Wie btw terugvraagt uit Zwitserland, kan dat niet zelf. De Zwitserse belastingdienst, de Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV), eist dat een buitenlands bedrijf een vertegenwoordiger in Zwitserland aanwijst. Die heet een fiscaal vertegenwoordiger.
Wat doet een fiscaal vertegenwoordiger?
Een fiscaal vertegenwoordiger treedt namens jou op bij de belastingdienst van een ander land. Bij de Zwitserse teruggaaf:
- dient hij de aanvraag in bij de ESTV met formulier 1222,
- voegt hij de originele facturen en jouw verklaring van ondernemerschap (formulier 1223) toe,
- is hij het aanspreekpunt voor vragen,
- ontvangt hij het besluit en vaak ook de teruggaaf, die hij aan jou doorbetaalt.
Voor elke aanvraag geef je een nieuwe volmacht. Zie btw terugvragen uit Zwitserland en Noorwegen.
Wie kan vertegenwoordiger zijn?
Iemand met woonplaats of zetel in Zwitserland, zoals een Zwitsers belastingadvieskantoor, een accountant of een bureau dat gespecialiseerd is in btw-teruggaaf. Sommige internationale dienstverleners hebben een Zwitserse vestiging die dit doet.
Wat kost het?
Vertegenwoordigers rekenen vaak een vast bedrag per aanvraag, een percentage van de teruggaaf, of een combinatie. Omdat de Zwitserse tarieven laag zijn (8,1% standaard, 3,8% voor hotels) en het minimum CHF 500 aan btw per jaar is, loont het vooral bij grotere bedragen, zoals een beurs of project in Zwitserland.
Binnen de EU
Voor btw-teruggaaf uit een ander EU-land heb je nooit een fiscaal vertegenwoordiger nodig. Je dient zelf in via de Belastingdienst, of laat je boekhouder dat doen met een machtiging.
Voor een btw-registratie in een ander EU-land is een vertegenwoordiger voor EU-ondernemers meestal niet verplicht, maar voor ondernemers van buiten de EU vaak wel. Bij invoer in een ander EU-land kan een vertegenwoordiger de invoer en doorlevering voor je afhandelen. Zie btw-registratie in het buitenland en invoer-btw.
VK en Noorwegen
Voor de Britse teruggaaf (VAT65A) en de Noorse teruggaaf (RF-1032) heb je geen vertegenwoordiger nodig. Je dient zelf in.
Een vertegenwoordiger kiezen
Let bij het kiezen op:
- Ervaring met teruggaaf: niet elk Zwitsers kantoor doet regelmatig aanvragen voor buitenlandse bedrijven.
- Duidelijke prijs: een vast bedrag is voorspelbaar; een percentage loont bij kleine teruggaven voor de vertegenwoordiger meer dan voor jou.
- Wie de teruggaaf ontvangt: komt het geld eerst op de rekening van de vertegenwoordiger, spreek dan af binnen welke termijn hij doorbetaalt.
- Planning: de vertegenwoordiger moet de stukken ruim voor 30 juni hebben. Vraag welke termijn hij aanhoudt.
Voorbeeld
Een standbouwer heeft in Basel op een beurs CHF 9.000 aan Zwitserse btw betaald voor huur van materieel, hotels en catering. Een vertegenwoordiger rekent CHF 350 per aanvraag plus 5% van de teruggaaf: CHF 800 in totaal. De standbouwer houdt CHF 8.200 over. Bij CHF 600 aan btw zou dezelfde prijs CHF 380 kosten, en blijft er weinig over.
Veelgestelde vragen
Heb ik een fiscaal vertegenwoordiger nodig voor Zwitserse btw-teruggaaf?
Ja. Een buitenlands bedrijf moet een vertegenwoordiger met woonplaats of zetel in Zwitserland aanwijzen, die de aanvraag bij de ESTV indient.
Heb ik een vertegenwoordiger nodig voor btw-teruggaaf uit Duitsland?
Nee. Binnen de EU dien je zelf in via de Nederlandse Belastingdienst.
Wat kost een fiscaal vertegenwoordiger?
Dat verschilt: vaak een vast bedrag per aanvraag, een percentage van de teruggaaf of een combinatie. Vraag vooraf een offerte.
Mag mijn Nederlandse boekhouder de Zwitserse aanvraag doen?
Niet als vertegenwoordiger, want die moet in Zwitserland gevestigd zijn. Je boekhouder kan wel de facturen en de lijst voorbereiden voor de Zwitserse vertegenwoordiger.