Polen is voor veel Nederlandse bedrijven een belangrijke markt. Transporteurs rijden er dagelijks doorheen, bouw- en installatiebedrijven werken er aan projecten, en in Poznań, Warschau en Kielce zijn grote vakbeurzen. De Poolse btw, de podatek od towarów i usług (PTU, in de praktijk VAT genoemd), heeft een aantal beperkingen die je moet kennen. Vooral hotels, maaltijden en voertuigen tot 3,5 ton zijn opletten.
De Poolse btw-tarieven
| Tarief | Waarop |
|---|---|
| 23% | Standaard: brandstof, tol, parkeren, huurauto's, beursdiensten |
| 8% | Onder meer hotels, restaurants en personenvervoer |
| 5% | Onder meer bepaalde levensmiddelen en boeken |
Het Poolse btw-nummer begint met PL, gevolgd door tien cijfers. Dat is hetzelfde nummer als de Poolse NIP. Op Poolse facturen staat de btw als VAT.
Wat krijg je terug?
Voor een Nederlandse ondernemer op zakenreis met een gewone personenauto:
| Soort kosten | Terug |
|---|---|
| Beurs en stand | 100% |
| Hotel | 0% |
| Restaurant | 0% |
| Brandstof | 50% |
| Huurauto | 50% |
| Taxi, trein en ov | 100% |
| Tol | 50% (alleen waar btw op zit) |
| Parkeren | 50% |
| Onderhoud, banden en reparatie | 50% |
Het volledige overzicht staat op btw terugvragen uit Polen.
Hotels en maaltijden: uitgesloten
Artikel 88, lid 1, punt 4 van de Poolse btw-wet sluit de aftrek uit voor diensten van verblijf en catering (usługi noclegowe i gastronomiczne). Dat geldt voor Poolse ondernemers en dus ook voor jou. Een overnachting in Warschau of een diner in Poznań levert niets op, ook niet op zakenreis.
Er is een uitzondering voor ondernemers die deze diensten doorverkopen, zoals reisorganisatoren. Voor een gewone zakenreis speelt die niet.
Auto's: 50%, ook voor de meeste bestelbussen
Polen beperkt de aftrek voor voertuigen tot 3,5 ton die ook privé kunnen worden gebruikt tot 50%. Dat staat in artikel 86a van de Poolse btw-wet en is gebaseerd op een afwijkingsbesluit van de Raad dat geldt tot en met 2028. De 50% geldt voor:
- brandstof,
- huur en lease,
- tol en parkeren,
- onderhoud, banden en reparaties.
Bijzonder aan Polen: de beperking geldt ook voor bestelbussen tot 3,5 ton. Alleen als een bestelbus aan bepaalde technische eisen voldoet (bijvoorbeeld één zitrij en een gesloten laadruimte) of als hij aantoonbaar alleen zakelijk wordt gebruikt en is aangemeld met formulier VAT-26, is 100% mogelijk. Als buitenlandse ondernemer die alleen teruggaaf vraagt, is die aanmelding lastig. Ga voor een bestelbus dus uit van 50%, tenzij de bus duidelijk aan de technische eisen voldoet. Zie bestelbus in Europa.
Vrachtwagens boven 3,5 ton zijn volledig aftrekbaar.
Tol: e-TOLL zonder btw, private snelwegen met
De Poolse tol is opgesplitst:
| Weg | Heffing | Btw |
|---|---|---|
| Staatswegen en staatssnelwegen | e-TOLL (overheid) | Geen |
| A1 (Gdańsk - Toruń), A2 (Świecko - Konin), A4 (Katowice - Kraków) | Private concessiehouders | 23% |
Op e-TOLL valt dus niets terug te vragen, omdat er geen btw op zit. Zie tol zonder btw. Op de private snelwegdelen wel: voor een personenauto 50%, voor een vrachtwagen 100%. Vraag een factuur op bedrijfsnaam via de website van de beheerder, of gebruik een tolbadge die per land factureert.
E-facturatie: KSeF
Polen voert in 2026 het verplichte elektronische factuursysteem KSeF in (Krajowy System e-Faktur). Poolse bedrijven maken hun facturen dan in dat systeem. Voor jou als buitenlandse afnemer zonder Poolse vestiging verandert er weinig: je krijgt een pdf of een visualisatie van de KSeF-factuur, vaak met een KSeF-nummer en een QR-code. Die gebruik je gewoon voor je teruggaaf. Bewaar hem zoals elke andere factuur. Zie e-facturatie.
Zloty: in welke munt vul je in?
Poolse facturen zijn in zloty (PLN). In het teruggaafverzoek aan Polen vul je de bedragen in zloty in, zoals ze op de factuur staan. Je hoeft niet zelf om te rekenen. De teruggaaf wordt in zloty vastgesteld en in euro of zloty uitbetaald, afhankelijk van je bankrekening. Koersverschillen boek je als kosten of opbrengst. Lees meer bij wisselkoers.
Let op het minimum: €400 voor een periode van drie maanden en €50 voor een jaar, omgerekend in zloty.
