Buitenlandse btw terugvragen is geen hogere wiskunde, maar de buitenlandse belastingdiensten zijn streng. Een kleine fout op een factuur of in de aanvraag kost je zo de hele teruggaaf van die factuur. Soms zelfs van de hele aanvraag. Dit zijn de twaalf fouten die we het vaakst zien, met per fout hoe je hem voorkomt.
1. De bon staat op je eigen naam, of op geen naam
Dit is de grootste boosdoener. Een kassabon van een tankstation of restaurant heeft meestal geen bedrijfsnaam. Of de hotelfactuur staat op naam van de medewerker die incheckte, niet op naam van het bedrijf. Voor de meeste landen is dat niet genoeg: de factuur moet aan je onderneming gericht zijn.
Zo voorkom je het: vraag bij elke betaling om een factuur op bedrijfsnaam, met je adres en liefst je btw-nummer. Bij hotels: geef bij het boeken al de bedrijfsgegevens op. Alleen in Duitsland (tot €250), Oostenrijk (tot €400) en het VK (tot £250) is een kassabon zonder naam voldoende. Zie vereenvoudigde factuur en kassabon.
Heb je de bon al? Vraag de leverancier achteraf om een factuur op naam. Veel hotels en tankstations doen dat zonder problemen, zeker als je het binnen een paar weken vraagt.
2. Het btw-nummer van de leverancier ontbreekt
Zonder btw-nummer van de leverancier kan het andere land niet controleren of de btw ook echt is afgedragen. In het portaal is het btw-nummer een verplicht veld. Op sommige bonnen staat alleen een lokaal belastingnummer, zoals de Duitse Steuernummer of een Frans SIRET-nummer.
Zo voorkom je het: controleer het btw-nummer met VIES. Staat het er niet op, vraag de leverancier om een aangevulde factuur. Lees in factuurvereisten wat er nog meer op moet.
3. Te laat ingediend
De deadline voor EU-landen is 30 september van het jaar na de kosten. Op 1 oktober is je recht weg, zonder uitzondering. Veel ondernemers beginnen pas in september, ontdekken dan dat hun eHerkenning verlopen is of dat er facturen ontbreken, en halen het niet.
Zo voorkom je het: zet de deadline in je agenda met een herinnering op 1 juli en 1 september. Begin uiterlijk in juni. Meer in deadline 30 september: zo mis je geen teruggaaf.
4. Kosten terugvragen die in dat land niet aftrekbaar zijn
Je krijgt alleen terug wat een lokale ondernemer ook had mogen aftrekken. In België zijn hotels en restaurants niet aftrekbaar, in Frankrijk hotels en huurauto's niet, in Oostenrijk geen kosten van een personenauto. Wie toch alles opvoert, krijgt een (deels) afgewezen aanvraag en vaak extra vragen over de rest.
Zo voorkom je het: vraag per soort kosten alleen het aftrekbare deel terug. In de overzichten per land zie je wat geldt. De achtergrond lees je bij aftrekbeperking.
5. Het volledige btw-bedrag opvoeren waar maar een deel terug kan
Een variant op fout 4. In Italië is van de btw op brandstof voor een personenauto 40% terug te vragen, in België en Spanje 50%, in Frankrijk 80%. In het portaal vul je per factuur zowel het btw-bedrag in als het aftrekbare bedrag. Vul je bij beide hetzelfde in, dan vraag je te veel.
Zo voorkom je het: reken per factuur het aftrekbare deel uit. Nutback doet dat automatisch per land, soort kosten en voertuig.
6. Btw die er niet op had mogen staan
Soms rekent een buitenlandse leverancier btw die je helemaal niet verschuldigd was. Bijvoorbeeld bij standhuur of een advies aan een Nederlands bedrijf, waar de btw verlegd had moeten worden. Of bij goederen die naar Nederland zijn vervoerd, waar een intracommunautaire levering met 0% hoort. Ten onrechte berekende btw krijg je niet terug via de teruggaafprocedure.
Zo voorkom je het: let bij diensten aan je bedrijf op de plaats van dienst. Staat er buitenlandse btw op een factuur waar die niet hoort, vraag dan een gecorrigeerde factuur of creditnota aan de leverancier.
7. Facturen in de verkeerde periode
Een aanvraag gaat over een periode, bijvoorbeeld het jaar 2026 of het derde kwartaal. Facturen moeten in die periode vallen. Een factuur van december 2025 hoort in de aanvraag over 2025, niet die over 2026. Is de termijn voor 2025 al voorbij, dan is die btw verloren.
Er is één uitzondering: in een aanvraag mag je ook facturen opnemen uit eerdere periodes van hetzelfde kalenderjaar die je nog niet hebt aangevraagd. Een vergeten factuur uit het eerste kwartaal kan dus mee in de jaaraanvraag. Zie teruggaafperiode.
