Btw terugvragen na een beurs in het buitenland

Een beurs in het buitenland is een flinke investering. Standhuur, standbouw, transport, hotels voor het team, catering voor bezoekers en diners met klanten: het loopt al snel in de tienduizenden euro's. Op een groot deel daarvan zit buitenlandse btw. Wie die niet terugvraagt, maakt de beurs onnodig duur.

Maar beurskosten zijn ook verwarrend. Op sommige facturen staat buitenlandse btw, op andere niet. Soms staat er "reverse charge" of Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. En wat aftrekbaar is, verschilt per land. In dit artikel zetten we alles op een rij.

Welke beurskosten hebben buitenlandse btw?

Het antwoord hangt af van het soort dienst. Voor diensten aan een ondernemer geldt in de EU een hoofdregel: ze worden belast in het land waar de afnemer is gevestigd. Voor jou is dat Nederland. Dan factureert de buitenlandse leverancier zonder btw en wordt de btw naar jou verlegd. Maar voor een aantal diensten geldt een uitzondering, en daar zit wel buitenlandse btw op. Zie plaats van dienst.

Standhuur: waarom er vaak geen btw op staat

Het verhuren van standruimte op een beurs, samen met de diensten die erbij horen (zoals stroom, schoonmaak en toegang voor standpersoneel), is volgens de EU geen dienst met betrekking tot onroerend goed. Dat staat in artikel 31bis, lid 3 van de EU-uitvoeringsverordening 282/2011. Het is een algemene dienst, die voor een ondernemer wordt belast waar die is gevestigd.

De beursorganisatie factureert dan zonder lokale btw en vermeldt dat de btw is verlegd. Jij geeft die btw aan in je Nederlandse aangifte (rubriek 4b) en trekt hem in dezelfde aangifte weer af. Per saldo betaal je niets, en je hoeft niets terug te vragen. Zie btw verlegd.

Als er toch buitenlandse btw op de standhuur staat

Dat gebeurt, bijvoorbeeld als de beursorganisatie je btw-nummer niet had of niet kon controleren. Ten onrechte berekende btw krijg je niet terug via de teruggaafprocedure: het land van teruggaaf keurt de aftrek af omdat de btw niet verschuldigd was. Vraag de organisatie om een gecorrigeerde factuur, met je btw-nummer en zonder lokale btw. Geef bij het aanmelden voor een beurs dus altijd je btw-nummer op.

Een uitzondering is een kale verhuur van een ruimte, zonder diensten, die als verhuur van onroerend goed geldt. Daarop zit wel lokale btw. Bij de grote beurzen komt dat zelden voor.

Wat krijg je terug per land?

Op de kosten met buitenlandse btw geldt de aftrekregel van het beursland. Zo ziet dat eruit in de belangrijkste beurslanden:

Bijzonder: in Portugal is bij deelname aan een beurs of congres 25% van de btw op hotel en maaltijden terug te vragen, als je het zelf rechtstreeks boekt. Normaal is dat in Portugal 0%.

Let op het verschil tussen catering voor bezoekers op je stand en een diner met klanten. In veel landen zijn ze allebei aftrekbaar, maar in landen die representatiekosten uitsluiten, kan een diner met klanten worden geweigerd. Duitsland, Frankrijk en Italië zijn ruim; het VK en Spanje sluiten etentjes met klanten uit.

Rekenvoorbeeld: drie dagen Messe München

Een Nederlands bedrijf staat drie dagen op een vakbeurs in München, met vijf medewerkers.

Meer dan €1.100 aan btw voor één beurs. Wie meerdere beurzen per jaar doet, kan een kwartaalaanvraag overwegen. Zie kwartaalaanvraag of jaaraanvraag.

Tips voor je volgende beurs

1. Geef overal je bedrijfsgegevens en btw-nummer op, bij de beursorganisatie, standbouwer, hotel en cateraar. Dan zijn de facturen meteen goed.
2. Boek het hotel op bedrijfsnaam, niet op naam van de medewerkers. Vraag om één factuur per kamer op naam van het bedrijf.
3. Vraag in restaurants om een factuur op bedrijfsnaam. Alleen in Duitsland (tot €250), Oostenrijk (tot €400) en het VK (tot £250) is een kassabon genoeg.
4. Verzamel alle bonnen van het team direct. Laat medewerkers ze op de dag zelf doorsturen of fotograferen, niet na drie weken.
5. Controleer de facturen van standhuur en standbouw: staat er lokale btw op? Dan klopt het waarschijnlijk niet.
6. Let op de deadline: uiterlijk 30 september van het jaar na de beurs.

Na de beurs: de aanvraag

Je vraagt de btw terug via het portaal van de Belastingdienst, per land. In het portaal kies je per factuur een kostencode. Beurskosten vallen onder code 8 ("Toegang tot beurzen en tentoonstellingen"), hotels onder 6, maaltijden onder 7, brandstof onder 1. Zie het portaal stap voor stap.

Met Nutback stuur je alle beursbonnen door naar je bonnetjes-adres, ook die van je collega's. Nutback herkent de beurs, controleert elke factuur, en zet per land de aanvraag klaar. Doe de gratis btw-scan om te zien wat je van je laatste beurs nog terug kunt vragen.

Vijf fouten na een beurs

1. Btw op standhuur terugvragen die er niet op stond. Bij verlegde btw staat er 0% of "reverse charge" op de factuur. Die verwerk je in je Nederlandse aangifte, niet in de teruggaaf.
2. Hotel van het hele team op één factuur, op naam van een medewerker. Laat het hotel de factuur op bedrijfsnaam zetten, het liefst bij het boeken.
3. Catering in België of hotels in Frankrijk opgevoerd. Die zijn daar niet aftrekbaar. Neem ze niet op.
4. Bonnetjes van de beursvloer kwijt. Kleine bedragen tellen op, en in Duitsland is een kassabon tot €250 genoeg. Verzamel alles in één envelop of fotografeer direct.
5. Wachten tot september. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om een ontbrekende factuur op bedrijfsnaam te krijgen.

Bezoeker in plaats van standhouder

Bezoek je een beurs alleen, dan zijn de kosten kleiner maar de regels hetzelfde. Het toegangskaartje heeft btw van het land van de beurs (de plaats van het evenement), en die is in de meeste landen aftrekbaar. Hotel, maaltijden en vervoer volgen de gewone regels per land. Zie plaats van dienst.

Veelgestelde vragen

Kan ik de btw op standhuur in het buitenland terugvragen?

Meestal staat er geen buitenlandse btw op standhuur, omdat de btw naar jou als ondernemer is verlegd. Je geeft hem aan en trekt hem af in je Nederlandse aangifte. Staat er toch buitenlandse btw op, vraag dan een gecorrigeerde factuur.

Welke beurskosten hebben wel buitenlandse btw?

Toegangskaarten, catering, hotels, maaltijden, brandstof, parkeren, taxi, korte huur van een auto en materialen die je ter plekke koopt. Die btw vraag je terug via de teruggaafprocedure.

Kan ik hotelkosten van een beurs in België of Frankrijk terugvragen?

Nee. In België en Frankrijk is hotelbtw niet aftrekbaar, ook niet tijdens een beurs. In Duitsland, Italië, Spanje en het VK wel.

Tot wanneer kan ik de btw van een beurs terugvragen?

Tot en met 30 september van het jaar na de beurs, voor EU-landen. Voor het VK geldt 31 december na het aanvraagjaar en voor Zwitserland 30 juni.