Italië en Spanje lijken op elkaar als het om btw-teruggaaf gaat. Beide landen zijn gul voor hotels en zakelijke maaltijden, en beide beperken de aftrek op autokosten met een vast percentage. Het grootste verschil zit in de factuur: Italië is streng op de vorm, Spanje is iets soepeler. In dit artikel zetten we beide landen naast elkaar.
De tarieven
| Italië | Spanje | |
|---|---|---|
| Standaard | 22% | 21% |
| Hotel | 10% | 10% |
| Restaurant | 10% | 10% |
| Personenvervoer (trein, binnenlandse vlucht) | 10% | 10% |
| Taxi | Meestal vrijgesteld | 10% |
| Brandstof, tol, parkeren | 22% | 21% |
In Italië heet de btw IVA (imposta sul valore aggiunto), in Spanje ook IVA (impuesto sobre el valor añadido).
Wat krijg je terug?
Voor een Nederlandse ondernemer op zakenreis met een gewone personenauto:
| Soort kosten | Italië | Spanje |
|---|---|---|
| Beurs en stand | 100% | 100% |
| Hotel | 100% | 100% |
| Restaurant | 100% (zakelijke maaltijden) | 100% (op zakenreis) |
| Brandstof | 40% | 50% |
| Huurauto | 40% | 50% |
| Taxi, trein en ov | 100% | 100% |
| Tol | 40% | 50% |
| Parkeren | 40% | 50% |
| Onderhoud, banden en reparatie | 40% | 50% |
De volledige overzichten staan op btw terugvragen uit Italië en btw terugvragen uit Spanje.
Italië: alles draait om de fattura
Hotel en restaurant
Btw op hotels en restaurants is in Italië aftrekbaar, maar alleen met een volledige factuur, een fattura. Een kassabon, een scontrino of ricevuta fiscale, geeft geen recht op aftrek. Dat staat in artikel 19-bis1 van de Italiaanse btw-wet (DPR 633/72).
Vraag dus bij het afrekenen altijd om een fattura op naam van je bedrijf, met je adres en btw-nummer. Italiaanse hotels en restaurants zijn dat gewend. Zeg: "Mi può fare la fattura intestata alla società, per favore?" en geef je bedrijfsgegevens.
Zakelijke maaltijden, zoals op zakenreis, zijn aftrekbaar. Representatie voor relaties, zoals een diner om een klant te fêteren, niet. Zie representatiekosten.
Auto's: 40%, ook voor bestelbussen
Italië beperkt de btw-aftrek op personenauto's tot 40%. Dat geldt voor de huur en voor alle gebruikskosten: brandstof, tol, parkeren en onderhoud. Italië mag dat dankzij een afwijkingsbesluit van de Raad van de EU (Uitvoeringsbesluit (EU) 2025/2529), dat geldt tot en met 2028. Zie afwijkingsbesluit van de Raad.
Bijzonder aan Italië: de 40% geldt ook voor bestelbussen tot 3,5 ton, tenzij die alleen zakelijk worden gebruikt. Vrachtwagens zijn volledig aftrekbaar.
Tol: Telepass of factuur
Op de Italiaanse autostrade zit 22% btw. Met een Telepass-badge op naam van je bedrijf krijg je een factuur per periode. Zonder badge vraag je een factuur aan via de website van de snelwegbeheerder. Een bonnetje uit de tolautomaat is niet genoeg.
Kopie
Italië vraagt geen kopie van de facturen bij de aanvraag, maar kan er later om vragen. Zorg dat je ze leesbaar bewaart. Let op: Italiaanse leveranciers maken hun facturen elektronisch op via het systeem van de Italiaanse fiscus (SdI). Jij krijgt meestal een pdf, een copia di cortesia. Die is voor jou de factuur.
Doorlooptijd
Italiaanse teruggaven worden behandeld door een centraal kantoor van de Agenzia delle Entrate. Italië stelt vaker vragen en betaalt soms later dan andere landen. Reageer op vragen binnen een maand en houd de termijnen in de gaten. Betaalt Italië te laat, dan heb je recht op rente. Zie beslistermijn en rente.
Spanje: 50% op autokosten, soepeler met bonnen
Hotel en restaurant
Hotels zijn in Spanje volledig aftrekbaar. Voor restaurants geldt: alleen maaltijden die ook voor de winstbelasting aftrekbaar zijn, zoals maaltijden op zakenreis van jezelf en je personeel. Etentjes met klanten zijn uitgesloten. Bron: artikel 96 van de Spaanse btw-wet (Ley 37/1992).
Auto's: 50%
Spanje gaat ervan uit dat een personenauto voor 50% zakelijk wordt gebruikt. Daarom is 50% van de btw op brandstof, huur, tol, parkeren en onderhoud terug te vragen. Bron: artikel 95 van de Spaanse btw-wet. Voor bestelbussen en vrachtwagens is dat 100%: die worden geacht zakelijk te zijn.
