voor alle EU-landen moet een teruggaafverzoek uiterlijk 30 september van het kalenderjaar na de teruggaafperiode zijn ingediend (artikel 15 van Richtlijn 2008/9/EG). Daarna is het te laat. Het Hof van Justitie bevestigde in de zaak Elsacom (C-294/11) dat dit een vervaltermijn is: landen mogen een te laat verzoek weigeren, en doen dat ook.

Kosten uit 2025 waren op 30 september 2026 voor het laatst aan te vragen. Lees deadline 30 september en indieningstermijn.

Uitzondering 1: vergeten facturen uit hetzelfde jaar

Heb je in de loop van het jaar al een kwartaalaanvraag gedaan en vergat je daarin een factuur, dan kun je die meenemen in een latere aanvraag over hetzelfde kalenderjaar. Artikel 14 van de richtlijn staat dat toe, zolang de factuur nog niet in een eerdere aanvraag zat. Een vergeten factuur van februari 2026 kan dus mee in je aanvraag over het laatste deel van 2026, uiterlijk 30 september 2027. Zie teruggaafperiode.

Uitzondering 2: de factuur kwam pas later

Het recht op aftrek ontstaat pas als je een geldige factuur hebt. Krijg je een factuur pas lang na de levering, of een gecorrigeerde factuur die pas later aan de eisen voldoet, dan kan de factuur in de teruggaafperiode horen waarin je hem kreeg.

Het Hof van Justitie oordeelde in de zaak Volkswagen (C-533/16) dat een termijn voor het uitoefenen van het aftrekrecht niet mag gaan lopen voordat je beschikt over de factuur. In die zaak ging het om btw die pas jaren later werd gefactureerd. Voor de teruggaafprocedure betekent dit: een factuur die in 2026 is uitgereikt voor een levering uit 2024, kan onder voorwaarden mee in de aanvraag over 2026.

Een gewone gecorrigeerde factuur die alleen je bedrijfsnaam toevoegt, is niet altijd genoeg om de termijn opnieuw te laten lopen. Het Hof maakt onderscheid tussen een factuur die er eerst niet was en een factuur met een kleine fout die later is hersteld (zaak Senatex, C-518/14: een gecorrigeerde factuur werkt terug naar de oorspronkelijke datum). Dit is maatwerk. Bespreek het met een adviseur voordat je het opneemt. Zie creditnota en correctie.

Uitzondering 3: buiten de EU

Voor het VK loopt de termijn dus later. Op 22 oktober 2026 kun je kosten van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026 nog terugvragen, tot 31 december 2026. Een Britse hotelfactuur van augustus 2025 is dus nog niet te laat, terwijl een Duitse van dezelfde maand dat wel is. Lees btw terugvragen uit het VK.

Wat niet werkt

• Een verzoek over een oud jaar toch indienen. De Belastingdienst stuurt het niet door, of het land wijst het af.
• Oude facturen in een nieuwe aanvraag stoppen met een nieuwe datum. Dat is onjuist en kan leiden tot een boete of fraudeonderzoek.
• Bezwaar tegen de termijn. De termijn staat in de richtlijn en in de wet van elk land. Bezwaar maken op grond van onbekendheid met de regels werkt niet.
• De oude btw aftrekken in je Nederlandse aangifte. Buitenlandse btw hoort daar niet thuis. Zie teruggaaf of aangifte.

Wat je wel doet

1. Vraag het lopende jaar en het vorige jaar terug, zolang de termijn loopt.
2. Kijk naar het VK, waar de termijn tot 31 december loopt.
3. Zoek naar facturen die pas laat zijn uitgereikt, en bespreek die met een adviseur.
4. Boek de oude btw af als kosten, zodat je balans klopt. Zie buitenlandse btw boeken.
5. Richt het proces in zodat het niet nog een keer gebeurt.

Hoeveel laat je liggen?

Een snelle schatting: tel per jaar de buitenlandse hotel-, brandstof-, tol- en beurskosten bij elkaar op en reken met gemiddeld 15% tot 20% btw, waarvan je in de meeste landen een groot deel terugkrijgt.

Over drie jaar vergeten loopt dat bij een middelgroot bedrijf al snel op tot tienduizenden euro's. Doe de gratis btw-scan voor een schatting op basis van je eigen kosten.

Een voorbeeld: drie jaar vergeten

Een installatiebedrijf ontdekt in oktober 2026 dat het sinds 2023 nooit buitenlandse btw heeft teruggevraagd. Het werkt veel in Duitsland en België.

Het bedrijf mist ruim €13.000 en kan nog €4.080 terugvragen, plus de kosten van de rest van 2026. Een kwartaalaanvraag over juli tot en met september 2026 kan direct; de rest volgt in een aanvraag over het laatste kwartaal of in een jaaraanvraag. Zie kwartaalaanvraag of jaaraanvraag.

Waarom het zo vaak misgaat

• Buitenlandse btw wordt als kosten geboekt. Wie de btw meeboekt op de grootboekrekening reiskosten, ziet niet dat er een vordering ligt.
• Niemand voelt zich verantwoordelijk. De ondernemer denkt dat de boekhouder het doet, de boekhouder denkt dat de ondernemer het niet wil.
• De bedragen per reis zijn klein. Een hotelnacht met €8 btw voelt niet als geld dat blijft liggen, maar over een jaar en tien medewerkers is het een flink bedrag.
• De deadline valt in een rustige periode. 30 september ligt net na de zomer, als niemand aan de vorige boekjaren denkt.

Wie is aansprakelijk?

Heeft je boekhouder of accountant de opdracht om buitenlandse btw terug te vragen en is dat niet gebeurd, dan kan dat een beroepsfout zijn. Zonder duidelijke opdracht is dat meestal niet zo. Leg daarom vast wie verantwoordelijk is voor buitenlandse teruggaaf. Boekhouders die het als dienst aanbieden, lees buitenlandse btw-teruggaaf als dienst voor je klanten.

Veelgestelde vragen

Kan ik buitenlandse btw van twee jaar geleden nog terugvragen?

Meestal niet. Voor EU-landen moet het verzoek uiterlijk 30 september van het jaar na de kosten zijn ingediend. Alleen voor facturen die pas later zijn uitgereikt is er soms ruimte.

Kan ik uitstel vragen voor een te late aanvraag?

Nee. De termijn is een vervaltermijn uit de EU-richtlijn. Er is geen uitstel mogelijk.

Wat doe ik met een factuur die ik vergat in mijn kwartaalaanvraag?

Neem hem op in een latere aanvraag over hetzelfde kalenderjaar, uiterlijk 30 september van het jaar erna.

Hoe lang kan ik Britse btw terugvragen?

Tot 31 december na het Britse aanvraagjaar, dat loopt van 1 juli tot en met 30 juni.

Krijg ik rente over buitenlandse btw die ik te laat aanvraag?

Nee. Rente krijg je alleen als het land te laat beslist of te laat betaalt op een tijdig ingediend verzoek. Een te laat ingediend verzoek wordt afgewezen. Zie beslistermijn en rente.