Bij elke zakenreis naar het buitenland komen reiskosten kijken. Een vlucht naar Milaan, de trein van het vliegveld naar de stad, een taxi naar de klant, een metrokaartje. Op sommige van die kosten zit buitenlandse btw, op andere niet. En niet elk land geeft het terug. Dit artikel zet het op een rij.
Internationale vluchten: geen btw
Vliegtickets voor internationale vluchten zijn in de EU vrijgesteld of belast met een nultarief. In Nederland valt internationaal personenvervoer door de lucht onder het nultarief. Andere landen hebben vergelijkbare regels. Op een ticket Amsterdam - Rome staat dus geen btw, en valt er niets terug te vragen.
Wat je wel op een vliegticket kunt zien:
- Luchthavenbelasting en heffingen: geen btw, maar overheids- of luchthavenheffingen.
- Bagage, stoelkeuze en upgrades: volgen meestal het ticket, dus ook geen btw.
- Binnenlandse vluchten in een ander land: die hebben vaak wel btw. Een vlucht Milaan - Rome heeft Italiaanse btw (10%), een vlucht Madrid - Barcelona Spaanse (10%), een binnenlandse Duitse vlucht Duitse (19%).
Duitsland belast bij een internationale vlucht het deel boven Duits grondgebied in principe, maar heeft daarvoor een vrijstelling voor het grensoverschrijdende luchtvervoer. In de praktijk staat op tickets van en naar Duitsland geen Duitse btw.
Trein
| Reis | Btw |
|---|---|
| Internationale trein (Eurostar, ICE Amsterdam - Frankfurt, Thalys/Eurostar naar Parijs) | Meestal geen btw, of alleen over het binnenlandse deel in landen die dat belasten |
| Binnenlandse trein in een ander land | Lokale btw, vaak verlaagd tarief |
| Vliegveldtrein, zoals de Leonardo Express in Rome of de Arlanda Express in Stockholm | Lokale btw |
Duitsland belast treinreizen met 7%, ook het Duitse deel van een internationale reis. Op een kaartje Amsterdam - Frankfurt staat soms Duitse btw over het deel in Duitsland. Die kun je terugvragen als het kaartje op naam van je bedrijf staat of als het een kassabon tot €250 is. Zie vereenvoudigde factuur en kassabon.
Taxi, ride-hailing en openbaar vervoer
Taxi's, Uber, Bolt, FreeNow en openbaar vervoer zijn lokaal personenvervoer. Daar zit btw op van het land waar je rijdt, vaak een verlaagd tarief: 7% in Duitsland, 10% in Frankrijk en Spanje, 6% in België. Italië is een uitzondering: daar zijn taxi's en stads- en streekvervoer meestal vrijgesteld van btw, dus er valt niets terug te vragen.
Bij apps als Uber en Bolt ontvang je na elke rit een bon. Zet in de app een zakelijk profiel aan met je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer. Dan krijg je een factuur die geschikt is voor teruggaaf. Let op wie de factuur maakt: soms is dat de chauffeur zelf (met een eigen btw-nummer of zonder btw als kleine ondernemer), soms het platform.
Wat krijg je terug per land?
| Land | Taxi, trein en ov |
|---|---|
| Duitsland, België, Luxemburg, Oostenrijk, Spanje | 100% |
| Italië | 100%, maar taxi en stadsvervoer zijn er meestal vrijgesteld van btw |
| Scandinavië, Tsjechië, Slowakije, Polen | 100% |
| Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Noorwegen | 100% |
| Frankrijk | 0% |
| Griekenland | 0% |
| Portugal | 0% |
| Hongarije | 0% |
Frankrijk sluit personenvervoer uit van aftrek, net als Griekenland en Portugal. Hongarije sluit taxi uit. Het volledige overzicht staat op de pagina's van btw terugvragen per land.
Kostencode
In het EU-portaal vul je personenvervoer in onder kostencode 5: reiskosten, zoals taxi en openbaar vervoer. Huur van een auto valt onder code 2, brandstof onder code 1.
Rekenvoorbeeld: een dag Madrid
| Kosten | Btw | Terug |
|---|---|---|
| Vlucht Amsterdam - Madrid | geen btw | €0 |
| Taxi vliegveld - kantoor klant (vast tarief) | €3,05 | €3,05 |
| Metro dagkaart | €0,77 | €0,77 |
| Taxi terug | €3,05 | €3,05 |
| Lunch op reis | €2,40 | €2,40 |
| Totaal | €9,27 | €9,27 |
Kleine bedragen per reis. Wie elke maand naar Spanje reist, komt over een jaar toch boven het minimum. Zonder je gegevens op de bon levert het in Spanje wel niets op: vraag de chauffeur om een factura simplificada met je bedrijfsnaam en btw-nummer, of gebruik een app met zakelijk profiel. Zie btw terugvragen uit Italië en Spanje.
