Een e-factuur is meer dan een pdf. Het is een factuur in een gestructureerd digitaal formaat, zoals UBL, dat software automatisch kan lezen en verwerken. In Europa is de standaard EN 16931, en het Peppol-netwerk wordt veel gebruikt om e-facturen uit te wisselen. Een pdf of een foto van een papieren factuur is voor de btw ook een elektronische factuur, maar geen gestructureerde e-factuur.
Welke landen verplichten het?
| Land | Verplichting tussen binnenlandse bedrijven |
|---|---|
| Italië | Sinds 2019, via het systeem SdI (Sistema di Interscambio) |
| Polen | In 2026, via KSeF (Krajowy System e-Faktur) |
| België | Sinds 1 januari 2026, via Peppol |
| Frankrijk | Gefaseerd vanaf 1 september 2026 |
| Duitsland | Ontvangen sinds 2025, versturen gefaseerd tot 2028 |
| Spanje, Kroatië en andere | In voorbereiding |
De verplichting geldt in de meeste landen voor facturen tussen bedrijven die in dat land zijn gevestigd of geregistreerd. Ben je als Nederlandse ondernemer daar niet gevestigd en niet geregistreerd, dan valt de factuur aan jou meestal niet onder de verplichting, of krijg je hem naast de e-factuur als pdf.
Wat krijg jij?
In de praktijk:
- Italië: de leverancier maakt een e-factuur in SdI en stuurt je een copia di cortesia, een pdf-kopie. Die gebruik je voor je teruggaaf.
- Polen: je krijgt een pdf of een visualisatie van de KSeF-factuur, vaak met een KSeF-nummer en een QR-code.
- België en Frankrijk: je krijgt een pdf, of een e-factuur via Peppol als je zelf aan Peppol bent aangesloten.
Al deze vormen zijn bruikbaar voor de teruggaaf, zolang ze de verplichte gegevens bevatten. Zie factuurvereisten.
Een e-factuur in je teruggaaf
Voor het teruggaafverzoek verandert er weinig. Je neemt dezelfde gegevens over: leverancier, btw-nummer, factuurnummer, datum, maatstaf en btw-bedrag. Moet je een kopie meesturen, dan stuur je de pdf of visualisatie. Een XML-bestand uploaden is meestal niet de bedoeling: het land wil een leesbare kopie. Zie kopie van de factuur meesturen.
Bewaren
Ontvang je een gestructureerde e-factuur, bewaar dan het originele bestand en de visualisatie. Het originele bestand is de factuur; de pdf is een weergave. Zie bewaarplicht.
Wat komt er nog?
Met het EU-pakket ViDA wordt e-facturatie vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende leveringen en diensten tussen bedrijven. Dan krijg je ook van buitenlandse leveranciers e-facturen. Zie ViDA.
Veelgestelde vragen
Is een Italiaanse copia di cortesia genoeg voor teruggaaf?
Ja. De pdf-kopie van de SdI-factuur is voor jou als buitenlandse afnemer de factuur. Bewaar hem goed.
Moet ik als Nederlands bedrijf aan Peppol om buitenlandse facturen te ontvangen?
Voor de teruggaaf niet. Buitenlandse leveranciers sturen je zonder vestiging in hun land meestal een pdf. Voor Belgische klanten kan Peppol wel nodig zijn om zelf facturen te sturen.
Kan ik een XML-e-factuur gebruiken voor mijn teruggaafverzoek?
Je neemt de gegevens eruit over. Moet er een kopie mee, stuur dan een leesbare weergave, zoals een pdf.