Binnen de EU controleert de Nederlandse Belastingdienst zelf of je btw-ondernemer bent voordat hij je teruggaafverzoek doorstuurt. Landen buiten de EU kunnen dat niet. Zij vragen daarom een officiële verklaring: de verklaring van ondernemerschap, in het Engels certificate of status.
Wat staat erin?
De Belastingdienst verklaart dat jouw bedrijf in Nederland is geregistreerd als ondernemer voor de btw, met je btw-nummer en vaak je activiteit en de periode waarvoor het geldt. De verklaring is ondertekend of gestempeld door de Belastingdienst.
Waarvoor heb je hem nodig?
| Land | Wat | Geldigheid |
|---|---|---|
| Verenigd Koninkrijk | Verklaring bij formulier VAT65A | Bij de eerste aanvraag, twaalf maanden geldig |
| Zwitserland | Formulier 1223, ingevuld door de Belastingdienst | Per aanvraagjaar |
| Noorwegen | Verklaring over je bedrijf bij RF-1032, van KvK of Belastingdienst | Niet ouder dan een jaar |
Voor EU-landen heb je hem niet nodig.
Hoe vraag je hem aan?
Je vraagt de verklaring aan bij de Belastingdienst. Voor Zwitserland stuur je formulier 1223 naar de Belastingdienst met het verzoek het in te vullen en af te stempelen. Houd rekening met een behandeltijd van een paar weken. Vraag hem dus ruim voor de deadline aan:
- voor Zwitserland vóór het voorjaar, want de deadline is 30 juni,
- voor het VK ruim voor 31 december,
- voor Noorwegen ruim voor 30 september.
Een uittreksel van de KvK is geen verklaring van ondernemerschap voor de btw. Voor Noorwegen kan een KvK-verklaring wel volstaan; voor het VK en Zwitserland heb je de verklaring van de Belastingdienst nodig.
Tips
- Bewaar de verklaring digitaal, zodat je hem bij een volgende aanvraag binnen de geldigheid opnieuw kunt gebruiken (VK).
- Controleer of de gegevens kloppen met je aanvraag: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer.
- Werkt een fiscaal vertegenwoordiger voor je in Zwitserland, stuur hem de verklaring tijdig.
Een praktische planning
Doe je regelmatig zaken buiten de EU, plan de verklaringen dan één keer per jaar:
| Wanneer | Wat |
|---|---|
| Januari | Formulier 1223 voor Zwitserland naar de Belastingdienst sturen |
| Februari tot april | Zwitserse vertegenwoordiger de verklaring en facturen sturen |
| Juni tot augustus | Verklaring voor Noorwegen en het VK aanvragen of controleren of de oude nog geldig is |
| September | Noorse aanvraag per post versturen, uiterlijk 30 september |
| November | Britse aanvraag indienen, uiterlijk 31 december |
Wat als de verklaring niet op tijd komt?
Dien je aanvraag dan toch op tijd in en vermeld dat de verklaring is aangevraagd. Stuur haar na zodra je haar hebt, met een kopie van je aanvraag bij de Belastingdienst als bewijs. Of het land dat accepteert, verschilt. Voor Zwitserland is de termijn van 30 juni hard, dus daar is op tijd beginnen de enige veilige weg.
Veelgestelde vragen
Wat is een verklaring van ondernemerschap?
Een verklaring van de Belastingdienst dat je in Nederland als btw-ondernemer bent geregistreerd. In het Engels heet het een certificate of status.
Heb ik een verklaring van ondernemerschap nodig voor btw uit Duitsland?
Nee. Binnen de EU controleert de Belastingdienst zelf of je ondernemer bent. De verklaring is alleen nodig voor het VK, Zwitserland en Noorwegen.
Hoe lang is de verklaring geldig voor het VK?
Twaalf maanden. Daarna heb je bij een nieuwe aanvraag een nieuwe verklaring nodig.
Kost een verklaring van ondernemerschap geld?
Nee, de Belastingdienst rekent er niets voor. Het kost alleen tijd, dus vraag hem ruim voor de deadline aan.