VIES staat voor VAT Information Exchange System. Het is het systeem waarmee de belastingdiensten in de EU gegevens over btw-nummers uitwisselen. Via de website van de Europese Commissie kan iedereen controleren of een btw-nummer geldig is.
Hoe werkt het?
- Ga naar de VIES-pagina van de Europese Commissie (zoek op "VIES VAT number validation").
- Kies het land en vul het nummer in, zonder landcode.
- Je ziet of het nummer geldig is. Voor veel landen zie je ook de naam en het adres van de ondernemer.
Je kunt ook je eigen btw-nummer invullen. Dan krijg je een consultatienummer als bewijs dat je de controle hebt gedaan.
Waarom controleren bij btw-teruggaaf?
Het land van teruggaaf controleert het btw-nummer van de leverancier. Is het ongeldig, dan:
- kan het land de btw niet koppelen aan een geregistreerde ondernemer,
- stelt het vragen of wijst het de factuur af,
- en ligt fraude voor de hand, zoals een bon van een niet-geregistreerde partij.
Een snelle controle bij het ontvangen van een factuur voorkomt dat. Nutback controleert het btw-nummer van de leverancier automatisch in VIES.
Wat als VIES zegt: ongeldig?
- Typfout: controleer of je het goed hebt overgenomen. Let op letters en cijfers die op elkaar lijken.
- Verkeerd nummer op de bon: soms staat er een lokaal belastingnummer in plaats van het btw-nummer. Zie btw-identificatienummer.
- Storing: VIES haalt de gegevens bij de nationale systemen op. Is een land tijdelijk niet bereikbaar, probeer het later.
- Echt ongeldig: vraag de leverancier om een factuur met het juiste nummer.
Buiten de EU
VIES werkt alleen voor EU-landen en Noord-Ierland (XI). Voor het VK gebruik je de controle van HMRC, voor Zwitserland het UID-register van het Bundesamt für Statistik, voor Noorwegen het register van Brønnøysund.
Wanneer controleer je?
- Bij een nieuwe leverancier, de eerste keer dat je een factuur krijgt.
- Bij twijfel over het nummer, bijvoorbeeld een ander formaat dan je gewend bent.
- Vlak voor het indienen, bij grote bedragen. Een nummer kan intussen zijn ingetrokken.
Wat bewijst een geldig nummer niet?
Een geldig btw-nummer betekent niet dat de factuur in orde is. Het zegt niets over je bedrijfsnaam op de factuur, de omschrijving of de vraag of de kosten aftrekbaar zijn. Het betekent ook niet dat het nummer van de partij is die de factuur stuurde: vergelijk de naam in VIES met de naam op de factuur. Zie factuurvereisten.
Veelgestelde vragen
Wat is VIES?
Het systeem van de EU waarmee belastingdiensten btw-gegevens uitwisselen. Via de website van de Europese Commissie controleer je of een btw-nummer uit een EU-land geldig is.
Kan ik met VIES een Brits btw-nummer controleren?
Nee, sinds de Brexit niet meer, behalve nummers met XI voor Noord-Ierland. Gebruik voor GB-nummers de controle van HMRC.
Wat doe ik als het btw-nummer van mijn leverancier ongeldig is?
Controleer of je het goed hebt overgenomen. Is het echt ongeldig, vraag de leverancier dan om een factuur met het juiste btw-nummer.
Is een VIES-controle verplicht bij btw-teruggaaf?
Nee, maar het is verstandig. Het land van teruggaaf controleert het nummer wel, en een ongeldig nummer leidt tot vragen of afwijzing.