Zonder geldige factuur geen aftrekrecht, en dus geen teruggaaf. De eisen aan een factuur zijn in de hele EU gelijk. Ze staan in artikel 226 van de EU-btw-richtlijn (2006/112/EG), en elk land heeft ze overgenomen in zijn eigen wet.
De verplichte gegevens
| Nr. | Gegeven | Opmerking |
|---|---|---|
| 1 | Factuurdatum | |
| 2 | Uniek, opeenvolgend factuurnummer | |
| 3 | Btw-nummer van de leverancier | Met landcode, bijvoorbeeld DE of FR |
| 4 | Btw-nummer van de afnemer | Alleen verplicht bij verlegde btw of een intracommunautaire levering |
| 5 | Naam en adres van de leverancier | |
| 6 | Naam en adres van de afnemer | Jouw bedrijfsnaam en adres |
| 7 | Hoeveelheid en aard van de goederen, of omvang en aard van de diensten | Een duidelijke omschrijving |
| 8 | Datum van levering of dienst | Als die afwijkt van de factuurdatum |
| 9 | Bedrag zonder btw per tarief, en eenheidsprijs | |
| 10 | Btw-tarief | |
| 11 | Btw-bedrag | In de munt van het land |
| 12 | Vermelding van een vrijstelling of verlegging | Als van toepassing |
Wat telt het zwaarst voor teruggaaf?
In de praktijk wijzen buitenlandse belastingdiensten facturen vooral af op deze punten:
- De naam van jouw bedrijf ontbreekt, of de factuur staat op naam van een medewerker.
- Het btw-nummer van de leverancier ontbreekt of is ongeldig. Controleer het met VIES.
- Het btw-bedrag staat er niet apart op, alleen "inclusief btw".
- De omschrijving is te vaag om te beoordelen of de kosten aftrekbaar zijn.
Uitzondering: de vereenvoudigde factuur
Voor kleine bedragen mogen landen een vereenvoudigde factuur toestaan, zonder naam van de afnemer. Voor teruggaaf werkt dat in Duitsland (tot €250), Oostenrijk (tot €400) en het VK (tot £250). Zie vereenvoudigde factuur en kassabon.
Elektronische facturen
Een pdf of e-factuur is een volwaardige factuur, zolang de gegevens kloppen en de echtheid en leesbaarheid gewaarborgd zijn. Een foto of scan van een papieren factuur is voor je aanvraag ook goed, als hij leesbaar is.
Iets mis? Vraag een correctie
Ontbreekt er iets, vraag de leverancier dan om een gecorrigeerde factuur, of een creditnota en een nieuwe factuur. Zie creditnota en gecorrigeerde factuur en het uitgebreide artikel wanneer is een buitenlandse factuur goed genoeg.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens moeten op een factuur voor btw-teruggaaf?
Datum, uniek nummer, naam, adres en btw-nummer van de leverancier, naam en adres van jouw bedrijf, een omschrijving, de leveringsdatum, het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag.
Moet mijn btw-nummer op de factuur staan?
Alleen verplicht bij verlegde btw of een intracommunautaire levering. Voor teruggaaf is je bedrijfsnaam en adres het belangrijkst, maar je btw-nummer erop helpt.
Is een pdf-factuur geldig voor btw-teruggaaf?
Ja. Een elektronische factuur is gelijkwaardig aan een papieren factuur, mits de gegevens volledig en leesbaar zijn.