Pech of reparatie onderweg in het buitenland: de btw terugkrijgen

Pech onderweg komt nooit gelegen. Een klapband op de A7 bij Lyon, een kapotte koppeling vlak na de Brenner, een vrachtwagen die in Polen de werkplaats in moet. Naast het oponthoud zijn de kosten vaak fors: een reparatie, nieuwe banden of een berging kost al snel honderden tot duizenden euro's. Op die rekening zit buitenlandse btw. Hoeveel je daarvan terugkrijgt, hangt af van het voertuig en het land.

Welke kosten zijn het?

Reparatie aan een voertuig is een dienst die wordt belast waar hij fysiek wordt uitgevoerd. Ook als je een zakelijke klant bent, rekent de garage dus lokale btw. Zie kostencodes.

Wat krijg je terug?

Voor vrachtwagens is het simpel: overal volledig. Voor personenauto's loopt het uiteen van alles tot niets. De volledige lijst staat op de pagina's van btw terugvragen per land en bij voertuigcategorieën.

Pechhulp via je verzekering of lidmaatschap

Heb je een pechhulpverzekering of een lidmaatschap van een pechhulpdienst, dan betaalt die vaak de berging en een deel van de reparatie. Twee situaties:

• De verzekeraar betaalt de garage rechtstreeks: dan heb jij geen kosten en geen factuur. Er valt niets terug te vragen.
• Jij betaalt en de verzekeraar vergoedt achteraf: dan heb je een factuur van de garage met buitenlandse btw. Vergoedt de verzekeraar het bedrag inclusief btw, dan heb je per saldo geen btw-kosten. Vraag je de btw toch terug, dan krijg je hem dubbel. Spreek met je verzekeraar af of hij het bedrag exclusief btw vergoedt, zodat jij de btw terugvraagt.

Verzekeringspremies zelf zijn vrijgesteld van btw. Daar valt niets terug te vragen.

Bij de garage: wat regel je?

Een garage in nood is niet het moment om over facturen na te denken. Toch scheelt het later veel als je drie dingen vraagt:

1. Een factuur op naam van je bedrijf, met adres en btw-nummer. Geef een visitekaartje of laat je gegevens zien op je telefoon.
2. Het kenteken op de factuur. Dat bewijst om welk voertuig het gaat, en daarmee welk percentage geldt.
3. Onderdelen en arbeid apart, met het btw-tarief en het btw-bedrag.

Een factuur zonder bedrijfsnaam is alleen in Duitsland (tot €250), Oostenrijk (tot €400) en het VK (tot £250) genoeg. Voor een reparatie van meer dan dat heb je altijd een volledige factuur nodig. Zie factuurvereisten.

Kopie meesturen

Reparaties lopen al snel boven €1.000 zonder btw. Veel landen willen dan een kopie van de factuur bij de aanvraag, zoals Duitsland, Frankrijk, Spanje en Polen. België en Ierland altijd. Zie kopie van de factuur meesturen.

Rekenvoorbeeld: koppeling in Frankrijk

Een Nederlandse transporteur heeft met twee voertuigen pech in Frankrijk.

De ruit van de personenauto levert in Frankrijk niets op: onderhoud en reparatie van personenauto's zijn er uitgesloten. In Duitsland was dat €90 geweest.

Grote reparaties en schade door derden

Wordt de schade veroorzaakt door een ander en betaalt diens verzekeraar, dan krijg je meestal een vergoeding exclusief btw als je als ondernemer de btw kunt terugvragen. Vraag die btw dan ook echt terug, anders ben je hem kwijt. Dit verschilt per verzekeraar en land; bespreek het met je schadebehandelaar.

Tips voor transporteurs

• Een vaste werkplaats in de belangrijkste landen, met een zakelijk account op naam van je bedrijf.
• Servicecontracten met internationale werkplaatsketens die per land factureren met lokale btw.
• Chauffeurs instrueren: altijd een factuur op bedrijfsnaam met kenteken. Geef ze een kaartje met de bedrijfsgegevens.
• Facturen direct doorsturen naar kantoor, met een foto van de factuur.

