Bij buitenlandse btw-teruggaaf draait alles om de factuur. Het land van teruggaaf ziet jou niet, kent je bedrijf niet en was er niet bij toen je in dat hotel sliep. Het heeft alleen de gegevens uit je aanvraag en, als het daarom vraagt, een kopie van de factuur. Is die factuur niet in orde, dan krijg je niets terug. Ook als de kosten zakelijk waren en de btw echt betaald is.
In dit artikel lees je welke gegevens op een factuur moeten staan, wanneer een kassabon genoeg is en wat je doet als er iets ontbreekt.
Waarom de factuur zo belangrijk is
Het recht op aftrek van btw bestaat pas als je een factuur hebt die aan de wettelijke eisen voldoet. Dat staat in de EU-btw-richtlijn (Richtlijn 2006/112/EG, artikel 178) en geldt in elk EU-land. Voor de teruggaafprocedure is dat nog strenger dan in je gewone aangifte: de buitenlandse fiscus controleert op afstand, vaak steekproefsgewijs, en wijst bij twijfel af.
Bovendien neem je de gegevens van de factuur letterlijk over in het portaal. Ontbreekt het btw-nummer van de leverancier, dan kun je het verplichte veld niet invullen. Staat het btw-bedrag er niet apart op, dan weet je niet wat je moet invullen.
De eisen, onderdeel voor onderdeel
De EU-btw-richtlijn (artikel 226) noemt wat er op een volledige factuur moet staan. Voor teruggaaf zijn dit de onderdelen die ertoe doen:
| Onderdeel | Waarom het telt |
|---|---|
| Naam en adres van de leverancier | Het land moet weten wie de btw heeft afgedragen. |
| Btw-nummer van de leverancier | Verplicht veld in het portaal. Wordt gecontroleerd in VIES. |
| Naam en adres van jouw bedrijf | Bewijst dat de kosten voor jouw onderneming zijn gemaakt. |
| Factuurnummer | Uniek nummer, verplicht veld in het portaal. |
| Factuurdatum | Bepaalt in welke periode de factuur valt. |
| Omschrijving van de goederen of diensten | Bepaalt de kostencode en of de kosten aftrekbaar zijn. |
| Datum van levering, als die afwijkt | Voor de juiste periode. |
| Bedrag zonder btw per tarief | Verplicht veld in het portaal. |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Het bedrag dat je terugvraagt. |
Naam en adres van de leverancier
Meestal geen probleem. Let op bij platforms: boek je een hotel via een boekingssite, dan kan de factuur van het platform komen in plaats van het hotel. Dan is de vraag welke btw er op die factuur staat. Rekent het platform buitenlandse btw over de kamer, dan moet het platform als leverancier op de factuur staan, met zijn eigen btw-nummer.
Het btw-nummer van de leverancier
Het btw-identificatienummer begint met de landcode, zoals DE, FR of BE. Op Duitse bonnen staat soms alleen de Steuernummer, op Franse een SIRET-nummer, op Italiaanse een codice fiscale. Dat zijn geen btw-nummers. Op een Duitse kassabon tot €250 is de Steuernummer genoeg. Voor andere facturen heb je het btw-nummer nodig.
Controleer het nummer met de VIES-controle van de Europese Commissie. Is het nummer ongeldig, dan krijg je vragen of een afwijzing.
De naam van jouw bedrijf
Dit gaat het vaakst mis. De factuur moet gericht zijn aan de onderneming die de teruggaaf vraagt, dus jouw bv of eenmanszaak met de naam zoals bij de KvK. Een bon op naam van een medewerker is niet goed. Een bon zonder naam ook niet, behalve in de landen met een kassabonregeling (zie hieronder).
Je eigen btw-nummer op de factuur is niet altijd verplicht, maar wel verstandig. Het maakt meteen duidelijk dat de kosten voor een onderneming zijn.
Omschrijving
"Diverse artikelen" of "Diensten volgens afspraak" is te vaag. De buitenlandse fiscus moet kunnen zien wat je kocht om te bepalen of het aftrekbaar is. "2 overnachtingen 12-14 maart, kamer 214" of "62,3 liter diesel" is goed.
Bedragen en btw
De factuur moet het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag tonen. Een bon die alleen "incl. 19% MwSt" vermeldt zonder het btw-bedrag, is in de meeste landen niet genoeg. Bij meerdere tarieven op één factuur, zoals een Duits hotel met overnachting (7%) en ontbijt (19%), moet per tarief het btw-bedrag te zien zijn.
Kassabonnen: wanneer zijn die genoeg?
