Het land van teruggaaf wil weten wat je hebt gekocht, om te beoordelen of het aftrekbaar is. Daarom geef je in het portaal per factuur een kostencode op. De codes zijn in de hele EU gelijk en staan in artikel 9 van Richtlijn 2008/9/EG.
De tien codes
| Code | Omschrijving | Voorbeelden |
|---|---|---|
| 1 | Brandstof | Diesel, benzine, lpg, AdBlue, laadstroom |
| 2 | Verhuur van vervoermiddelen | Huurauto, huurbus |
| 3 | Andere uitgaven voor vervoermiddelen | Onderhoud, reparatie, banden, parkeren, wassen |
| 4 | Wegentol en wegenheffing | Péage, autostrade, vignet, tunneltol |
| 5 | Reiskosten | Taxi, trein, bus, metro |
| 6 | Logies | Hotel, overnachting |
| 7 | Spijzen, dranken en restaurantdiensten | Restaurant, lunch, catering |
| 8 | Toegang tot beurzen en tentoonstellingen | Beurskaarten, congressen, toegang voor standpersoneel |
| 9 | Weeldeuitgaven, ontspanning en representatie | Uitjes met klanten, geschenken, entertainment |
| 10 | Overige | Materiaal, gereedschap, lokale diensten, alles wat niet onder 1 tot en met 9 valt |
Subcodes
Lidstaten mogen de codes verder onderverdelen in subcodes. Zo vragen sommige landen bij brandstof onderscheid tussen diesel en benzine, of tussen voertuigen. Het portaal toont de subcodes die het land van teruggaaf vraagt. De lijst met subcodes per land staat in een bijlage bij EU-uitvoeringsverordening 79/2012.
Waarom de code ertoe doet
- Aftrekbaarheid: het land kijkt per code of de kosten aftrekbaar zijn. Een factuur onder code 6 (logies) wordt in België afgewezen, onder code 3 (parkeren) beoordeeld volgens de regels voor auto's.
- Kopie-eis: voor code 1 (brandstof) geldt in veel landen een lagere grens voor een verplichte kopie: €250 in plaats van €1.000. Zie kopie van de factuur meesturen.
- Controle: een factuur met een code die niet past bij de omschrijving, leidt tot vragen.
Een factuur met meerdere soorten kosten
Een hotelrekening met overnachting, ontbijt en parkeren kun je splitsen: logies onder code 6, ontbijt onder code 7, parkeren onder code 3. Dat loont als de soorten in dat land verschillend worden behandeld, bijvoorbeeld in Frankrijk, waar logies niet aftrekbaar is maar parkeren wel. Lees hotel en restaurant per land.
Code 9: let op
Code 9 is voor luxe, ontspanning en representatie. In veel landen is dat niet aftrekbaar. Zet een zakendiner met klanten dus niet automatisch onder code 7 als het eigenlijk representatie is: de buitenlandse fiscus kan dat als onjuist zien. Zie representatiekosten.
Veelgestelde vragen
Welke kostencode hoort bij een hotel?
Code 6, logies. Ontbijt en restaurant vallen onder code 7, parkeren onder code 3.
Onder welke code valt tol?
Code 4, wegentol en wegenheffing. Dat geldt ook voor vignetten en tunneltol.
Wat is code 10?
Overige kosten: alles wat niet onder codes 1 tot en met 9 valt, zoals materiaal, gereedschap en lokale diensten.