Veel ondernemers ontdekken pas na een paar jaar dat ze buitenlandse btw kunnen terugvragen. Een boekhouder wijst erop, een collega-ondernemer vertelt het, of je leest het ergens. Dan is de vraag: waar begin ik? Deze checklist neemt je mee van het eerste overzicht tot de ingediende aanvraag. Lees voor de achtergrond eerst buitenlandse btw terugvragen: zo werkt het.
Stap 1: kun je terugvragen?
Loop deze vragen langs:
- Ben je in Nederland btw-ondernemer en doe je btw-aangifte? Dan kun je in principe terugvragen.
- Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan niet. Zie KOR.
- Verricht je alleen vrijgestelde prestaties, zoals zorg of financiële diensten? Dan niet, of maar deels. Zie vrijgestelde prestaties.
- Ben je in het land van de kosten btw-plichtig of geregistreerd? Dan trek je de btw daar af in je lokale aangifte. Zie btw-registratie in het buitenland.
Is het antwoord op de eerste vraag ja en op de andere nee, dan kun je verder.
Stap 2: verzamel je buitenlandse facturen
Zoek in je administratie naar alle facturen met buitenlandse btw van het afgelopen jaar. Handige zoekingangen:
- leveranciers met een buitenlands adres,
- btw-nummers die niet met NL beginnen,
- grootboekrekeningen voor reiskosten, hotels, brandstof, tol en beurzen,
- creditcardafschriften met buitenlandse transacties,
- tankpas- en tolbadgefacturen per land.
Zet ze in een overzicht met per factuur: land, datum, leverancier, btw-nummer van de leverancier, factuurnummer, bedrag zonder btw, btw-bedrag en soort kosten.
Stap 3: let op de termijn
Je kunt btw terugvragen over het vorige kalenderjaar, uiterlijk 30 september van dit jaar. Wat ouder is, is verloren. Op 22 oktober 2026 betekent dat: kosten uit 2025 zijn te laat, kosten uit 2026 kunnen tot 30 september 2027. Zie deadline 30 september en vergeten btw van vorige jaren.
Stap 4: welke landen zijn het waard?
Tel per land de btw op. Het minimum per aanvraag is:
| Periode | Minimum per land |
|---|---|
| Heel kalenderjaar | €50 |
| Minstens drie maanden, korter dan een jaar | €400 |
Een land met minder dan €50 aan btw over een heel jaar kun je niet aanvragen. Zie minimumbedragen. Begin met het land met het hoogste bedrag. Dan leer je de procedure met de grootste opbrengst.
Stap 5: controleer elke factuur
Per factuur:
- Staat je bedrijfsnaam erop? Zo niet, is het een kassabon die in Duitsland (tot €250), Oostenrijk (tot €400) of het VK (tot £250) genoeg is? Zie vereenvoudigde factuur.
- Staat het btw-nummer van de leverancier erop, en is het geldig in VIES?
- Staat het btw-bedrag apart?
- Is deze soort kosten in dat land aftrekbaar, en voor welk percentage? Hotels in België en Frankrijk niet, autokosten in Italië voor 40%. Kijk per land op btw terugvragen per land.
- Is de factuur niet al eerder aangevraagd?
Haal facturen die niet voldoen eruit, of vraag de leverancier om een nieuwe. Zie factuureisen.
Stap 6: regel eHerkenning en machtiging
Je dient in via het portaal van de Belastingdienst voor btw-teruggaaf uit andere EU-landen. Daarvoor heb je eHerkenning nodig, op het juiste niveau en met de machtiging voor deze dienst. Heb je dat nog niet, regel het nu: het duurt dagen tot weken. Laat je boekhouder het doen, dan heeft die een machtiging van jou nodig.
Stap 7: dien per land in
In het portaal maak je per land een nieuw verzoek. Je vult je gegevens in, je activiteit (NACE-code), de periode en per factuur de gegevens uit je overzicht. Kies per factuur de kostencode en vul het aftrekbare bedrag in. Voeg kopieën toe waar het land dat vraagt. Lees het portaal stap voor stap.
Stap 8: bewaar en volg op
- Bewaar de ontvangstbevestiging.
- Houd het e-mailadres in de gaten dat je opgaf: het land van teruggaaf kan om informatie vragen, en je hebt een maand om te reageren. Zie verzoek om aanvullende informatie.
- Het land beslist binnen vier maanden, of tot acht maanden als het om informatie vraagt. Zie beslistermijn.
- Controleer of het uitbetaalde bedrag klopt met het besluit.
Stap 9: boek het goed
Boek de buitenlandse btw als vordering per land, niet als kosten. Wat niet terugkomt, boek je af. Zie buitenlandse btw boeken.
