Kennisbank
Begrippen rond buitenlandse btw
Korte, precieze uitleg van elk begrip dat je tegenkomt als je btw terugvraagt uit het buitenland. Wil je het hele verhaal? Lees de artikelen.
Aanvragen
eHerkenningMet eHerkenning log je als bedrijf in bij de Belastingdienst, ook voor btw-teruggaaf uit andere EU-landen. Welk niveau je nodig hebt en hoe je het regelt.2 min lezen →Machtiging voor btw-teruggaafMet een machtiging vraagt je boekhouder of adviseur btw-teruggaaf uit andere EU-landen namens jou aan. Hoe dat werkt en wat je onderling afspreekt.2 min lezen →Minimumbedragen voor btw-teruggaafBuitenlandse btw vraag je terug vanaf een minimumbedrag: €400 voor een periode van drie maanden, €50 voor een heel jaar. Ook de bedragen buiten de EU.2 min lezen →TeruggaafperiodeEen teruggaafverzoek gaat over minstens drie maanden en hoogstens een kalenderjaar. Welke facturen erin mogen en hoe je dubbel aanvragen voorkomt.2 min lezen →IndieningstermijnBtw uit een ander EU-land vraag je uiterlijk 30 september van het jaar erna terug. Wanneer een aanvraag op tijd is en welke termijnen buiten de EU gelden.2 min lezen →Beslistermijn en renteHet land van teruggaaf beslist binnen vier tot acht maanden en betaalt binnen tien werkdagen. Wat als het te laat is, en wanneer je rente krijgt.2 min lezen →Verzoek om aanvullende informatieHet land van teruggaaf mag om extra informatie vragen, zoals een factuur of uitleg. Je hebt één maand. Wat ze vragen en hoe je goed reageert.2 min lezen →Bezwaar en beroep bij de buitenlandse fiscusTegen een afwijzing van je buitenlandse btw-teruggaaf maak je bezwaar volgens het recht van dat land. Termijnen, waar je indient en wanneer het loont.2 min lezen →Kostencodes bij btw-teruggaafBij elke factuur in een EU-teruggaafverzoek kies je een kostencode van 1 tot en met 10, zoals brandstof, logies of beurzen. Wat elke code betekent.2 min lezen →NACE-code (activiteitscode)Bij een EU-teruggaafverzoek geef je de NACE-code van je bedrijfsactiviteit op. Wat die code is, hoe hij samenhangt met je SBI-code en waar je hem vindt.2 min lezen →Wisselkoers bij btw-teruggaafHoe ga je om met facturen in zloty, kronen, forinten of ponden bij btw-teruggaaf? In welke munt je invult, hoe je omrekent en waar koersverschil vandaan komt.2 min lezen →Btw-identificatienummer van je Nederlandse bedrijfJe bedrijf heeft een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer. Welk nummer je aan buitenlandse leveranciers geeft en welk in het portaal.2 min lezen →Teruggaafverzoek corrigerenEen fout in een ingediend teruggaafverzoek, een creditnota achteraf of een gewijzigd pro-rata: hoe je een buitenlandse teruggaaf corrigeert en wanneer dat moet.2 min lezen →Terugvordering van een te hoge teruggaafKreeg je te veel btw terug, dan kan een land dat terugvorderen met rente en boete of verrekenen met een volgende teruggaaf. Hoe het werkt en hoe je het voorkomt.2 min lezen →Dubbel aanvragen voorkomenEen factuur mag maar één keer in een teruggaafverzoek staan. Hoe dubbele aanvragen ontstaan, bij kwartaalaanvragen, tankpassen of bureaus, en hoe je ze voorkomt.2 min lezen →
Facturen
FactuurvereistenWelke gegevens moeten op een factuur staan om buitenlandse btw terug te krijgen? De factuurvereisten uit de EU-btw-richtlijn, vertaald naar de praktijk.2 min lezen →Vereenvoudigde factuur en kassabonEen kassabon zonder bedrijfsnaam is in de meeste landen niet genoeg voor btw-teruggaaf. Alleen in Duitsland, Oostenrijk en het VK, tot een grensbedrag.2 min lezen →Btw-identificatienummerHet btw-identificatienummer identificeert een ondernemer in de EU. Hoe het per land is opgebouwd, waarom het op je factuur moet staan en hoe je het controleert.2 min lezen →VIES-controleMet VIES controleer je of een btw-nummer uit een EU-land geldig is. Waarom dat telt voor btw-teruggaaf, hoe het werkt en wat je doet bij een ongeldig nummer.2 min lezen →Kopie van de factuur meesturenSommige landen willen bij btw-teruggaaf een kopie van elke factuur, andere vanaf €1.000 of €250 voor brandstof, en sommige nooit. Het overzicht per land.2 min lezen →Creditnota en gecorrigeerde factuurKlopt een buitenlandse factuur niet, vraag dan een correctie of creditnota. Hoe dat werkt en wat je doet als de factuur na de teruggaaf nog verandert.2 min lezen →BewaarplichtHoe lang bewaar je buitenlandse facturen, aanvragen en besluiten? De Nederlandse bewaarplicht van zeven jaar en wat een buitenlandse fiscus later kan vragen.2 min lezen →E-facturatieSteeds meer landen verplichten e-facturen tussen bedrijven, zoals Italië, Polen, België en Frankrijk. Wat dat betekent voor facturen die jij ontvangt.2 min lezen →
