eHerkenning is het digitale inlogmiddel waarmee bedrijven zaken doen met de overheid. Je kunt het vergelijken met DigiD, maar dan voor organisaties. Voor btw-teruggaaf uit een ander EU-land heb je het nodig om in te loggen op het portaal van de Belastingdienst.
Waarom eHerkenning nodig is
De aanvraag voor btw-teruggaaf uit een ander EU-land doe je elektronisch bij de Belastingdienst. Daarvoor moet vaststaan dat jij namens het bedrijf mag handelen. eHerkenning koppelt jou als persoon aan je bedrijf en legt vast voor welke diensten je bevoegd bent. Zie het portaal stap voor stap.
Hoe kom je aan eHerkenning?
- Kies een erkende leverancier. Er zijn meerdere commerciële aanbieders. Een overzicht staat op de website van eHerkenning. De prijzen verschillen per leverancier en per niveau, meestal een bedrag per jaar.
- Kies het betrouwbaarheidsniveau. Voor diensten van de Belastingdienst is in de regel niveau 3 nodig (EH3). Controleer bij de Belastingdienst welk niveau de dienst vraagt.
- Laat je identiteit en bevoegdheid vaststellen. De leverancier controleert of je bevoegd bent om namens het bedrijf te handelen, met gegevens uit het Handelsregister van de KvK.
- Machtig de juiste personen voor de dienst. In de beheeromgeving van je leverancier machtig je medewerkers voor specifieke diensten, zoals btw-teruggaaf.
Machtigen van een adviseur
Laat je de aanvraag doen door je boekhouder of adviseur, dan logt die in met zijn eigen eHerkenning en een machtiging van jouw bedrijf. Zie machtiging voor btw-teruggaaf.
Waar het vaak misgaat
- Verlopen middel. eHerkenning heeft een looptijd. Is het verlopen, dan kun je niet inloggen tot je het hebt verlengd.
- Verkeerd niveau. Een middel op niveau 2 werkt niet voor een dienst die niveau 3 vraagt.
- Geen machtiging voor de dienst. Je kunt inloggen, maar niet bij de dienst voor btw-teruggaaf.
- Medewerker uit dienst. Het middel stond op naam van iemand die er niet meer werkt.
- Wijziging bij de KvK. Een nieuwe bestuurder of rechtsvorm kan betekenen dat je machtigingen opnieuw moet regelen.
Al deze problemen zijn op te lossen, maar niet altijd in een dag. Controleer daarom ruim voor de deadline van 30 september of alles werkt. Een goed moment is 1 juli.
Voor landen buiten de EU
Voor het VK, Noorwegen en Zwitserland heb je geen eHerkenning nodig: die aanvragen gaan rechtstreeks naar die landen. Wel heb je vaak een verklaring van ondernemerschap van de Belastingdienst nodig.
Veelgestelde vragen
Heb ik eHerkenning nodig om btw uit een ander EU-land terug te vragen?
Ja. Je logt met eHerkenning in op het portaal van de Belastingdienst voor btw-teruggaaf uit andere EU-landen. Een adviseur kan dat met een machtiging namens jou doen.
Welk niveau eHerkenning heb ik nodig?
Voor diensten van de Belastingdienst meestal niveau 3 (EH3). Controleer bij de Belastingdienst welk niveau de dienst voor btw-teruggaaf vraagt.
Hoe lang duurt het om eHerkenning te regelen?
Afhankelijk van de leverancier en de controle van je gegevens een paar dagen tot een paar weken. Regel het dus niet op het laatste moment.