Buitenlandse btw boeken in je administratie

Buitenlandse btw zorgt in veel administraties voor rommel. De ene ondernemer boekt het hotel in Berlijn inclusief btw als reiskosten, de andere zet de Duitse btw op de Nederlandse voorbelasting, en een derde laat de bon in een la liggen tot het voorjaar. Alle drie gaan ergens mis. In dit artikel lees je hoe je buitenlandse btw netjes verwerkt, zodat je aangifte klopt, je teruggaaf zichtbaar is en een afwijzing geen verrassing wordt.

Waarom buitenlandse btw niet op je btw-rekening hoort

In je Nederlandse btw-aangifte trek je alleen Nederlandse btw af. Dat is voorbelasting in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968. De Duitse Mehrwertsteuer of Franse TVA op een factuur is geen Nederlandse btw, dus die hoort niet in rubriek 5b van je aangifte.

Zet je hem toch op de rekening voorbelasting, dan trek je hem af in je aangifte. Dat is te veel afgetrokken. Bij een boekenonderzoek moet je dat terugbetalen, mogelijk met een boete. En vraag je dezelfde btw ook nog via het portaal terug bij het buitenland, dan heb je hem dubbel.

Buitenlandse btw is dus een vordering op een buitenlandse belastingdienst, of kosten als hij niet terug kan.

De rekeningen die je nodig hebt

Maak in je grootboek een paar extra rekeningen aan:

Veel boekhoudpakketten hebben een standaardrekening voor "Overige vorderingen". Een aparte rekening voor buitenlandse btw maakt het veel makkelijker om aan het eind van het jaar te zien wat er nog openstaat.

Een factuur boeken: het basisvoorbeeld

Je overnacht drie nachten in een hotel in Hamburg. De factuur: €600 zonder btw, 7% btw €42, totaal €642. In Duitsland is hotelbtw volledig aftrekbaar.

Je kosten zijn €600, net als bij een Nederlands hotel. De €42 staat op je balans tot de Duitse fiscus betaalt.

Als maar een deel terug kan

Je tankt in Frankrijk voor een personenauto. Factuur: €100 zonder btw, 20% btw €20, totaal €120. In Frankrijk is 80% van de btw op brandstof voor personenauto's terug te vragen.

Het niet-aftrekbare deel (€4) hoort bij de kosten. Wil je zien hoeveel buitenlandse btw je per jaar niet terugkrijgt, boek die €4 dan op een aparte kostenrekening.

Als niets terug kan

Een restaurantrekening in België: €80 zonder btw, 12% btw €9,60. In België is btw op restaurants niet aftrekbaar. Je boekt de hele €89,60 als kosten. Voor de winstbelasting gelden dan de normale regels voor gemengde kosten en representatie. De btw komt niet op de vorderingsrekening.

Zo is je vorderingsrekening altijd een goede schatting van wat er nog terug moet komen.

Facturen in vreemde valuta

Een factuur in Poolse zloty, Zweedse kronen of Britse ponden boek je in euro tegen de koers van de factuurdatum (of de koers die je pakket gebruikt). De teruggaaf ontvang je later, vaak in de munt van het land of omgerekend door de bank, tegen een andere koers. Het verschil is een koersverschil.

Voorbeeld: een hotel in Krakau. Btw PLN 400, op de factuurdatum €93. Je boekt €93 als vordering. Maanden later ontvang je €95,50.

Let op: in de aanvraag zelf vul je de bedragen in de munt van het land in, zoals op de factuur. Zie wisselkoers bij btw-teruggaaf.

De teruggaaf ontvangen

Betaalt het buitenland de teruggaaf uit, dan boek je de vordering af. Krijg je precies wat je verwachtte, dan staat de rekening voor dat land daarna op nul. Krijg je ook rente omdat het land te laat was, dan boek je die als rentebate.