Buiten de EU
Fiscaal vertegenwoordigerEen fiscaal vertegenwoordiger handelt namens een buitenlandse ondernemer. Voor btw-teruggaaf uit Zwitserland is hij verplicht. Wat hij doet en kost.3 min lezen →Formulier VAT65AMet formulier VAT65A vraag je als buitenlandse ondernemer Britse btw terug bij HMRC. Wat erin staat, welke bijlagen je nodig hebt en welke termijn geldt.3 min lezen →Formulier RF-1032Met formulier RF-1032 vraag je als buitenlandse ondernemer Noorse btw terug bij Skatteetaten. Wat erin staat, waarom het per post moet en welke termijn geldt.3 min lezen →Verklaring van ondernemerschapVoor btw-teruggaaf uit het VK, Noorwegen en Zwitserland bewijs je met een verklaring dat je btw-ondernemer bent. Wat erin staat en hoe lang hij geldt.2 min lezen →
Bijzondere situaties
Kleineondernemersregeling (KOR)Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan kun je geen buitenlandse btw terugvragen. Waarom niet, en wanneer uitstappen uit de KOR loont.2 min lezen →Vrijgestelde prestatiesWie vrijgestelde prestaties verricht, zoals zorg, onderwijs of financiële diensten, kan buitenlandse btw niet of deels terugvragen. Wat dat betekent.2 min lezen →Btw verlegd (reverse charge)Bij verlegde btw rekent de buitenlandse leverancier geen btw en geef jij die aan in je Nederlandse aangifte. Wanneer dat geldt en hoe je het verwerkt.2 min lezen →Btw-registratie in het buitenlandBen je in een ander land btw-plichtig, dan trek je de btw daar af in een lokale aangifte in plaats van via teruggaaf. Wanneer registratie verplicht is.2 min lezen →Invoer-btwInvoer-btw betaald in een ander EU-land kun je soms via teruggaaf terugvragen, bijvoorbeeld bij invoer via Duitsland of België. Wanneer dat kan.3 min lezen →Intracommunautaire leveringKoop je goederen in een ander EU-land die naar Nederland gaan, dan hoort de leverancier 0% btw te rekenen. Wat je doet als er toch btw op staat.2 min lezen →Fiscale eenheid voor de btwBij een fiscale eenheid voor de btw gelden meerdere bv's als één ondernemer. Wat dat betekent voor buitenlandse btw-teruggaaf, facturen en machtigingen.2 min lezen →One Stop Shop (OSS)Met de One Stop Shop geef je btw op verkopen aan particulieren in andere EU-landen aan in Nederland. Waarom je kosten daar toch via teruggaaf gaan.2 min lezen →EORI-nummerHet EORI-nummer heb je nodig voor douanezaken in de EU, zoals invoer en uitvoer. Wat het is, hoe het verschilt van je btw-nummer en wat het doet voor invoer-btw.2 min lezen →
Kosten en aftrek
RepresentatiekostenRepresentatiekosten, zoals een etentje met klanten, zijn in veel landen niet aftrekbaar voor de btw. Het verschil met maaltijden op zakenreis, per land.2 min lezen →Personenauto voor de btwVeel landen beperken de btw-aftrek op personenauto's. Wat als personenauto geldt, hoe de definities per land verschillen en waarom het voertuig telt.3 min lezen →Voertuigcategorieën voor de btwVoor btw-teruggaaf op brandstof, huur, tol en onderhoud telt welk voertuig het is. Het verschil tussen personenauto, elektrische auto, bestelbus en vrachtwagen.2 min lezen →Tol en vignetOp tol en vignetten zit niet altijd btw, en de aftrek verschilt per land en voertuig. Hoe je tol terugvraagt, welke factuur je nodig hebt en waar het misgaat.2 min lezen →Tol zonder btwOp tol die een overheid heft, zoals de Duitse Lkw-Maut, de Belgische kilometerheffing en de Poolse e-TOLL, zit geen btw. Waarom, en wat je ermee doet.3 min lezen →Pro rataVerricht je belaste en vrijgestelde prestaties, dan krijg je