In het portaal voor btw-teruggaaf vul je de gegevens van elke factuur in. Een kopie van de factuur zelf hoef je niet altijd mee te sturen. Dat hangt af van het land van teruggaaf en het bedrag.
De regel
Artikel 10 van Richtlijn 2008/9/EG: het land van teruggaaf kan eisen dat je samen met de aanvraag een elektronische kopie meestuurt van de factuur als het bedrag zonder btw:
- €1.000 of meer is, of
- €250 of meer is bij brandstof.
Een land mag ook lagere grenzen kiezen, of altijd een kopie vragen. En het mag er altijd om vragen bij twijfel, via een verzoek om aanvullende informatie.
Per land
| Kopie | Landen |
|---|---|
| Altijd | België, Cyprus, Ierland, Litouwen |
| Vanaf €1.000, brandstof vanaf €250 | Duitsland, Estland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Letland, Malta, Polen, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië |
| Niet, tenzij gevraagd | Bulgarije, Denemarken, Finland, Italië, Kroatië, Luxemburg, Oostenrijk, Portugal, Zweden |
| Buiten de EU | VK, Noorwegen: altijd kopieën. Zwitserland: originelen |
Landen passen hun regels soms aan. In het portaal zie je per land of een kopie verplicht is.
Waarom het ertoe doet
- Zonder verplichte kopie wordt de factuur afgewezen, of het land stelt vragen, wat tijd kost.
- Geen recht op rente: stuur je verplichte kopieën niet mee, dan heb je geen recht op rente als het land te laat betaalt. Zie beslistermijn en rente.
Zo lever je een goede kopie aan
- Leesbaar: scan of fotografeer recht, scherp en zonder schaduw.
- Volledig: alle pagina's, met de gegevens van leverancier en afnemer.
- Het juiste formaat: pdf, jpg of een ander formaat dat het portaal accepteert, binnen de maximale bestandsgrootte.
- Gekoppeld aan de juiste regel in de aanvraag.
Brandstof herken je aan de kostencode 1. Let op maandfacturen van tankpassen: die gaan al snel over de €250.
Voorbeeld
Een installatiebedrijf vraagt Duitse btw terug over een kwartaal met drie facturen:
| Factuur | Bedrag zonder btw | Kopie nodig in Duitsland? |
|---|---|---|
| Hotel, vijf nachten | €620 | Nee |
| Huur hoogwerker | €1.450 | Ja, boven €1.000 |
| Tankpasfactuur diesel | €310 | Ja, brandstof boven €250 |
Had hetzelfde bedrijf de kosten in België gemaakt, dan moest bij alle drie een kopie mee.
Tips
- Scan meteen na ontvangst, niet pas bij de aanvraag. Thermische bonnen vervagen binnen een paar maanden.
- Gebruik één bestand per factuur met een herkenbare naam, zodat je het bij de juiste regel uploadt.
- Stuur bij twijfel een kopie mee. Het kost weinig moeite en voorkomt een vraag van de buitenlandse fiscus.
Nutback bewaart een kopie van elke bon en geeft per land aan of die mee moet.
Veelgestelde vragen
Moet ik bij elke factuur een kopie meesturen?
Alleen als het land daarom vraagt. België, Cyprus, Ierland en Litouwen willen altijd een kopie, veel andere landen vanaf €1.000 (brandstof €250) zonder btw.
Wat is de grens voor een kopie bij brandstof?
€250 zonder btw, in de landen die de standaardgrenzen van de richtlijn gebruiken.
Wil Italië een kopie van de factuur?
Niet bij de aanvraag, maar Italië kan er later om vragen. Bewaar je facturen dus goed.
Telt de grens van €1.000 inclusief of exclusief btw?
Exclusief btw. Het gaat om de maatstaf van heffing, het bedrag zonder btw.