Dezelfde dag in Milaan levert minder op: daar zijn taxi en metro meestal vrijgesteld van btw.
Kaartjes zonder bedrijfsnaam
Een ov-kaartje uit een automaat heeft geen bedrijfsnaam. In Duitsland (tot €250), Oostenrijk (tot €400) en het VK (tot £250) is dat genoeg als het btw-tarief en het bedrag erop staan. In andere landen niet. Gebruik daar een ov-app met zakelijk account, of reken het niet mee. Voor een metrokaartje van een paar euro is de moeite vaak groter dan de opbrengst.
Huurfietsen, deelscooters en deelauto's
Deelvervoer zoals huurfietsen en deelscooters is meestal geen personenvervoer maar verhuur van een vervoermiddel. Daar geldt vaak het standaardtarief. Deelauto's vallen onder huur van een personenauto, met de beperkingen die daarvoor gelden. Zie huurauto in het buitenland.
Veelgemaakte fouten bij reiskosten
- Btw zoeken op een vliegticket. Er staat geen btw op een internationaal ticket. Een regel "taxes and fees" is geen btw. Neem vliegtickets niet op in een teruggaafverzoek.
- Uber-ritten zonder zakelijk profiel. Een bon op je voornaam, zonder bedrijfsnaam en btw-nummer, volstaat buiten Duitsland en het VK meestal niet. Zet het zakelijke profiel aan voordat je de rit boekt; achteraf aanpassen kan vaak niet.
- Een Italiaanse taxi opvoeren. Taxi en stadsvervoer zijn in Italië meestal vrijgesteld. Staat er geen btw-bedrag op de bon, dan is er niets terug te vragen.
- Franse treinkaartjes opvoeren. Frankrijk sluit personenvervoer uit. Een TGV-kaartje binnen Frankrijk heeft wel 10% btw, maar die krijg je niet terug.
- Kostencode 5 gebruiken voor een huurauto. Huur van een auto is code 2. Een verkeerde code kan tot afwijzing leiden in landen waar huur anders wordt behandeld dan vervoer.
Reizen via een reisbureau of zakenreisplatform
Boek je vluchten, treinen en hotels via een Nederlands reisbureau of een zakenreisplatform, dan krijg je vaak één factuur van dat bureau. Wat er op die factuur staat, bepaalt wat je kunt doen:
- Het bureau factureert namens de vervoerder of het hotel, met de lokale btw en het btw-nummer van die partij. Dan vraag je de lokale btw terug zoals bij een rechtstreekse boeking.
- Het bureau factureert op eigen naam onder de margeregeling. Dan staat er geen btw op die je kunt terugvragen of aftrekken. Zie margeregeling voor reisbureaus.
- De boekingskosten van het bureau hebben Nederlandse btw, die je in je eigen aangifte aftrekt.
Wil je de buitenlandse btw op treinen en hotels terugvragen, vraag dan of het bureau facturen van de vervoerder of het hotel zelf kan leveren.
Hoe groot is het bedrag?
Reiskosten zijn per rit klein. Voor een bedrijf met tien medewerkers die maandelijks naar Duitsland of Spanje reizen, telt het toch op. Tien taxiritten per maand van €30 met 7% Duitse btw is ongeveer €235 per jaar. Samen met hotels en maaltijden haal je in zo'n land ruim het minimum. De moeite zit vooral in de bonnen: met een zakelijk profiel in de taxi-app en een vaste plek om bonnen door te sturen kost het bijna geen tijd.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw op een vliegticket terugvragen?
Bij internationale vluchten niet: daar zit geen btw op. Bij binnenlandse vluchten in een ander land wel, als je een factuur op bedrijfsnaam hebt en het land personenvervoer niet uitsluit.
Kan ik de btw op een Uber-rit in het buitenland terugvragen?
Ja, in de meeste landen, als je een factuur hebt met je bedrijfsgegevens en het btw-bedrag. Zet een zakelijk profiel aan in de app. In Frankrijk, Griekenland, Portugal en Hongarije is taxi uitgesloten.
Krijg ik btw terug op een taxi in Frankrijk?
Nee. Frankrijk sluit personenvervoer uit van aftrek, ook taxi en trein.
Welk btw-tarief geldt voor een taxi in Duitsland?
7% voor ritten binnen dezelfde gemeente of tot 50 kilometer, daarboven 19%. Op de bon staat welk tarief is toegepast.
Kan ik btw terugvragen op een binnenlandse vlucht in een ander land?
Ja, als er lokale btw op staat en het land personenvervoer niet uitsluit. Een binnenlandse vlucht in Spanje of Italië heeft 10% btw, in Duitsland 19%. Het ticket moet op naam van je bedrijf staan, of in Duitsland een bon tot €250 zijn.