Met de bestelbus door Europa: hoeveel btw krijg je terug?

Installateurs, monteurs, aannemers, koeriers, standbouwers en evenementenbedrijven: ze gaan de grens over met een bestelbus vol gereedschap of materiaal. Voor de btw is dat goed nieuws. Waar landen de aftrek op personenauto's vaak beperken, zijn bestelbussen meestal volledig aftrekbaar. Maar er zijn uitzonderingen, en de definitie van een bestelbus verschilt per land.

Waarom bestelbussen anders worden behandeld

Veel landen beperken de btw-aftrek op personenauto's omdat die ook privé worden gebruikt. Een bestelbus is gebouwd voor goederen en wordt geacht zakelijk te zijn. Daarom laten de meeste landen de beperking voor personenauto's niet gelden voor bestelbussen. Het algemene aftrekrecht uit de EU-btw-richtlijn (artikel 168) geldt dan volledig.

Maar niet alle landen doen dat. Italië, Polen en Roemenië hebben een afwijkingsbesluit van de EU waarmee ze ook bussen tot 3,5 ton beperken. België hanteert een forfait. Zie afwijkingsbesluit van de Raad.

Wat krijg je terug per land?

Voor een bestelbus tot 3,5 ton, per soort kosten:

Een sterretje betekent: alleen als de bus voldoet aan de definitie van dat land (zie hieronder). Per land staan de details en bronnen op de pagina's van btw terugvragen per land.

Uitzonderingen die je moet kennen

België: 85%, of 100% met rittenregistratie

België hanteert voor bestelwagens een forfait van 85% bij overwegend zakelijk gebruik. Kun je aantonen dat de bus volledig zakelijk wordt gebruikt, bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie, dan is 100% mogelijk. Bron: artikel 45, § 1quinquies van het Belgische Wetboek btw en circulaire 2015/C/36. Zie btw terugvragen uit België.

Italië: ook bussen 40%

Italië beperkt de aftrek tot 40%, ook voor bestelbussen tot 3,5 ton, tenzij ze alleen zakelijk worden gebruikt. Dat volgt uit Uitvoeringsbesluit (EU) 2025/2529, dat geldt tot en met 2028.

Polen: 50%, tenzij de bus kwalificeert

In Polen geldt 50% voor alle voertuigen tot 3,5 ton die ook privé gebruikt kunnen worden. Een bestelbus met één rij stoelen, of een voertuig dat aantoonbaar alleen zakelijk wordt gebruikt (aangemeld met formulier VAT-26), geeft 100%. Voor een buitenlandse ondernemer is VAT-26 meestal niet praktisch, dus reken op 50%, tenzij je bus maar één zitrij heeft.

Roemenië: 50%

Ook in Roemenië geldt 50% voor bussen tot 3,5 ton, tenzij ze uitsluitend zakelijk worden gebruikt.

Hongarije: geen tol en parkeren

In Hongarije zijn tol en parkeren voor voertuigen tot 3,5 ton uitgesloten. Brandstof, huur en onderhoud van een bestelbus zijn wel volledig aftrekbaar. Boven 3,5 ton is ook de tol (27% btw op HU-GO) aftrekbaar.

Portugal: diesel 50%

In Portugal is de btw op diesel, lpg en aardgas voor een bestelbus voor 50% aftrekbaar. Benzine helemaal niet. De overige kosten van de bus wel volledig.

Oostenrijk en Malta: strikte definitie

In Oostenrijk telt een bus alleen als bestelbus als hij op de lijst van de Oostenrijkse fiscus staat (Fiskal-LKW of Kleinbus). Andere bussen gelden als personenauto, en dan is niets aftrekbaar. In Malta moet de bus gebouwd zijn voor goederen, met stoelen alleen naast de bestuurder. Een dubbele cabine telt als personenauto.

Wanneer is een bus een bestelbus?

Er is geen Europese definitie. Elk land gebruikt zijn eigen criteria, maar ze lijken op elkaar:

• Een toegestane maximummassa tot 3,5 ton.
• Gebouwd en ingericht voor het vervoer van goederen, met een laadruimte.
• Meestal alleen stoelen voorin. Een dubbele cabine of een extra zitrij maakt het vaak een personenauto.
• Ingeschreven als bedrijfsvoertuig (in Nederland met een grijs kenteken en categorie N1).

Twijfel je, ga dan uit van de strengste regel: personenauto. Dat voorkomt een afwijzing. Zie voertuigcategorieën en personenauto voor de btw.

Vergelijking met een personenauto

Het verschil is in sommige landen groot. Een installateur die een week in Frankrijk werkt:

In Oostenrijk is het verschil nog groter: met een personenauto krijg je niets terug, met een erkende bestelbus alles.

Werk je in het buitenland? Let op registratie

Installeer, monteer of bouw je in het buitenland, dan is de vraag of je daar btw-plichtig bent. Bij werk aan onroerend goed (bouw, installatie in een gebouw) is de plaats van de dienst het land waar het gebouw staat. Dan geldt vaak een verleggingsregeling, maar soms moet je je registreren. Ben je geregistreerd, dan trek je de btw af in je buitenlandse aangifte en gebruik je niet de teruggaafprocedure. Zie btw-registratie in het buitenland.

Een praktijkvoorbeeld

Een installatiebedrijf rijdt met twee bestelbussen een maand lang naar een project in Noord-Frankrijk en België. De kosten per bus:

Met twee bussen is dat €972 terug voor een maand werk. Met personenauto's was het in Frankrijk ruim de helft minder geweest: onderhoud 0% en brandstof 80%.

Tips voor bedrijven met bestelbussen

• Tankpas per bus, zodat het kenteken op de factuur staat. Dat bewijst om welk voertuig het gaat.
• Bewaar het kentekenbewijs of de registratiegegevens per bus. Vraagt een land om bewijs dat het om een bestelbus gaat, dan heb je het meteen.
• Een dubbele cabine? Ga in de strengere landen, zoals Oostenrijk en Malta, uit van een personenauto.
• Rittenregistratie voor België, als je daar veel rijdt. Daarmee kun je 100% in plaats van 85% aftrekken.

Moet je bus onderweg de garage in, lees dan pech en reparatie onderweg in het buitenland. Voor parkeren per land: parkeren in het buitenland en btw.

Veelgestelde vragen

Is btw op diesel voor een bestelbus in Frankrijk terug te vragen?

Ja, volledig. De 80%-beperking in Frankrijk geldt alleen voor personenauto's. Voor bestelbussen en vrachtwagens krijg je alles terug, ook de btw op onderhoud en reparaties.

Geldt een bestelbus met dubbele cabine als personenauto?

In veel landen wel, bijvoorbeeld in Malta en vaak ook in Oostenrijk. Een bus met een extra zitrij is gebouwd voor personenvervoer. Ga bij twijfel uit van de regels voor personenauto's.

Waarom is in Italië een bestelbus ook 40%?

Italië heeft een afwijkingsbesluit van de EU dat de aftrek beperkt voor alle voertuigen tot 3,5 ton die niet uitsluitend zakelijk worden gebruikt, dus ook bestelbussen. Het besluit geldt tot en met 2028.

Hoeveel btw krijg ik terug voor een bestelbus in België?

85% van de btw op brandstof, huur, tol, parkeren en onderhoud. Met een sluitende rittenregistratie die volledig zakelijk gebruik aantoont, 100%.