Een kassabon is een vereenvoudigde factuur: er staat geen naam van de afnemer op. De EU laat landen toe om voor kleine bedragen zulke bonnen als factuur te accepteren. Voor buitenlandse btw-teruggaaf werkt dat in drie landen:
| Land | Kassabon geldig tot | Bron |
|---|---|---|
| Duitsland | €250 inclusief btw | UStDV § 33 |
| Oostenrijk | €400 inclusief btw | UStG § 11 lid 6 |
| Verenigd Koninkrijk | £250 inclusief btw | HMRC, VAT Notice 723A |
In alle andere landen heb je ook voor een tankbeurt of lunch een volledige factuur op bedrijfsnaam nodig. In Italië is dat extra streng: alleen een fattura geeft recht op aftrek, geen scontrino (kassabon). Lees meer over vereenvoudigde facturen en kassabonnen.
Elektronische facturen en pdf's
Een pdf-factuur per e-mail is gewoon een factuur. Een foto of scan van een papieren factuur ook, zolang hij goed leesbaar is. In steeds meer landen zijn e-facturen verplicht tussen bedrijven in dat land, zoals in Italië (via het SdI-systeem) en vanaf 2026 en 2027 in meer landen. Als buitenlandse afnemer krijg je meestal een pdf-kopie. Bewaar die, want die heb je nodig voor de aanvraag.
Moet je een kopie meesturen?
Dat verschilt per land. De EU staat landen toe een kopie te vragen als het bedrag zonder btw minstens €1.000 is, of €250 bij brandstof. Sommige landen vragen altijd een kopie, andere nooit:
- Altijd een kopie: België, Cyprus, Ierland en Litouwen. Buiten de EU ook het VK, Noorwegen en Zwitserland.
- Vanaf €1.000 (brandstof €250): onder meer Duitsland, Frankrijk, Spanje, Polen, Tsjechië en Hongarije.
- Geen kopie, tenzij gevraagd: onder meer Oostenrijk, Italië, Zweden, Denemarken en Luxemburg.
De details per land staan bij kopie van de factuur meesturen.
Wat doe je als er iets ontbreekt?
Ontbreekt er iets, vraag dan de leverancier om een nieuwe factuur of een aanvulling. Dat kan zolang de leverancier meewerkt. Een paar tips:
- Vraag het snel. Binnen een paar weken is de kans het grootst dat de leverancier het oplost.
- Schrijf in de taal van de leverancier, of in het Engels. Noem het factuurnummer, de datum en precies wat er moet veranderen.
- Geef je gegevens volledig: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer.
- Vraag om een vervangende factuur met een verwijzing naar de oude, of een creditnota en een nieuwe factuur.
Nutback zet zo'n mail voor je klaar, in de taal van de leverancier, zodra een bon niet compleet is. Je hoeft hem alleen te versturen.
Een controlelijst voor elke bon
Gebruik deze lijst als je een bon in handen hebt:
- Staat de naam van mijn bedrijf erop, of valt de bon onder de kassabonregeling van Duitsland, Oostenrijk of het VK?
- Staat het btw-nummer van de leverancier erop, en is het geldig?
- Zie ik het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag?
- Is er een factuurnummer en een datum?
- Is duidelijk wat ik kocht?
- Klopt de rekensom: bedrag zonder btw plus btw is het totaal?
- Is dit soort kosten in dit land aftrekbaar? Kijk bij het land op de pagina btw terugvragen per land.
Lees ook de 12 fouten waardoor je buitenlandse btw misloopt.
Veelgestelde vragen
Is een bon zonder bedrijfsnaam genoeg voor btw-teruggaaf?
Alleen in Duitsland (tot €250 inclusief btw), Oostenrijk (tot €400) en het Verenigd Koninkrijk (tot £250). In alle andere landen heb je een factuur op naam van je bedrijf nodig.
Moet mijn eigen btw-nummer op de buitenlandse factuur staan?
Niet altijd, maar het is wel verstandig. Verplicht is het als de btw naar jou is verlegd of bij een intracommunautaire levering. Voor teruggaaf is vooral je bedrijfsnaam en adres belangrijk.
Kan ik een creditcardafschrift gebruiken in plaats van een factuur?
Nee. Een betaalbewijs of creditcardafschrift is geen factuur. Er staat geen btw-bedrag en geen btw-nummer van de leverancier op. Vraag de leverancier om een factuur.
Wat als de factuur in een vreemde taal is?
Dat mag. De factuur blijft in de taal van de leverancier. In het portaal geef je wel een omschrijving van de kosten, en sommige landen willen die in hun eigen taal of in het Engels.