Een teruggaaf is niet klaar als het geld binnen is. Het land van teruggaaf kan later nog vragen stellen of controleren. En voor je eigen administratie gelden bewaarregels. Bewaar alles daarom goed.
Hoe lang?
In Nederland geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie, op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Voor gegevens over onroerend goed is dat tien jaar. Buitenlandse facturen en je teruggaafverzoeken horen bij je administratie, dus ook daarvoor geldt zeven jaar.
Wat bewaar je?
- De facturen, in de vorm waarin je ze kreeg (papier of digitaal).
- Je teruggaafverzoeken per land en periode.
- De ontvangstbevestiging van de Belastingdienst, als bewijs dat je op tijd was.
- Verzoeken om informatie en je antwoorden.
- De besluiten van het land van teruggaaf.
- Bewijs van betaling en de uitbetaling van de teruggaaf.
- Voor het VK, Noorwegen en Zwitserland: de formulieren, de verklaring van ondernemerschap en je verzendbewijs.
Papier of digitaal?
Je mag papieren facturen digitaliseren en de originelen weggooien, als de digitale versie volledig, leesbaar en betrouwbaar is en je hem binnen redelijke tijd kunt tonen. Let op: Zwitserland vraagt voor de teruggaaf de originele facturen. Bewaar die dus tot de teruggaaf is afgerond en je ze terug hebt, of totdat ze zijn ingediend.
Waarom het ertoe doet
- Het land van teruggaaf kan om het origineel of een kopie vragen. Zie verzoek om aanvullende informatie.
- Het land kan een te hoge teruggaaf terugvorderen. Dan heb je je stukken nodig om je standpunt te onderbouwen.
- Bij een boekenonderzoek in Nederland wil de inspecteur zien hoe je buitenlandse btw hebt verwerkt. Zie buitenlandse btw boeken in je administratie.
Nutback bewaart je bonnetjes, aanvragen en statussen versleuteld in de EU, zodat je ze bij vragen snel terugvindt.
Hoe lang kan het buitenland terugkomen?
Naast je eigen bewaarplicht kan het land van teruggaaf een te hoge teruggaaf terugvorderen. Artikel 23 van Richtlijn 2008/9/EG laat dat over aan het nationale recht van dat land. De termijnen verschillen: in Duitsland is de gewone termijn in de regel vier jaar, in andere landen kan het langer zijn. Met de Nederlandse termijn van zeven jaar zit je in de praktijk goed.
Een handige mappenstructuur
Werk je zonder software, orden je stukken dan zo:
- een map per jaar,
- daarin een map per land,
- daarin per aanvraag: de facturen, het ingediende verzoek, de ontvangstbevestiging, eventuele vragen en antwoorden, en het besluit.
Geef bestanden een vaste naam, zoals 2026-03-14_DE_Hotel-Adlon_412.pdf. Dan vind je een factuur in een paar seconden terug als het land er na twee jaar om vraagt. Maak ook een back-up op een tweede plek.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik buitenlandse facturen bewaren?
Minstens zeven jaar, net als de rest van je administratie.
Mag ik buitenlandse facturen digitaal bewaren?
Ja, als de digitale versie volledig, leesbaar en betrouwbaar is. Voor Zwitserland heb je bij de aanvraag wel de originelen nodig.
Moet ik ook de ontvangstbevestiging bewaren?
Ja. Die bewijst dat je je aanvraag op tijd hebt ingediend.
Mag ik de originele papieren bon weggooien na het scannen?
In Nederland meestal wel, als de scan volledig en goed leesbaar is. Gooi originelen voor Zwitserland pas weg als de teruggaaf daar is afgerond, en bewaar ze bij twijfel liever wat langer.