Kopie meesturen
Polen wil een kopie van facturen vanaf €1.000 zonder btw, en van brandstoffacturen vanaf €250, omgerekend in zloty. Zie kopie van de factuur meesturen. De Poolse fiscus stelt regelmatig vragen, in het Pools of Engels. Reageer binnen een maand.
Rekenvoorbeeld: een week project in Poznań
Twee monteurs rijden met een bestelbus naar een klant in Poznań en blijven vijf nachten.
| Kosten | Btw | Terug |
|---|---|---|
| Hotel, 2 kamers, 5 nachten | PLN 320 | PLN 0 |
| Maaltijden | PLN 180 | PLN 0 |
| Diesel bestelbus | PLN 460 | PLN 230 |
| Tol A2 (privaat deel) | PLN 70 | PLN 35 |
| e-TOLL | geen btw | PLN 0 |
| Parkeren | PLN 30 | PLN 15 |
| Materiaal bouwmarkt | PLN 920 | PLN 920 |
| Totaal | PLN 1.980 | PLN 1.200 |
Het materiaal is volledig aftrekbaar, maar let op: werk je in Polen aan onroerend goed, dan kan het zijn dat je je daar moet registreren voor de btw. Zie btw-registratie in het buitenland en materiaal kopen in het buitenland.
Transport door Polen
Voor transporteurs met vrachtwagens is Polen een goed teruggaafland: diesel, tol op de private snelwegen, parkeren en reparaties zijn volledig aftrekbaar. De e-TOLL levert niets op. Een tankpas die de Poolse btw per transactie toont, is het belangrijkst. Lees btw op diesel en tol voor transportbedrijven.
Veelgemaakte fouten bij Polen
- Hotel- en restaurantbonnen indienen. Ze zijn uitgesloten. Een aanvraag vol hotelfacturen levert alleen afwijzingen en vragen op.
- Een bestelbus aan 100% opgeven. Tenzij de bus aan de technische eisen voldoet, geldt 50%. Een te hoog percentage leidt tot correctie en mogelijk extra controle op de rest van de aanvraag.
- e-TOLL-facturen opvoeren. Daar zit geen btw op. Alleen de private delen van de A1, A2 en A4 hebben btw.
- Bedragen in euro invullen. Vul zloty in, zoals op de factuur.
- Een paragon zonder NIP. Een Poolse kassabon (paragon) is alleen een factuur als je NIP- of btw-nummer erop staat, en dan alleen tot een beperkt bedrag. Vraag aan de kassa om je btw-nummer op de bon te zetten, of om een volledige factuur (faktura).
De Poolse kassabon met btw-nummer
In Polen kun je bij het afrekenen vragen om je btw-nummer op de kassabon. Een paragon z NIP geldt tot PLN 450 inclusief btw als vereenvoudigde factuur. Daarboven heb je een volledige factuur nodig. Zeg bij de kassa "faktura" of "paragon z NIP" en laat je btw-nummer zien. Een gewone paragon zonder nummer is niet bruikbaar voor teruggaaf.
Vragen van de Poolse fiscus
Polen is een van de landen die relatief vaak om aanvullende informatie vraagt. De vragen komen per e-mail via het portaal, met een termijn van een maand. Typische vragen:
- een kopie van een factuur die je niet had meegestuurd,
- uitleg over het zakelijke doel van de reis,
- bewijs dat een bestelbus aan de technische eisen voldoet.
Reageer altijd binnen de termijn, ook als je niet alles hebt. Een gedeeltelijk antwoord is beter dan geen antwoord: zonder reactie wordt het hele verzoek afgewezen. Zie verzoek om aanvullende informatie.
Zo dien je in
Je vraagt Poolse btw terug via het portaal van de Nederlandse Belastingdienst, uiterlijk 30 september van het jaar na de kosten. Polen ontvangt het verzoek via de Belastingdienst; je hebt geen Poolse vertegenwoordiger nodig. Zie het portaal stap voor stap.
Veelgestelde vragen
Kan ik hotelbtw uit Polen terugvragen?
Nee. Polen sluit verblijf en catering uit van aftrek. Een hotelovernachting of maaltijd in Polen levert geen teruggaaf op.
Hoeveel btw krijg ik terug op diesel in Polen?
Voor een personenauto 50%. Voor een bestelbus tot 3,5 ton meestal ook 50%, behalve als hij aan de Poolse technische eisen voldoet. Voor een vrachtwagen 100%.
Zit er btw op de Poolse e-TOLL?
Nee. De e-TOLL op staatswegen is een overheidsheffing zonder btw. Op de private snelwegdelen van de A1, A2 en A4 zit wel 23% btw.
In welke munt vul ik Poolse facturen in?
In zloty, zoals op de factuur. De omrekening naar euro gebeurt bij de uitbetaling.
Is een Poolse kassabon genoeg voor btw-teruggaaf?
Alleen als je btw-nummer erop staat (paragon z NIP) en het bedrag niet hoger is dan PLN 450 inclusief btw. Daarboven, of zonder je nummer, heb je een volledige factuur nodig.