Stap 10: maak het makkelijker voor volgend jaar
De eerste keer is het meeste werk het verzamelen en controleren achteraf. Volgend jaar kan het veel sneller:
- Laat buitenlandse bonnen direct na elke reis aanleveren.
- Vraag altijd een factuur op bedrijfsnaam, ook in het hotel en het restaurant.
- Gebruik een tankpas en parkeerapp die per land factureren.
- Zet een herinnering in juli voor de deadline van 30 september.
Nutback doet stap 2 tot en met 5 voor je: je stuurt bonnen door of fotografeert ze, en Nutback controleert per bon of hij bruikbaar is, wat er terugkomt en wanneer je per land over het minimum zit. Doe de gratis btw-scan om te zien wat er voor je in zit.
Een rekenvoorbeeld voor een eerste aanvraag
Een adviesbureau met acht medewerkers vindt over het afgelopen jaar:
| Land | Facturen | Btw | Aftrekbaar | Aanvragen? |
|---|---|---|---|---|
| Duitsland | 46 | €1.840 | €1.840 | Ja |
| België | 22 | €690 | €140 | Ja |
| Frankrijk | 9 | €310 | €120 | Ja |
| Oostenrijk | 3 | €45 | €38 | Nee, onder €50 |
| Totaal | 80 | €2.885 | €2.138 |
België en Frankrijk leveren minder op omdat hotels en restaurants daar grotendeels zijn uitgesloten. Oostenrijk haalt het jaarminimum niet.
Veelgemaakte fouten bij een eerste aanvraag
- Alles in één verzoek willen stoppen. Elk land heeft een eigen verzoek. Je kunt geen Duitse en Belgische facturen in één aanvraag combineren.
- Het btw-bedrag van niet-aftrekbare kosten meenemen. Een Belgische hotelrekening zit in je overzicht, maar hoort niet in de aanvraag. Neem alleen het aftrekbare deel op.
- De verkeerde periode kiezen. Een jaaraanvraag loopt over het hele kalenderjaar. Doe je later toch nog een aanvraag over hetzelfde jaar, dan kan dat alleen voor facturen die nog niet zijn ingediend.
- Geen kopieën klaar hebben. Landen als België en Ierland willen altijd een kopie, andere boven een bedrag. Zorg dat elke factuur als pdf of scan beschikbaar is voordat je begint.
- Bedragen in euro voor landen met een eigen munt. Voor Denemarken, Zweden, Polen, Tsjechië, Hongarije en Roemenië vul je de munt van de factuur in.
Hoeveel tijd kost een eerste aanvraag?
| Werk | Zonder hulpmiddel | Met software |
|---|---|---|
| Facturen zoeken en verzamelen | 4 tot 8 uur | 1 tot 2 uur |
| Per factuur controleren en percentage bepalen | 3 tot 6 uur | Automatisch |
| eHerkenning en machtiging regelen | 1 uur plus wachttijd | 1 uur plus wachttijd |
| Invullen in het portaal | 1 tot 2 uur per land | 15 minuten per land |
| Totaal voor drie landen | 12 tot 20 uur | 3 tot 4 uur |
Het verzamelen kost het meeste tijd, vooral als bonnen verspreid zijn over mailboxen, creditcardafschriften en mappen. Vanaf het tweede jaar, met een vaste werkwijze, is het een fractie daarvan.
Na je eerste aanvraag
Wacht niet tot het geld binnen is om het proces voor het lopende jaar in te richten. Kies een vaste plek voor buitenlandse bonnen, spreek met je team af dat ze op elke reis een factuur op bedrijfsnaam vragen, en overweeg kwartaalaanvragen als je per land meer dan €400 per kwartaal haalt. Dan krijg je je geld sneller en loop je minder risico op een vergeten factuur.
Veelgestelde vragen
Hoe ver terug kan ik buitenlandse btw terugvragen?
Over het vorige kalenderjaar, tot 30 september van dit jaar. Oudere btw is verloren.
Heb ik eHerkenning nodig om buitenlandse btw terug te vragen?
Ja, voor landen in de EU dien je in via het portaal van de Belastingdienst, en daarvoor heb je eHerkenning met de juiste machtiging nodig.
Moet ik voor elk land een aparte aanvraag doen?
Ja. Per land van teruggaaf maak je een apart verzoek in het portaal.
Wat is het minimumbedrag?
€50 aan btw per land voor een heel kalenderjaar, €400 voor een periode van drie maanden of langer.
Hoe lang duurt het voordat ik mijn buitenlandse btw terugkrijg?
Het land van teruggaaf beslist binnen vier maanden na ontvangst, en betaalt binnen tien werkdagen daarna. Vraagt het om extra informatie, dan kan het tot acht maanden duren. Zie beslistermijn en rente.