buitenlandse btw maar deels terug: pro rata. Hoe dat werkt en hoe je het in je aanvraag verwerkt.2 min lezen →TankpasMet een tankpas betaal je brandstof in het buitenland zonder losse bonnen. Wanneer de tankpasfactuur geschikt is voor btw-teruggaaf en waar je op let.2 min lezen →Tolbadge en EETSMet een tolbadge of EETS-kastje betaal je tol in meerdere landen met één apparaat. Hoe de facturen werken, waar btw op zit en hoe je die terugvraagt.2 min lezen →Leasen of huren van een auto: de btwKorte huur, lange huur, operational of financial lease: voor de btw bepaalt het waar de btw wordt geheven en of je buitenlandse btw kunt terugvragen.2 min lezen →RittenregistratieIn sommige landen levert een rittenregistratie meer btw-teruggaaf op, zoals België bij bestelbussen. Wanneer het loont en wat erin moet staan.2 min lezen →Margeregeling voor reisbureausBoek je een zakenreis of congrespakket via een reisbureau, dan geldt vaak de margeregeling. Er staat dan geen btw op de factuur, en valt er niets terug te vragen.2 min lezen →
Regels en wetgeving
Richtlijn 2008/9/EGRichtlijn 2008/9/EG regelt hoe een ondernemer uit het ene EU-land btw terugvraagt uit een ander EU-land. De voorwaarden, termijnen en bedragen uitgelegd.3 min lezen →Dertiende richtlijn (86/560/EEG)De Dertiende richtlijn regelt btw-teruggaaf aan ondernemers van buiten de EU. Wat betekent dat voor kosten in het VK, Noorwegen of Zwitserland?2 min lezen →AftrekrechtAftrekrecht is het recht om btw op zakelijke inkopen terug te krijgen. Wanneer het ontstaat, welke voorwaarden gelden en hoe het werkt bij buitenlandse btw.2 min lezen →VoorbelastingVoorbelasting is de btw op je inkopen die je aftrekt in je aangifte. Waarom buitenlandse btw geen voorbelasting is en hoe je die wel terugkrijgt.2 min lezen →AftrekbeperkingDoor een aftrekbeperking is btw op bepaalde kosten niet of deels aftrekbaar, zoals hotels in België of autokosten in Italië. Hoe het werkt en waarom.3 min lezen →Afwijkingsbesluit van de RaadMet een afwijkingsbesluit van de Raad mag een land afwijken van de btw-richtlijn, zoals 40 of 50 procent aftrek op autokosten. Welke landen dat doen.2 min lezen →Lidstaat van teruggaaf en lidstaat van vestigingBij btw-teruggaaf binnen de EU spelen twee landen een rol: je eigen land en het land dat de btw teruggeeft. Wie doet wat, en welke regels gelden?2 min lezen →Plaats van dienstDe plaats van dienst bepaalt in welk land btw verschuldigd is. Waarom je op een hotel buitenlandse btw betaalt, maar op standhuur of advies vaak niet.3 min lezen →Vaste inrichtingHeb je in een ander land een vaste inrichting, dan kun je daar meestal geen btw-teruggaaf vragen. Wat een vaste inrichting is en wanneer je er een hebt.2 min lezen →Btw-tarieven in de EUDe standaardtarieven en verlaagde tarieven voor btw in alle EU-landen, het VK, Noorwegen en Zwitserland, en waarom het tarief op de factuur belangrijk is.2 min lezen →Verlaagd btw-tariefHotels, maaltijden en personenvervoer hebben in veel landen een verlaagd btw-tarief. Wat dat betekent voor je teruggaaf en facturen met twee tarieven.2 min lezen →Maatstaf van heffingDe maatstaf van heffing is het bedrag waarover btw wordt berekend. Waarom je hem per factuur invult bij teruggaaf, wat erbij hoort en wat niet, met voorbeelden.2 min lezen →Ondernemer voor de btwAlleen een ondernemer voor de btw kan buitenlandse btw terugvragen. Wanneer je dat bent en wat het betekent voor een holding, stichting of zzp'er.2 min lezen →Niet in het land gevestigde ondernemerDe teruggaafprocedure is alleen voor ondernemers die niet in het land van teruggaaf zijn gevestigd en daar geen belaste handelingen verrichten. Wat dat betekent.2 min lezen →Zakelijk gebruikJe krijgt buitenlandse btw alleen terug op kosten die je voor je onderneming maakt. Wat zakelijk is, hoe het zit met gemengd gebruik, en hoe je het onderbouwt.2 min lezen →ViDA (VAT in the Digital Age)ViDA is het EU-pakket dat de btw digitaliseert, met e-facturatie en digitale rapportage tussen bedrijven. Wat het is, wanneer het komt en wat het betekent.2 min lezen →