Als de aanvraag (deels) wordt afgewezen

Wordt een deel afgewezen, dan staat er te veel op je vorderingsrekening. Eerst kijk je of je het besluit wilt aanvechten. Zie bezwaar en beroep bij de buitenlandse fiscus. Is het definitief, dan boek je het afgewezen bedrag af naar de kosten.

Dat is ook de reden om alleen het aftrekbare deel als vordering te boeken: hoe beter je inschatting, hoe minder correcties achteraf. Hoe je afwijzingen voorkomt en aanvecht, lees je in aanvraag afgewezen of vragen van de buitenlandse fiscus.

Aan het eind van het jaar

Bij het opmaken van de jaarrekening kijk je naar de openstaande vorderingen:

• Nog niet aangevraagd: de aanvraag loopt nog tot 30 september van het volgende jaar. Laat de vordering staan, maar zorg dat de aanvraag er komt.
• Aangevraagd, nog niet beslist: laat staan. De beslistermijn is vier tot acht maanden.
• Twijfelachtig: bijvoorbeeld een land dat al lang niet reageert of facturen die niet compleet zijn. Neem een voorziening, of boek af.
• Termijn verlopen zonder aanvraag: boek af naar de kosten. De btw is verloren.

Een aparte rekening per land maakt dit overzicht veel makkelijker. Nutback laat per land zien wat er aangevraagd is, wat er nog loopt en wat er terug is, zodat je het met je administratie kunt afstemmen.

Gevolgen voor de winstbelasting

Niet-aftrekbare buitenlandse btw is gewoon onderdeel van de kosten. Voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting volgt hij de kostensoort: hotelkosten zijn aftrekbaar, representatie en maaltijden vallen onder de normale beperkingen, zoals de gemengde-kostenregeling. Teruggekregen btw is geen winst, want je had hem al als vordering geboekt.

Heb je de buitenlandse btw eerst als kosten geboekt en krijg je hem later terug? Dan boek je de teruggaaf als vermindering van die kosten in het jaar van ontvangst, of je corrigeert het jaar van de kosten als dat nog open is. Netter is om het vanaf het begin als vordering te boeken.

Bewaarplicht

Bewaar alle facturen, de aanvraag, de ontvangstbevestiging, het besluit en de correspondentie zeven jaar. Dat is de Nederlandse bewaarplicht. Het land van teruggaaf kan ook later nog om originelen vragen, en kan een te hoge teruggaaf terugvorderen.

Tips voor boekhouders

Voor boekhouders is buitenlandse btw een kans om meerwaarde te leveren. Een paar praktische tips:

1. Maak één vorderingsrekening per land voor klanten die veel reizen.
2. Spreek met klanten af dat ze buitenlandse bonnen apart aanleveren, en direct.
3. Plan in juni een controle van alle openstaande vorderingen per klant, ruim voor 30 september.
4. Gebruik een machtiging om namens de klant in te dienen.

Meer hierover in buitenlandse btw-teruggaaf als dienst voor je klanten.

Veelgestelde vragen

Mag ik buitenlandse btw op mijn voorbelasting boeken?

Nee. Buitenlandse btw is geen Nederlandse voorbelasting en hoort niet in je btw-aangifte. Boek het terug te vragen deel als vordering op een aparte balansrekening en het niet-aftrekbare deel als kosten.

Hoe boek ik buitenlandse btw die niet terug kan?

Als onderdeel van de kosten, bij de kostensoort zelf of op een aparte rekening voor niet-aftrekbare buitenlandse btw. Voor de winstbelasting volgt hij de regels van die kostensoort.

Wat doe ik met een koersverschil bij de teruggaaf?

Het verschil tussen het geboekte bedrag in euro en het ontvangen bedrag boek je als koersverschil in de winst-en-verliesrekening.

Hoe lang moet ik buitenlandse facturen bewaren?

Zeven jaar, net als de rest van je administratie. Bewaar ook de aanvraag, de ontvangstbevestiging en het besluit.