Ook met een goede controle kan er na het indienen een fout aan het licht komen. Een factuur die er niet in hoorde, een bedrag dat verkeerd is overgenomen, een creditnota die later binnenkomt. Wat doe je dan? Het hangt af van het soort fout en van het moment.
Soorten correcties
| Situatie | Wat je doet |
|---|---|
| Een factuur vergeten | Opnemen in een later verzoek over hetzelfde kalenderjaar, uiterlijk 30 september van het jaar erna |
| Te veel btw gevraagd, nog geen besluit | Het land van teruggaaf informeren, of bij een informatieverzoek de juiste gegevens geven |
| Te veel btw gevraagd, al uitbetaald | Het land informeren en het te veel ontvangen bedrag terugbetalen of laten verrekenen |
| Te weinig btw gevraagd | Het verschil opnemen in een later verzoek over hetzelfde jaar, zolang de termijn loopt |
| Creditnota of korting na de teruggaaf | Het land informeren, of het verwerken in een volgend verzoek |
| Pro-rata-percentage gewijzigd | Correctie in een verzoek in het jaar erna |
Vergeten facturen
Facturen die je vergat, mogen mee in een later verzoek over hetzelfde kalenderjaar (artikel 14 van Richtlijn 2008/9/EG). Ze mogen nog niet in een eerder verzoek hebben gestaan. Zie teruggaafperiode.
Te veel gevraagd
Heb je te veel btw gevraagd, bijvoorbeeld door een hotel in België op te nemen of een verkeerd bedrag over te nemen, meld dat dan aan het land van teruggaaf. Heeft het land al betaald, dan moet je het te veel ontvangen bedrag terugbetalen. Het land kan het ook terugvorderen of verrekenen met een volgende teruggaaf, en dan rente en een boete opleggen (artikel 23 van de richtlijn). Zelf melden voorkomt dat meestal. Zie terugvordering van een te hoge teruggaaf.
Hoe je het meldt, verschilt per land: per brief of e-mail aan de behandelende dienst, met je referentienummer, of via het antwoord op een informatieverzoek. Het EU-portaal heeft geen standaardknop om een ingediend verzoek aan te passen.
Creditnota's en kortingen
Krijg je na de teruggaaf een creditnota met btw, bijvoorbeeld door een retour of een bonus van je tankpasaanbieder, dan daalt je recht op teruggaaf. Verwerk de creditnota in een volgend verzoek aan hetzelfde land, als negatief bedrag, of meld het aan het land. Zie creditnota en correctie.
Pro rata
Verricht je belaste en vrijgestelde prestaties, dan vraag je teruggaaf volgens een voorlopig pro-rata-percentage. Wijzigt dat percentage bij de definitieve berekening na afloop van het jaar, dan corrigeer je dat in een teruggaafverzoek in het jaar erna (artikel 13 van de richtlijn). Zie pro rata.
Veelgestelde vragen
Kan ik een ingediend teruggaafverzoek wijzigen?
Niet rechtstreeks in het portaal. Een vergeten factuur neem je op in een later verzoek over hetzelfde jaar. Te veel gevraagde btw meld je aan het land van teruggaaf.
Wat gebeurt er als ik te veel btw heb teruggekregen?
Het land kan het terugvorderen, met rente en soms een boete, of verrekenen met een volgende teruggaaf. Zelf melden voorkomt meestal een boete.
Wat doe ik met een creditnota na de teruggaaf?
Verwerk hem als negatief bedrag in een volgend verzoek aan hetzelfde land, of meld hem aan dat land.