Een diner met een klant na een beursdag, een borrel voor relaties op je stand, een cadeau voor een zakenpartner: het zijn representatiekosten. Voor de btw behandelen veel landen die anders dan gewone maaltijden op zakenreis.
Wat zijn representatiekosten?
Representatie is het ontvangen, onthalen of fêteren van mensen buiten je eigen bedrijf, zoals klanten, leveranciers en andere relaties. Voorbeelden:
- een lunch of diner met een klant,
- een borrel of ontvangst voor relaties,
- een uitje, zoals een concert of sportwedstrijd,
- relatiegeschenken,
- catering voor bezoekers op een beursstand (in sommige landen).
Maaltijden van jezelf en je personeel tijdens een zakenreis zijn geen representatie. Die gelden als reis- en verblijfkosten.
Waarom het verschil?
De EU-btw-richtlijn laat landen hun uitsluitingen houden voor uitgaven "die geen strikt zakelijk karakter hebben, zoals uitgaven voor weelde, ontspanning of representatie" (artikel 176). Veel landen doen dat. Daarom is representatie vaak niet aftrekbaar, terwijl een maaltijd op zakenreis dat wel is. Zie aftrekbeperking.
Per land
| Behandeling | Landen |
|---|---|
| Representatie aftrekbaar, net als maaltijden | Duitsland, Frankrijk, Zwitserland |
| Alleen maaltijden op zakenreis, geen representatie | Spanje, Verenigd Koninkrijk, Italië, Kroatië, Tsjechië, Slowakije, Bulgarije, Luxemburg |
| Representatie deels aftrekbaar | Litouwen (50%), Letland (40%), Denemarken (25% van restaurantbtw) |
| Alleen zakelijke maaltijden met klanten, met verslag | Roemenië |
| Restaurants en representatie helemaal uitgesloten | België, Oostenrijk, Polen, Ierland, Hongarije, Slovenië, Griekenland, Malta, Noorwegen, Finland, Estland, Portugal, Cyprus |
In Zweden is restaurantbtw aftrekbaar tot SEK 300 per persoon per keer. Het volledige overzicht staat in hotel en restaurant per land.
In je aanvraag
In het portaal valt representatie onder kostencode 9 (luxe, ontspanning en representatie). Gewone maaltijden vallen onder code 7. Kies de code die past bij wat het echt was. Een klantendiner onder code 7 zetten in een land dat representatie uitsluit, is onjuist en kan tot een afwijzing en extra vragen leiden.
Noteer bij elke restaurantbon met wie je at en waarom. Dat helpt bij vragen en voor je eigen winstbelasting.
Relatiegeschenken
Relatiegeschenken die je in het buitenland koopt, vallen in de meeste landen onder representatie of onder een aparte regeling voor geschenken van geringe waarde. De regels verschillen sterk. Zonder duidelijke bron is het verstandig ze niet op te nemen.
Veelgestelde vragen
Is een zakendiner met een klant in het buitenland aftrekbaar?
In Duitsland, Frankrijk en Zwitserland wel. In veel andere landen, zoals Spanje, het VK en Italië, niet. Daar zijn alleen maaltijden van jezelf en je personeel op zakenreis aftrekbaar.
Onder welke kostencode valt representatie?
Code 9: luxe, ontspanning en representatie. Gewone maaltijden vallen onder code 7.
Is catering op mijn beursstand representatie?
Dat verschilt per land. In landen met een ruime regel, zoals Duitsland, is het gewoon aftrekbaar. In België vallen eten en drinken onder de uitsluiting.