8. Onder het minimum blijven
Voor een kwartaalaanvraag moet je minstens €400 aan btw terugvragen, voor een jaaraanvraag minstens €50. Kom je met een kwartaal niet aan €400, dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen. Zie minimumbedragen.
Zo voorkom je het: twijfel je, vraag dan per jaar aan. Lees kwartaalaanvraag of jaaraanvraag voor de afweging.
9. Een kopie vergeten waar die verplicht is
Elk land bepaalt zelf of het een kopie van de factuur wil. België, Ierland, Cyprus en Litouwen willen bij elke factuur een kopie. Duitsland, Frankrijk, Spanje en veel andere landen vanaf €1.000 zonder btw, of €250 bij brandstof. Andere landen vragen het pas als ze twijfelen. Ontbreekt een verplichte kopie, dan wordt die factuur afgewezen.
Zo voorkom je het: scan elke factuur leesbaar in en voeg hem toe waar het land dat vraagt. Zie kopie van de factuur meesturen.
10. Niet reageren op vragen van de buitenlandse fiscus
Het land van teruggaaf mag aanvullende informatie vragen. Je krijgt dan een bericht per e-mail, soms in de eigen taal van het land. Je hebt één maand om te antwoorden. Reageer je niet, dan volgt meestal een afwijzing, en je hebt dan ook geen recht op rente bij te late betaling.
Zo voorkom je het: zorg dat het e-mailadres in je aanvraag gelezen wordt, ook in de zomer. Lees verzoek om aanvullende informatie.
11. Bedragen in de verkeerde valuta
Het portaal wil de bedragen in de munt van het land van teruggaaf: forinten voor Hongarije, zloty voor Polen, kronen voor Denemarken en Zweden. Een factuur in Poolse zloty omrekenen naar euro en dat bedrag invullen, levert een fout op. Andersom ook: betaalde je in euro maar staat het btw-bedrag op de factuur in zloty, dan neem je het zlotybedrag over.
Zo voorkom je het: neem altijd het btw-bedrag over in de valuta die op de factuur staat. Zie wisselkoers bij btw-teruggaaf.
12. Een aanvraag over iets wat je had moeten aangeven
Heb je in het andere land zelf omzet waarover je daar btw moet afdragen, bijvoorbeeld omdat je er goederen verkoopt aan consumenten of er bouwwerkzaamheden doet? Dan ben je daar btw-plichtig en kun je de teruggaafprocedure niet gebruiken. Een aanvraag wordt dan afgewezen en kan zelfs leiden tot vragen over je registratie.
Zo voorkom je het: check of je in het land registratieplichtig bent. Lees btw-registratie in het buitenland en vaste inrichting.
De rode draad: controleer direct, niet in september
Bijna alle fouten hierboven zijn makkelijk te herstellen als je ze direct ziet. Een leverancier past een factuur van vorige week zonder morren aan. Een factuur van negen maanden geleden is lastiger: het hotel heeft een nieuwe administrateur, de bon is vervaagd, de leverancier reageert niet. Daarom loont het om elke bon te controleren op het moment dat je hem krijgt.
Dat is precies wat Nutback doet. Je stuurt je bonnetje door en binnen een minuut zie je of het compleet is. Mist er iets, dan staat er een mail aan de leverancier klaar, in zijn eigen taal. Aan het eind van het jaar staat je aanvraag klaar, zonder verrassingen. Benieuwd wat je nu laat liggen? Doe de gratis btw-scan.
Veelgestelde vragen
Wat is de meest gemaakte fout bij buitenlandse btw terugvragen?
Een bon zonder bedrijfsnaam. De meeste landen accepteren alleen facturen op naam van je bedrijf. Alleen in Duitsland, Oostenrijk en het VK is een kassabon tot een bepaald bedrag genoeg.
Kan ik een fout in een ingediende aanvraag herstellen?
Een ingediende aanvraag kun je niet aanpassen. Vergeten facturen uit hetzelfde jaar kun je meenemen in een latere aanvraag over dat jaar, zolang de termijn van 30 september nog loopt. Te veel teruggevraagd? Meld het, of corrigeer het in een volgende aanvraag.
Krijg ik btw terug die de leverancier ten onrechte heeft gerekend?
Nee, niet via de teruggaafprocedure. Vraag de leverancier om een gecorrigeerde factuur of creditnota en betaal alleen het juiste bedrag. De leverancier kan de btw dan zelf terugkrijgen.
Wat gebeurt er als ik niet op vragen van de buitenlandse fiscus reageer?
Dan wordt de aanvraag meestal (deels) afgewezen. Je hebt één maand om te reageren. Als je te laat reageert, vervalt ook je recht op rente bij een late betaling.