Sinds de Brexit vraag je Britse btw (VAT) niet meer via het EU-portaal terug, maar met formulier VAT65A bij HM Revenue & Customs (HMRC). Het formulier is voor ondernemers die niet in het VK zijn gevestigd en daar niet geregistreerd zijn. De uitleg van HMRC staat in VAT Notice 723A.
Wat staat er in VAT65A?
- Je bedrijfsgegevens: naam, adres, Nederlands btw-nummer.
- De aard van je bedrijf: wat je doet en waarvoor je de Britse kosten maakte.
- De periode van de aanvraag, binnen het aanvraagjaar van 1 juli tot en met 30 juni.
- De lijst met facturen: per factuur de datum, de naam en het btw-nummer van de leverancier, het factuurnummer en het btw-bedrag in ponden. Deze lijst moet getypt zijn.
- Je bankgegevens voor de uitbetaling.
- Een verklaring en handtekening.
Bijlagen
- Kopieën van de facturen. Bewaar de originelen; HMRC kan ze opvragen.
- Een verklaring van ondernemerschap van de Belastingdienst, bij je eerste aanvraag. Die is twaalf maanden geldig.
Termijn en minimum
| Aanvraagjaar | 1 juli tot en met 30 juni |
| Deadline | 31 december na het aanvraagjaar |
| Minimum kortere periode (minstens drie maanden) | £130 |
| Minimum heel aanvraagjaar | £16 |
Zie ook minimumbedragen.
Wat krijg je terug?
Hotels, maaltijden van jezelf en je personeel, brandstof, parkeren, tol (behalve Dartford Crossing, waar geen btw op zit) en beurskosten volledig. Huur van een personenauto voor 50%. Zakelijke etentjes en uitjes met klanten (business entertainment) niet. Kassabonnen tot £250 inclusief btw zijn genoeg, mits het btw-nummer van de leverancier erop staat.
Lees het volledige stappenplan in btw terugvragen uit het VK na de Brexit.
Waar het vaak misgaat
- Het verkeerde aanvraagjaar. Kosten van juni en juli horen in verschillende aanvraagjaren met verschillende deadlines. Zet ze dus nooit samen in één formulier.
- Ontbrekend btw-nummer van de leverancier. Ook op een kassabon tot £250 moet het Britse btw-nummer (GB plus negen cijfers) staan. Zonder dat nummer keurt HMRC de bon af.
- Business entertainment opgevoerd. Een diner met een klant is in het VK uitgesloten. Neem het niet op; het leidt tot vragen over de hele aanvraag.
- Een verlopen verklaring. Is je verklaring van ondernemerschap ouder dan twaalf maanden, vraag dan op tijd een nieuwe aan bij de Belastingdienst.
- Bedragen in euro. Vul de bedragen in ponden in, zoals op de factuur..
Na het indienen
HMRC streeft ernaar binnen zes maanden te beslissen. Heeft HMRC vragen, dan krijg je een brief of e-mail met een termijn om te reageren. De teruggaaf wordt overgemaakt naar de rekening op het formulier. Een buitenlandse bankrekening is mogelijk; houd rekening met bankkosten bij de omrekening. Bewaar het besluit en je verzendbewijs bij je administratie.
Veelgestelde vragen
Waar vind ik formulier VAT65A?
Op gov.uk, bij de uitleg van HMRC over VAT-teruggaaf voor buitenlandse ondernemers. Vul het digitaal in.
Moet ik originele facturen meesturen met VAT65A?
Je stuurt kopieën mee en bewaart de originelen. HMRC kan om de originelen vragen.
Heb ik elk jaar een nieuwe verklaring van ondernemerschap nodig?
De verklaring is twaalf maanden geldig. Bij een nieuwe aanvraag na die periode heb je een nieuwe nodig.
Kan ik VAT65A online indienen?
HMRC accepteert aanvragen per post en, volgens de actuele VAT Notice 723A, ook langs elektronische weg. Kijk op gov.uk welke manier op dat moment geldt. Stuur bij een aanvraag per post kopieën, geen originelen.