Tol
Veel Spaanse snelwegen zijn de afgelopen jaren tolvrij geworden, zoals grote delen van de AP-7. Op de wegen waar je nog betaalt, zit 21% btw. Vraag een factuur op bedrijfsnaam, of gebruik een tolbadge die per land factureert.
De Spaanse vereenvoudigde factuur
In Spanje heet de kassabon een factura simplificada. Die geeft recht op aftrek als jouw bedrijfsnaam, je btw-nummer en je adres erop staan en het btw-bedrag apart wordt vermeld. Vraag bij het afrekenen dus om de bon met je gegevens: "Factura con mis datos, por favor." Een bon zonder je gegevens is niet genoeg.
Kopie
Spanje wil een kopie van facturen vanaf €1.000 zonder btw, en van brandstoffacturen vanaf €250.
Rekenvoorbeeld: dezelfde reis in beide landen
Je rijdt met een personenauto naar een klant en blijft vier dagen.
| Kosten | Btw Italië | Terug | Btw Spanje | Terug |
|---|---|---|---|---|
| Hotel | €40 | €40 | €40 | €40 |
| Maaltijden op reis | €24 | €24 | €24 | €24 |
| Brandstof | €66 | €26,40 | €63 | €31,50 |
| Tol | €22 | €8,80 | €21 | €10,50 |
| Parkeren | €11 | €4,40 | €10,50 | €5,25 |
| Totaal | €163 | €103,60 | €158,50 | €111,25 |
Het verschil zit vooral in de autokosten. Kom je met een bestelbus, dan is Spanje veel gunstiger: daar is alles 100%, in Italië blijft het 40%.
Transport naar Zuid-Europa
Voor transporteurs met vrachtwagens zijn beide landen volledig aftrekbaar: diesel, tol en onderhoud krijg je helemaal terug. Let wel op de facturen: gebruik een tankpas en tolbadge die per land factureren met de lokale btw apart. Lees btw op diesel en tol terugvragen als transportbedrijf.
Fouten die in Italië en Spanje veel voorkomen
- Een scontrino in plaats van een fattura. In Italië levert een kassabon nooit iets op, hoe compleet hij ook lijkt. Vraag vóór het betalen om een fattura.
- Volledige autokosten opgevoerd. Wie in Italië 100% van de brandstof-btw terugvraagt voor een personenauto, krijgt een correctie en vaak vragen over de rest van de aanvraag. Vul zelf het juiste percentage in: 40% in Italië, 50% in Spanje.
- Een Spaanse bon zonder je gegevens. Een factura simplificada zonder je bedrijfsnaam en btw-nummer is in Spanje niet genoeg voor teruggaaf.
- Te late reactie op vragen. Beide landen sturen vaak een verzoek om informatie, in het Italiaans of Spaans. Je hebt één maand. Zie verzoek om aanvullende informatie.
- Representatie als maaltijd op reis. Een diner met een klant staat soms op dezelfde bon als je eigen maaltijden. Haal het deel voor de klant eruit.
Een korte checklist voor onderweg
| Moment | Italië | Spanje |
|---|---|---|
| Hotel inchecken | Geef bedrijfsgegevens voor de fattura | Vraag factura met je gegevens |
| Restaurant | "La fattura, per favore" | "Factura con mis datos" |
| Tanken | Fattura of tankpas | Factura of tankpas |
| Tol | Telepass op bedrijfsnaam | Tolbadge of factuur |
| Na de reis | Bonnen scannen en controleren | Bonnen scannen en controleren |
Met deze gewoonte komt het grootste deel van je Zuid-Europese btw gewoon terug.
Veelgestelde vragen
Is een Italiaanse kassabon (scontrino) genoeg voor btw-teruggaaf?
Nee. In Italië geeft alleen een fattura op naam van je bedrijf recht op aftrek. Vraag bij het afrekenen altijd om een fattura met je bedrijfsgegevens.
Hoeveel btw krijg ik terug op brandstof in Italië en Spanje?
Voor een personenauto 40% in Italië en 50% in Spanje. Voor een bestelbus 40% in Italië en 100% in Spanje. Voor vrachtwagens in beide landen 100%.
Kan ik een zakendiner met klanten in Spanje terugvragen?
Nee. Spanje sluit etentjes met klanten uit. Maaltijden van jezelf en je personeel op zakenreis zijn wel aftrekbaar.
Hoe lang geldt de Italiaanse 40%-regel?
De 40% is gebaseerd op een afwijkingsbesluit van de Raad van de EU dat geldt tot en met 2028. Daarna kan het worden verlengd of veranderd.