Lees ook btw op diesel en tol voor transportbedrijven.

Veelgemaakte fouten bij reparaties

• Een factuur op naam van de chauffeur. In de haast geeft de chauffeur zijn eigen naam op. Dan is het voor de buitenlandse fiscus geen factuur aan je bedrijf, en wordt hij afgewezen. Een gecorrigeerde factuur achteraf opvragen lukt soms, maar kost tijd.
• Het verkeerde voertuigtype. Een reparatie aan een bestelbus opgeven als personenauto kost geld, andersom leidt tot afwijzing of terugvordering. Zet het kenteken op de factuur en houd per kenteken bij om welk type voertuig het gaat. Zie voertuigcategorieën.
• Vergoede btw toch terugvragen. Heeft de verzekeraar het bedrag inclusief btw betaald, dan is de btw niet jouw kosten. Dubbel ontvangen moet je later terugbetalen.
• De huurauto vergeten. Stond je drie dagen stil en huurde je een vervangende auto, dan heeft die huur een eigen factuur met lokale btw. Die vraag je terug onder kostencode 2, met de regels voor huurauto's in dat land. Zie huurauto in het buitenland.
• Hotelnachten bij pech niet meenemen. Moest je overnachten in afwachting van de reparatie, dan is dat logies op zakenreis. In landen waar hotels aftrekbaar zijn, zoals Duitsland, levert dat ook iets op.

Reparatie in het buitenland of thuis?

Kun je met een noodreparatie naar huis rijden, dan is het de moeite waard om te vergelijken. Een grote reparatie in Nederland heeft Nederlandse btw, die je direct in je eigen aangifte aftrekt. Een reparatie in het buitenland heeft buitenlandse btw, die je via de teruggaafprocedure terugvraagt, met een wachttijd van vier tot acht maanden. Voor een personenauto in Frankrijk of Oostenrijk krijg je de btw helemaal niet terug. Veiligheid gaat natuurlijk voor, maar bij een niet-urgente reparatie kan het verschil in btw honderden euro's zijn.

Onderdelen meenemen uit Nederland

Neem je een onderdeel mee uit Nederland en laat je het in het buitenland monteren, dan heb je twee facturen: het onderdeel met Nederlandse btw, aftrekbaar in je eigen aangifte, en de montage met lokale btw, terug te vragen in dat land. Bestel je onderdelen online bij een buitenlandse leverancier die ze naar je toe stuurt, dan is het een gewone aankoop met de regels van materiaal en gereedschap kopen in het buitenland.

Veelgestelde vragen

Kan ik de btw op een reparatie in het buitenland terugvragen?

Ja, volgens de regels van het land voor dat voertuig. Voor vrachtwagens overal volledig, voor personenauto's verschilt het van 0% tot 100%.

Welke kostencode gebruik ik voor een reparatie?

Code 3, andere uitgaven voor vervoermiddelen. Daaronder vallen ook banden, onderdelen en berging.

Wat als mijn verzekeraar de reparatie vergoedt?

Vergoedt hij het bedrag inclusief btw, dan vraag je de btw niet terug. Vergoedt hij exclusief btw, dan vraag jij de btw terug.

Moet het kenteken op de factuur staan?

Het is niet altijd verplicht, maar wel verstandig. Het laat zien om welk voertuig het gaat, en dat bepaalt hoeveel je terugkrijgt.

Kan ik btw op een berging in het buitenland terugvragen?

Ja, als de berger lokale btw rekent en de factuur op naam van je bedrijf staat. Berging valt onder kostencode 3 en volgt de regels voor het voertuig in dat land. Betaalt je pechhulpdienst de berging, dan heb jij geen btw om terug te vragen.